Ce este fisa postului. Cand trebuie sa o elaborati si cine raspunde de realizarea ei

Fisa postului este un document deosebit de important atat pentru activitatea de resurse umane, cat si pentru derularea in bune conditii a intregii activitati din firma dvs. Exista mai multe definitii ale fisei postului; iata-le pe cele mai reprezentative:

Ce este fisa postului?

Fisa postului este un document care precizeaza sarcinile si responsabilitatile ce-i revin titularului postului, conditiile de lucru, standardele de performanta, modalitatea de recompensare, precum si caracteristicile personale necesare angajatului pentru indeplinirea cerintelor postului. Fisa postului este un document operational important, care prezinta in detaliu cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca un angajat, precum si conditiile de munca necesare pentru ca acesta sa-si desfasoare in mod normal activitatea.

Fisa postului este documentul in care se descrie un post din cadrul unei organizatii, precizandu-se rolul acestuia, precum si relatiile profesionale pe care trebuie sa le aiba ocupantul postului cu ceilalti angajati in vederea realizarii obiectivelor specifice postului respectiv.

>> Vezi AICI peste 
Fisa postului este unul dintre documentele pe baza carora se oficializeaza angajarea si salarizarea personalului unei firme.

Fisa postului este un document asumat si semnat de salariat la angajare.

Din perspectiva firmei, postul este componenta principala care permite organizarea activitatii unei societati si stabilirea sarcinilor si responsabilitatilor angajatilor. Pentru angajat, postul reprezinta o suma de activitati pe care trebuie sa le indeplineasca, in conditii determinate, in cadrul organizatiei in care lucreaza.

Care este scopul fisei postului

Fisa postului este un instrument managerial important atata vreme cat serveste urmatoarelor scopuri:

• stabilirea indatoririlor si responsabilitatilor postului, in asa fel incat oricui sa-i fie clar care sunt asteptarile pentru postul respectiv;
• precizarea cunostintelor, aptitudinilor, abilitatilor si a altor calificari necesare ocuparii postului respectiv;
• existenta unei baze concrete si clare pentru compararea posturilor si determinarea nivelului de salarizare;
• sustinerea deciziilor de angajare, evaluare si promovare a angajatilor;
• asigurarea conformitatii cu legislatia in vigoare.

Ce trebuie sa contina fisa postului?

 Denumirea postului

Descrierea postului

Specificatiile postului

Cand trebuie sa elaborati fisa postului

In firma dvs. poate aparea necesitatea elaborarii fisei postului atunci cand: 

• se creeaza un nou post in firma (de exemplu, firma dvs. se afla in plina dezvoltare si apar posturi noi); 
• sarcinile unui post existent depasesc cadrul imbogatirii postului; 
• din diverse motive, firma dvs. se afla in reorganizare (de exemplu, activitatea firmei necesita schimbari tehnologice ce solicita noi calificari, competente si abilitati din partea unor angajati); 
• apar schimbari majore ale centrului de interes al firmei (firma isi schimba complet sau partial obiectul de activitate sau isi schimba actionariatul care vine cu politici si strategii noi).

Cine intocmeste fisa postului

Factorii implicati in realizarea fisei postului sunt:

• specialistii din departamentul de resurse umane-sunt implicati intotdeauna in elaborarea fisei postului, sesizeaza ori de cate ori este nevoie sa se reproiecteze fisa postului sau sa se elaboreze una noua; raspund de pastrarea acestui document; 
• seful ierarhic-este implicat in elaborarea fisei postului mai ales daca este vorba despre un post nou sau despre imbogatirea unui post; 
• un reprezentant al top managementului -de obicei directorul general, care aproba fisa postului si are decizia finala; 
• chiar cei angajati pe postul respectiv-atunci cand este cazul revizuirii fisei postului sau imbogatirii postului, dar si atunci cand se redacteaza pentru prima data fisa unui post (ocupantii postului sunt primii care pot furniza date reale, concrete despre sarcinile si activitatile pe care le indeplinesc pe postul respectiv).

>> Vezi AICI peste 250 de Fise de Post editabile si actualizate conform GDPR << 

Codul muncii si fisa postului - reglementari legislative  

Nu faceti greseala pe care o fac multi angajatori, si anume nu considerati fisa postului un instrument facultativ.

Chiar daca, la fel ca si regulamentul intern, fisa postului este unul dintre documentele cele mai flexibile in stabilirea, derularea si incetarea raporturilor de munca, acest lucru nu-i afecteaza statutul de document obligatoriu.

Fisa postului si regulamentul intern sunt purtatoarele autoritatii angajatorului- ca organizator al activitatii salariatilor - si pot fi instrumente extrem de eficiente care conduc la atingerea obiectivelor firmei.

Iata, in continuare, cateva argumente legislative care sustin obligativitatea fisei postului: In Codul muncii, modificat si completat, se specifica urmatoarele:

• Salariatul are obligatia de a realiza norma de munca sau, dupa caz, de a indeplini atributiile ce ii revin conform fisei postului (art. 39 alin. (2) lit. a) din Codul muncii).
• Angajatorul are dreptul sa stabileasca atributiile corespunzatoare pentru fiecare salariat, in conditiile legii si (art. 40 alin. (1) lit. b) din Codul muncii).
• Anterior incheierii sau modificarii contractului individual de munca, angajatorul are obligatia de a informa persoana selectata in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul cu privire la (...) functia/ ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative si atributiile postului (art. 17 alin. (3) lit. d) din Codul muncii).

La pct. F din modelul-cadru al contractului individual de munca aprobat prin Ordinul M.M.S.S. nr. 64/2003, modificat si completat, se precizeaza:

‘‘Atributiile postului sunt prevazute in fisa postului, anexa la contractul individual de munca (...)”.

Asadar, fisa postului este un document obligatoriu, anexa la contractul individual de munca, si trebuie adus la cunostinta salariatului chiar de la incheierea contractului. Fisa postului nu intra in categoria documentelor ce trebuie depuse in evidenta inspectoratelor teritoriale de munca, potrivit Legii nr. 130/1999, modificata si completata, privind unele masuri de protectie a persoanelor incadrate in munca, dar trebuie prezentata de angajator la solicitarea inspectorului de munca.

Sfatul nostru este sa nu considerati fisa postului ‘‘o simpla formalitate“. In momentul in care ii veti acorda importanta cuvenita, veti fi surprins de usurinta cu care vi se vor lamuri multe dintre confuziile si neclaritatile legate de angajatii dvs.

Model fisa postului

Flexibilitate si exagerari in elaborarea fisei postului

Este adevarat ca fisa postului nu este usor de conceput, dar - bine intocmita - acest document este de un real folos in activitatea de resurse umane si nu numai. Oricat de mica ar fi firma dvs., nu neglijati redactarea unor fise de post cat mai cuprinzatoare. In felul acesta, veti avea o imagine clara si concreta a responsabilitatilor si calitatilor colaboratorilor dvs. si va va fi mult mai usor sa estimati cum va evolua organigrama firmei in viitor.

Dar pentru a nu intelege gresit utilitatea fisei postului, va semnalam doua din cele mai frecvente exagerari care se intalnesc in elaborarea acestui document:

‘‘Fisa postului trebuie sa fie personalizata si adaptata fiecarui angajat in parte."

Dimpotriva, fisa postului trebuie sa aiba un grad suficient de generalizare si f lexibilitate, deoarece este un document conceput pentru orice posibil candidat pe postul respectiv. Este de la sine inteles ca fiecare angajat pe un post are propria contributie, are stilul sau personal de a obtine rezultatele asteptate si isi pune amprenta propriei personalitati asupra activitatii derulate, dar acest lucru nu face obiectul fisei postului.

‘‘Odata elaborata, fisa postului ramane neschimbata.”

Fisa postului nu este un document ‘‘elaborat o data pentru totdeauna". In timp, conditiile, mediul, cerintele unui post se schimba, atragand dupa sine modificarea fisei postului.

Este foarte util sa stabiliti periodicitatea revizuirii fisei postului-de obicei acest aspect se stabileste in contractul colectiv de munca (acolo unde acesta exista). In practica, in general, revizuirea fisei postului se face o data pe an sau, uneori, in cazul companiilor foarte dinamice, de doua ori pe an.

>> Vezi AICI peste 250 de Fise de Post editabile si actualizate conform GDPR << 

Intrebari frecvente despre fisa de post 

Cand se semneaza fisa postului?

Cine intocmeste fisa postului la functionarii publici? 

Cand se actualizeaza fisele de post?  

Angajatul refuza semnarea noii fise de post. Ce drepturi are angajatorul, dar angajatul - ce obligatii si drepturi? 

de Legislatia Muncii