Instrumente de management de succes: Cadranul Prioritatilor Managementul Timpului

Fiecare dintre noi dispune de o cantitate limitata de timp, atat pentru problemele de serviciu cat si pentru cele personale, de relaxare si echilibrare a balantei munca-viata personala.

De aceea este important sa cunoastem modul in care ne gandim prioritatile si cum alegem care activitati sa le facem si pe care nu. In functie si de profilul nostru psihologic putem intui daca ne este greu sa refuzam pe cineva, daca nu ne putem opri din sarcini, daca persistam sa le ducem la capat sau, din contra, nu ne deranjeaza daca raman nefacute sau amanate pe alta data.

Una din teoriile drive-rilor de personalitate ne spune ca putem avea o combinatie din unul sau mai multi driveri:

TryHard – tipul care incearca din greu si se straduieste, genul colegului pe care te poti baza, dar cu tendinte de workaholic care le cere mult si colegilor sai, face multe ore suplimentare ca sa termine cat mai multe din sarcinile sale si uneori si ale colegilor.

HurryUp – genul grabit care nu sta o clipa, nu intotdeauna calitatea il preocupa, este mereu intr-o stare pompieristica si e stresat si genereaza stres in jurul sau.

Be Perfect – mai degraba genul perfectionist intalnit in contabilitate sau asigurarea calitatii. In combinatie cu try hard ne da profilul workaholic-ului perfect !

Be Strong – profil de boss, nu-si accepta greselile proprii si nici ale altora, actioneaza in forta si nu asteapta parerile altora legate de prioritatile sale. Greu de influentat si de condus.

Please Others – e gata oricand sa-si schimbe agenda, usor influentat de cei de langa el, nu suporta sa nu fie placut de ceilalti si face totul sa le fie pe plac. Uneori yes man, alteori coleg perfect!

Am prezentat aceste tipuri de personalitati deoarece cunoscandu-va pe voi insiva veti putea mai bine folosi instrumentul urmator si veti intelege de ce anumite activitati va este greu sa le refuzati, iar pe altele le amanati sine die.

Unul dintre cele mai simple, dar eficiente instrumente de management al prioritatilor si implicit al timpului este matricea celor 4 cadrane sau matricea lui Eisenhower.

Sa incercam sa ne listam toate activitatile pe care le avem intr-o agenda sau scrise pe o foaie, daca se poate cu cel putin o seara inainte, ideal ar fi la nivel saptamanal daca le cunoastem in avans.

Dupa ce le avem listate, chiar si in mod amestecat, le putem introduce una cate una in matrice gandindu-ne in ce cadran se incadreaza fiecare.

Primul cadran este cadranul lucrurilor urgente si importante unde, din pacate, daca exista lucruri trebuie sa reactionam imediat sau cat mai repede, deoarece pot avea efecte majore asupra activitatii noastre.

In cadranul doi avem lucrurile importante, dar care pot fi planificate deoarece nu necesita o adresare imediata, amanarea lor fara un termen avand insa consecinte serioase pe termen lung. Sunt asemanatoare aceste probleme celor de sanatate pe care ezitam sa le rezolvam la timp.

Cadranul 3 – cu lucruri urgente, dar mai putin importante. Este cadranul pe care ar fi util sa-l delegam pe cat posibil altor colegi sau subordonati. Impreuna cu cadranul 1 formeaza „coloana pompierului de serviciu”, nu este insa recomandat sa zabovim prea mult in aceasta ipostaza deoarece nu putem construi nimic pe termen lung si ne creste considerabil nivelul de stres si oboseala.

Ultimul cadran, 4,  este un cadran care poate fi aparent eliminat din viata noastra sau cel putin asa ar trebui. Mai putin dacp contine mici lucruri relaxante pe care timpul ni le permite si sunt benefice pentru echilibrarea balantei munca-viata personala.


Daca aveti la indemana puteti folosi uneori o tabla goala si post-it-uri pentru a putea trece din cand in cand anumite activitati dintr-un cadran in altul sau, si mai bine, sa le eliminati.


Sursa: Instrumente de management de succes