Noua lege privind protectia datelor (II)

Legea nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE, publicata in Monitorul Oficial nr. 651 din 26 iulie 2018, a adus cu sine unele clarificari privind modul de prelucrare a datelor, inclusiv in contextul raporturilor de munca.

Astfel, prelucrarea datelor salariatilor se va putea realiza in conditiile art. 5 din noua lege, care impune ca, in cazul utilizarii unor sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicatii electronice si/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de munca, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor sa se realizeze cu indeplinirea unor conditii ce tin de interesul urmarit, informarea prealabila si consultarea salariatilor, epuizarea altor mijloace de monitorizare, durata monitorizarii.


...vezi situatii concrete si sfaturile specialistilor pe PortalProtectiaDatelor >>>


Monitorizarea salariatilor se va realiza pe baza unei politici clare, aduse la cunostinta salariatilor, in care sunt descrise mijloacele de monitorizare, scopul monitorizarii, modalitatea de utilizare a rezultatelor acesteia, perioada de stocare a acestor rezultate.
Este indicata parcurgerea a doua etape diferite ale acestei informari: mai intai prin Regulamentul intern, care va avea un capitol special dedicat prelucrarii datelor cu caracter personal, cuprinzand elementele generale privind mijloacele de comunicatii electronice si mijloacele de supraveghere video folosite. In al doilea rand, individual, fiecare dintre salariatii vizati vor fi informati cu privire la:

• posibilitatea de a fi monitorizati video sau prin alte mijloace (cu precizarea acestora);
• durata monitorizarii;
• scopul in care se realizeaza monitorizarea;
• interesul angajatorului care a justificat o atare masura;
• posibilitatea de a formula o contestatie interna cu privire la monitorizare;
• posibilitatea salariatului de a se adresa cu plangere Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, in conditiile Deciziei nr. 133/2018.

Consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor constituie o etapa distincta de informare. Daca informarea se realizeaza individual, fiecare salariat trebuind notificat cu privire la mijloacele de monitorizare a acestuia, consultarea are caracter colectiv, vizand salariatii in ansamblu.

Legea are in vedere consultarea si nu acordul, deci nu se recomanda negocierea problematicii protectiei datelor in contractul colectiv de munca, deoarece, in ultima instanta, prelucrarea datelor este prerogativa si responsabilitatea angajatorului, care invoca interesul sau legitim.
Consultarea va presupune preluarea propunerilor provenind de la sindicat sau de la reprezentantii salariatilor, in vederea elaborarii unei politici cat mai bine articulate de prelucrarea a datelor si de monitorizare video.

Art. 5 din Legea nr. 190/2018 impune de asemenea conditia epuizarii altor modalitati de monitorizare. Cu alte cuvinte, alte modalitati trebuie sa nu se fi dovedit la fel de eficiente ca monitorizarea video. Ideea este ca monitorizare prin mijloace de comunicatii electronice si/sau prin mijloace de supraveghere video sa fie o ultima solutie la care apeleaza angajatorul, atunci cand nicio alta posibilitatea mai putin intruziva nu poate duce la acelasi rezultat.

Pot fi avute in vedere:

• senzori de miscare;
• camere de luat vederi care se activeaza doar dupa finele programului de lucru, pentru supravegherea spatiului pe timpul noptii;
• camere de rezolutie mica, astfel incat captura de imagini sa nu permita identificarea persoanelor care traverseaza spatiul filmat;
• orientarea camerelor de luat vederi astfel incat sa asigure maxima eficienta in realizarea scopului urmarit (de exemplu, protectia bunurilor firmei) cu minima ingerinta in viata privata a salariatilor;
• daca se urmareste identificarea scurgerilor de informatii catre concurenti ai firmei, in locul monitorizarii continutului comunicarilor online ale salariatului, s-ar putea monitorizare doar lista destinatarilor corespondentei online purtata de catre salariat.

Urmarirea modalitatii de utilizare a timpului de lucru, verificarea masurii in care salariatul isi indeplineste atributiile din fisa postului, determinarea gradului de productivitate a salariatilor, identificarea salariatilor care intarzie – sunt exemple de obiective care pot fi atinse si prin utilizarea de alte mijloace decat prin monitorizarea video.


PortalProtectiaDatelor te ajuta sa intelegi toate efectele legii >>>


Daca totusi se utilizeaza camere video, acestea nu vor fi orientate direct catre salariat decat in situatii exceptionale, iar durata in care salariatul este surprins de camera poate fi limitata.

In sfarsit, cu privire la durata de stocare a datelor, legea prevede ca durata de stocare a datelor cu caracter personal este proportionala cu scopul prelucrarii, dar nu mai mare de 30 de zile, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate. Fireste, datele pot fi stocate o perioada mai indelungata atunci cand exista texte de lege care obliga la stocarea acestora (cazul statelor de salarii, care trebuie stocate timp de 50 de ani) sau permit stocarea acestora (cazul sanctiunilor disciplinare se pastreaza la dosarul salariatului timp de 12 luni).