Cele 8 ingrediente ale comunicarii ideale...

Comunicarea presupune mesaje atat pozitive, dar, si mesaje negative.


Redactarea unui mesaj prin care comunicati o veste proasta


Reflectati cateva minute la structura afectiva a individului care va recepta aceasta scrisoare. Este un tip tare sau unul care se pierde usor? Trece rapid peste situatiile delicate sau isi revine foarte greu?

In plus, uitati-va putin in trecut si vedeti cum a reactionat pana acum la diferitele informatii pe care i le-ati comunicat. De-abia dupa ce faceti aceste lucruri, puteti trece la treaba. Rezultatul pe care il veti obtine va fi mult mai aproape de ceea ce asteptati dumneavoastra.


Poate ca am supralicitat putin cand am spus „comunicare ideala”. E greu de crezut ca aceasta  exista, dar fara nici cea mai mica indoiala, toti ne-o dorim. Putem incerca sa 
ne apropiem de ideal  apeland la cele opt ingrediente ce trebuie folosite pentru a redacta un mesaj cat mai aproape de perfectiune. Vi le prezentam mai jos cu mentiunea ca mai sunt multe altele pe care dumneavoastra, cu experienta pe care o aveti, le puteti descoperi.

1. Incercati sa incepeti comunicarea cu o propozitie asupra careia sunt de acord atat expeditorul, cat si destinatarul. Daca incepeti cu un element pozitiv, sansele de a fi inteles pe deplin cresc considerabil si va veti indeplini mult mai usor scopul.


2. Intotdeauna alocati un spatiu suficient de mare explicatiilor. Atunci cand spuneti NU, trebuie sa va faceti bine inteles si sa nu lasati nimic la voia intamplarii. Daca nu explicati rationamentul ce a stat la baza unei  vesti proaste, il puneti pe cititor in situatia de a gandi si suntem siguri ca nu va doriti acest lucru. Vestea proasta este o veste proasta si ea trebuie inteleasa exact asa cum este transmisa.

3. Oferiti, pe cat posibil, o alternativa. Daca retrogradati un om, este bine sa veniti imediat cu o solutie. Spuneti-i angajatului: nu mai esti director,  dar este un post liber de responsabil tehnic.

Prezentati noua pozitie intr-o lumina favorabila pentru ca tristetea destinatarului sa se mai estompeze.

4. Lasati poarta deschisa unei colaborari viitoare.
Daca ati rupt legatura cu un potential furnizor de servicii de recrutare, acest lucru trebuie sa fie temporar. E pacat sa nu puteti beneficia si pe  viitor de experienta acestuia.

5. Nu va fie teama sa spuneti NU. Am mai spus-o, in afaceri nu lucrati decat cu doi termeni: DA si NU.

NU STIU intervine in negociere, in discutiile de principiu. Atunci cand totul a fost pus pe hartie si semnat, nu mai aveti alternative. Daca e de spus NU, atunci NU sa fie!

6. Explicati foarte clar ce pierde si ce castiga persoana care primeste vestea proasta. Daca nu castiga nimic, specificati acest lucru, desi ideal ar fi sa gasiti un cat de mic beneficiu.

7. Nu incepeti in nicio situatie cu prezentarea vestii proaste. Cum am recomandat si mai sus, vestea proasta trebuie sa fie incadrata de doua elemente pozitive. Inainte de a-i da unui om cu o caramida in cap e bine sa-i puneti un burete deasupra...

8. Finalul scrisorii reinnoada relatia dintre dumneavoastra (firma) si cititor. Nu aveti nevoie de un angajat frustrat si demotivat, asa ca descoperiti, impreuna cu managementul firmei, care sunt metodele prin care il puteti „recupera” pe receptorul vestii proaste...