HR Succes: Comunicarea interna in organizatii. Ce mijloace de comunicare folosim?

Fara comunicare, organizatiile nu isi pot asigura succesul. Departamentele vor functiona atunci cand exista canale de comunicare bine definite, cand regulile comunicarii sunt corect stabilite si cand exista libertate de exprimere si pe cale verticala (intre subordonati si superiori) si pe cale orizontala (intre pozitii similare).Comunicarea implica generarea, transmiterea, receptia si interpretarea informatiilor.

Iata cateva informatii esentiale cu privire la comunicarea interna in organizatii, conform Ghidului "Comunicarea interna in organizatii: 5 + 1 riscuri inlaturate":
    
    Emitatorul
    Orice angajat sau membru al conducerii firmei se afla adesea in situatia de a transmite informatii. Din perspectiva comunicarii eficiente, acesta trebuie sa decida ce mesaj anume vrea sa transmita si cum va face acest lucru astfel incat sa se faca inteles de cel caruia i se adreseaza. Mesajul este codificat cu ajutorul cuvintelor (sau al gesturilor), iar cel care il recepteaza urmeaza sa il decodifice.
    
Mijlocul de comunicare
    Emitatorul poate folosi ca mijloc de transmitere a mesajului sau conversatia, textul scris, diagrama, tabelul, gesturile sau orice alt mijloc care poate usura intelegerea fara echivoc a mesajului.

    Receptorul
    Al treilea element al procesului de comunicare este receptorul, persoana care primeste mesajul transmis si care trebuie sa-l interpreteze iar apoi sa actioneze in consecinta.
    
Click aici pentru solutii imbatabile in managementul HR>>>

    Feedback
    Receptorul poate indica daca a inteles mesajul sau, in caz contrar, poate cere lamuriri suplimentare. Informatiile care faciliteaza clarificarea mesajului constituie un feedback. Feedback-ul este absolut necesar deoarece, intr-o organizatie, informatia se deterioreaza prin transmiterea ei de sus in jos.

    Mediul
    Mediul (locul) in care are loc comunicarea joaca un rol deosebit de important. De exemplu, daca un angajat este chemat pentru o discutie chiar in biroul sefului, angajatul se va gandi ca este vorba despre o discutie care vizeaza o problema serioasa.


Ce mijloace de comunicare puteti folosi in firma
    
    Comunicare verbala
    Comunicarea verbala este rapida si ofera posibilitatea unui feedback imediat.
Ea poate fi directa (fata in fata) sau prin conversatie telefonica. Prima este considerata cea mai eficienta cale de comunicare.

    Comunicare telefonica
    Conversatia telefonica are dezavantajul ca nu permite observarea vizuala a celeilalte persoane. Din aceasta cauza sunteti privat de orice feedback nonverbal (limbajul trupului) din partea celui cu care conversati. Ca atare, claritatea mesajului depinde aproape exclusiv de ceea ce se spune (sau nu se spune) in discutia telefonica.

    Comunicare scrisa
    Comunicarea scrisa poate lua multiple forme (memorandumuri, scrisori, anunturi, rapoarte oficiale, decizii scrise etc.). Ori de cate ori aveti un mesaj de transmis angajatilor dvs., referitor la diverse decizii ce privesc activitatea din firma, folositi asa-numitele memorandumuri (memo-uri) – scurte mesaje de aproximativ 250 de cuvinte, prin care personalul este informat rapid, eficient si uniform.

    Memo-urile
    In fiecare organizatie este nevoie ca informatii generale (anunturi) sa fie prezentate angajatilor, iar diverse informari sa circule intre membrii personalului. Un mod eficient de a face aceste lucruri (in loc sa va intalniti cu fiecare angajat in parte sau in loc ca angajatii sa discute direct) este transmiterea unor mesaje scrise (memo-uri).

    Folositi memo-urile pentru a raspandi informatii necontroversate. Nu uitati insa ca ele sunt mai degraba un drum cu unic sens. Nu veti primi o replica in timp util si nu veti putea angaja un dialog imediat. Cu toate acestea, in organizatiile mari, aceste mijloace de comunicare sunt extrem de necesare.

    Pentru firmele mici, in care comunicarea este mult mai simplu de realizat, utilizarea memo-urilor nu mai este la fel de eficienta.


Sursa: "Comunicarea interna in organizatii: 5 + 1 riscuri inlaturate"

de Legislatia Muncii