Categorii de personal administrativ. Cum pot fi incadrate pentru proiecte POSDRU?

Prin cele ce urmeaza, in ce priveste unele categorii de personal administrativ, vom raspunde urmatoarelor intrebari:

1.Care sunt persoanele care pot fi incadreate ca personalul administrativ, la modul general?

2. Care sunt persoanele care pot fi incadreate ca personalul administrativ in cadrul proiectelor POSDRU?

3. In cadrul proiectelor POSDRU in parteneriat, contabilul autorizat/contabilul al partenerului care realizeaza inregistrari contabile intocmeste evidenta cheltuielilor si cererea de rambursare pe care o transmite liderului de parteneriat. Se incadreaza la cheltuieli directe sau cheltuieli indirecte/administrare?

4.Contabilul autorizat/contabilul mentionat la punctul 3) face parte din echipa de management?


Solutia consultantului:

In general, personalul administrativ este incadrat intr-o anumita unitate in compartimentele suport, care ofera sprijin tehnic personalului de spcialitate din cadrul respectivei unitati, cum ar fi: compartimentul resurse umane, compartimentul economic, compartimentul salarizare, compartimentul achizitii, activitatile de secretariat, si alte asemenea activitati. Astfel, dupa cum se poate observa, activitatile aferente personalului administrativ nu sunt activitati de specialitate, ele doar sprijina derularea activitatilor de baza ale unitatii, sunt cunoscute si sub denumirea de activitati auxiliare.

2. In ceea ce priveste domeniul POSDRU, precizam ca referirile la personalul administrativ sunt cuprinse in Ghidul solicitantului - conditii generale, dar si in ghidurile specifice in functie de domeniul major de interventie si axa prioritara respectiva si care sunt finantate din capitolul bugetar cheltuieli generale de administratie/indirecte. Cu titlu de exemplu precizam ca poate fi considerat personal administrativ, acel tip de personal care indeplineste activitati suport cum ar fi: responsabilul resurse umane, responsabilul salarizare, secretariat, etc.

3. Astfel, apreciem ca in functie de cele inscrise in cererea de finantare aprobata, persoana responsabila cu evidenta facturilor si inscrierea in conturile analitice a cheltuielilor efectuate de partener/contabilul este asimilata personalui administrativ si va fi declarata si decontata din cadrul cheltuielilor generale de administrare/indirecte.   

4. Conform Ghidului solicitantului - Conditii generale, managementul proiectului trebuie sa acopere cel putin urmatoarele domenii/functiuni:

- coordonarea generala a proiectului;
- coordonarea financiara a proiectului (inregistrari contabile, raportari financiare);
- realizarea achizitiilor aferente proiectului

Astfel, pentru asigurarea calitatii cererilor de rambursare depuse pe parcursul implementarii proiectului precum si a corectitudinii cheltuielilor efectuate sunt necesare serviciile asigurate de un expert contabil/ contabil autorizat si a unui auditor financiar independent. Beneficiarul trebuie sa tina o evidenta contabila analitica distincta a Proiectului, utilizand conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operatiunilor referitoare la implementarea  Proiectului in conformitate cu dispozitiile legale.

Certificarea completitudinii, corectitudinii si realitatii informatiilor continute in cererile de rambursare, precum si a inregistrarii in sistemul contabil a tuturor operatiunilor declarate in cererile de rambursare, va fi efectuata de un expert contabil/contabil autorizat.

Inregistrarile contabile aferente proiectului vor fi verificate de catre un expert contabil in conditiile legii, care va semna, va parafa si va data documentele contabile aferente operatiunilor
din cadrul proiectului.

Pentru certificarea completitudinii, corectitudinii si realitatii informatiilor continute in cererile de rambursare, precum si a inregistrarii in sistemul contabil a tuturor operatiunilor declarate in cererile de rambursare, evidenta cheltuielilor generata de aplicatia ActionWeb va fi stampilata si semnata de catre expertul contabil/contabil autorizat.

Expertul contabil va fi selectat cu respectarea prevederilor legislatiei in vigoare privind achizitiile publice. Expertul contabil va fi selectat de catre Beneficiar din cadrul membrilor activi ai Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania. Prin exceptie, pentru beneficiarii institutii publice care au constituit la nivelul institutiei un compartiment de contabilitate, expertul contabil poate fi reprezentat de catre seful compartimentului contabilitate/contabilul desemnat sa asigure evidenta contabila a proiectului.

Chetuielile cu expertul contabil/contabilul autorizat se fundamenteaza in bugetul estimat al proiectului la capitolul bugetar "Resurse umane" (pentru institutii publice) sau la capitolul bugetar "Alte tipuri de costuri" (subcontractare).

Asadar, conform celor mentionate mai sus, rezulta ca raspunderea pentru gestionarea activitatii de expertiza contabila apartine in integralitate liderului de parteneriat/beneficiarului care are obligatia selectarii si contractarii serviciilor de expertiza contabila.

In concluzie, apreciem ca in cadrul unui proiect va fi incadrat un singur expert contabil/contabil autorizat care nu face parte din echipa de management a proiectului, fiind selectat dupa regulile mentionate anterior.

Astfel, apreciem ca, in functie de cele inscrise si aprobate in cererea de finantare a proiectului finantat din POSDRU partenerii pot sa aiba desemnata o persoana responsabila cu evidenta activitatii financiare/contabil in cadrul proiectului, considerata personal suport, inclusa in categoria personalului administrativ si remunerata la nivelul prevazut pentru aceasta categorie de personal, fiind declarate si decontate din capitolul cheltuieli generale de administrare/indirecte.