legislatiamuncii.ro cauta meniu

 

Obligatii privind pastrarea si arhivarea documentelor societatii

Resurse Umanedocumenteobligatii
Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X

Necesitatea optimizarii costurilor societatii implica identificarea oricaror solutii de reducere sau eliminare a costurilor, alaturi de asigurarea ca societatea nu este expusa unor sanctiuni costisitoare. In aceasta sfera se afla un domeniu mai putin important, dar care este prezent zi de zi in activitatea oricarei societati – administrarea documentelor si arhivarea acestora.

Cu siguranta aproape de termenul general de pastrare a documentelor cu caracter contabil si fiscal de 10 ani, stabilit ca urmare a termenului de prescriptie a dreptului de a stabili obligatii fiscale in cazul savarsirii de fapte ce reprezinta evaziune fiscala, la nivelul unei societati care si-a desfasurat activitatea in tot acest timp, volumul documentelor acumulate a devenit impresionant. Volumul important de documente determina cheltuieli suplimentare de stocare, generand totodata si dificultati de manipulare si de utilizare in caz de nevoie.

Termenele de pastrare sunt prevazute in mod expres si in Legea contabilitatii care, la art. 25 alin. (1), stabileste ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Din cauza restrictiilor impuse de lege orice document produs sau obtinut in timpul functionarii trebuie inregistrat si apoi, in timp supus unui proces laborios de prelucrare. Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 cu modificarile ulterioare si instructiunile emise in aplicare stabilesc in detaliu procedurile ce trebuie urmate de la inregistrare si pana la predarea documentelor importante la Fondul Arhivistic National al Romaniei, sub sanctiuni contraventionale drastice cuprinse intre 1.000 si 25.000 lei.

Va prezenta in continuare in succesiune procedurile care privesc arhiva societatii:
1. Anual documentele se grupeaza in unitati arhivistice, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva, care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele intocmite de catre societati se aproba de catre directiile judetene ale Arhivelor Nationale.

2. In al doilea an de la constituire documentele se depun la depozitul arhivei societatii, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire. Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru. Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat.

3. Constituirea in cadrul fiecarei societati a unei comisii de selectionare, numita prin decizia conducatorului societatii respective, compusa din presedinte, secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii.

4. Anual sau ori de cate ori este necesar comisia se intruneste pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica, luand o hotarari in acest sens consemnate in procese-verbale. Numai in urma acestei proceduri se pot scoate din evidenta si elimina documentele.

In cazul desfiintarii societatii, in sarcina acesteia si a persoanelor care o reprezinta sunt stabilite obligatii specifice prin Hotararea Guvernului nr. 51 din 16 ianuarie 2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor si/sau detinatorilor de documente, persoane juridice, care s-au desfiintat.

Dovada desfiintarii angajatorului cade in sarcina acestuia si se face cunoscuta Casei teritoriale de pensii prin orice document prevazut de lege in acest sens. Documentele cu valoare practica, referitoare la stagiile de cotizare realizate de asiguratii sistemului public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale ale creatorilor de documente care, in conditiile legii, se desfiinteaza, se preiau de casele teritoriale de pensii in raza carora si-au avut sediul acestia.

Concret, documentele ce urmeaza a fi preluate de casele teritoriale de pensii sunt statele de plata a salariilor si centralizatoarele acestora, corespunzatoare intregii perioade de activitate a angajatorului, precum si documentele care atesta incadrarea locurilor de munca in grupa I sau II de munca, respectiv conditii speciale sau deosebite de munca.

Procedural, documentele ce se predau se grupeaza in dosare de catre predator, cronologic, pe luni si ani. Dosarele vor fi legate, iar pe coperta fiecaruia se vor inscrie in clar denumirea angajatorului care s-a desfiintat, elementele de identificare a acestuia, precum si perioada careia ii corespund documentele predate.

de LegislatiaMuncii.ro


Citeste mai multe articole pe aceeasi tema:
Resurse Umanedocumenteobligatii

Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite prin WhatsApp si Email!


Data aparitiei: 04 Iulie 2013
Cat de utila va este aceasta informatie?
Noteaza folosind stelele


Rating:


Obligatii privind pastrarea si arhivarea documentelor societatii Nota: 5 din 5 - 2 voturi.
 

 
x
(cel putin 10 caractere)


Pentru a activa formularul, trebuie sa raspundeti corect la intrebare!
 

Comentarii (1)


08-Iul-2013

Sunt absolvent al cursurilor Scolii Nationale de Perfectionare Arhivistica. Autorul acestui articol inca nu stie ca la nivel judet si Municipiu Bucuresti nu mai sunt directii, ci servicii ale Arhivelor Nationale ?

 

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri

 
Tichete de masa pentru CIM cu timp partialIntrebare: Cate tichete de masa se acorda angajatilor carora li s-a redus timpul de munca cf. OUG132/2020? Exemplu: s-a redus timpul de munca in luna noiembrie 2020 de la 160 ore/luna la 100ore/luna, adica o norma de 5 ore zilnic.
vezi AICI raspunsul specialistilor <<
 
Angajare cu CIM pe durata determinataIntrebare: Exista vreo reglementare legata de durata minima a contractului pe durata determinata? Avem un proiect si dorim sa angajam o persoana pentru 15 zile.
vezi AICI raspunsul specialistilor <<


Descarca GRATUIT
“Fise de Post modificate de Pandemie - 12 modele actualizate la zi”

exclusiv abonatilor la newsletterul gratuit E-News LegislatiaMuncii.
Rentrop ∧ Straton

 

 

eNews Resurse Umane

Regulamentul Intern - Ce verifica inspectorii veniti in control?
Descarcati GRATUIT raportul special

"Regulamentul Intern - Ce verifica inspectorii veniti in control?"
 

 


 
Angajarea - pasii catre o recrutare de succes
Cazuri practice, solutii si exemple

Descarcati acum GRATUIT Raportul Special

"Regulamentul Intern - Ce verifica inspectorii veniti in control?"

Da, vreau sa primesc revista de Resurse Umane
//
[x]