Noul model Fisa postului pentru Manager Proiect

Identificarea postului

1. Numele si prenumele titularului: .....................

2. Denumirea postului: Manager Proiect
[Daca in organigrama dvs. denumirea postului difera de cea din COR, va trebui sa mentionati in fisa si denumirea din COR.]

3. Pozitia in COR / Cod: 242101
[In cazul in care denumirea postului din firma dvs. nu se regaseste in COR, va trebui sa treceti codul din COR pentru denumirea cea mai apropiata din punct de vedere al sarcinilor si responsabilitatilor.]

4. Departamentul / locatia: Departament Proiecte
[Repartizarea se va face conform marimii, specificului si organigramei firmei.]

5. Nivelul postului
a. Conducere / coordonare: Middle
b. Executie: Nu este cazul

6. Relatiile:
a) Ierarhice (control, indrumare, posturi supervizate):
- se subordoneaza: Directorului Departamentului Proiecte
- are in subordine: Membrii echipei care implementeaza proiectul
b) Functionale (colaborare, pe orizontala): Cu managerii sau sefii din celelalte departamente implicate in diverse faze ale implementarii proiectului
c) Reprezentare (colaborare, consultanta): Cu clientii, furnizorii si beneficiarii proiectului
[Pentru punctele a, b si c se va tine cont de marimea, specificul si organigrama firmei.]


Descrierea postului

1. Scopul general al postului
Coordonarea eficienta a tuturor activitatilor proiectului in vederea atingerii obiectivelor stabilite la cele mai inalte standarde de calitate.
[In functie de marimea, specificul si organigrama firmei scopul poate diferi. Scopul postului se va regasi detaliat in obiectul contractului definit in CIM semnat de parti.]

2. Obiectivele postului
- Asigurarea comunicarii cu partenerii din cadrul proiectului si respectarea obligatiilor contractuale care decurg din acordurile de parteneriat.
- Pregatirea si organizarea planurilor de activitate in cadrul proiectului si asigurarea resurselor necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului.
- Administrarea bugetului proiectului in conformitate cu procedurile interne aplicabile si cu conditiile finantatorului.
- Valorificarea si dezvoltarea oportunitatilor pe durata implementarii proiectului.
[In functie de marimea, specificul si organigrama firmei obiectivele pot diferi.]

3. Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului
- Coordoneaza activitatile din cadrul proiectului supervizand direct echipele tehnice, consultantii si alti colaboratori implicati.
- Stabileste relatii de colaborare pe termen lung cu partenerii, clientii, beneficiarii si finantatorii proiectului.
- Pregateste bugetul si cash-flow-ul proiectului pentru contractele finale in conformitate cu propunerea inaintata, cu comentariile beneficiarului si cu activitatile prevazute a se desfasura in cadrul proiectului, asigurand resursele necesare bunei desfasurari a acestuia.
- Monitorizeaza in timp progresul atins fata de obiectivele propuse si redacteaza rapoarte lunare catre finantatori, parteneri si beneficiari cu respectarea datelor prevazute in contracte.
- Asigura circulatia informatiei in cadrul proiectului si pentru alte departamente ale organizatiei, organizand periodic intalniri cu echipa de proiect si prezentand proiectul celorlalte departamente.
- Asigura rezolvarea problemelor aparute in realizarea proiectului si informeaza la timp echipa de management despre problemele aparute si pe care nu le poate rezolva la nivelul sau.
- Arhiveaza corespunzator toata documentatia legata de proiect.
- Pregateste noi proiecte care valorifica expertiza existenta la nivelul organizatiei si rezultatele proiectelor anterioare si face propuneri de buget pentru fiecare proiect in parte pe care le inainteaza spre aprobare Directorului Financiar.
- Face propuneri de imbunatatire a stilului de lucru pentru a maximiza eficienta atingerii obiectivelor propuse.
- Evalueaza impactul proiectului si il comunica conducerii, finantatorilor si partenerilor de proiect.
- Stabileste conform structurii organizatorice si a ROF sarcinile si responsabilitatile personalului din subordine, in baza fiselor de post.
- Motiveaza echipa de proiect prin comunicare si prin evaluarea permanenta a subordonatilor directi.
- Verifica pontajul lunar pentru personalul din subordine si-l transmite Departamentului Resurse Umane.
- Organizeaza acordarea concediului de odihna si a zilelor libere pentru personalul din subordine.
- Exercita permanent sau temporar, prin delegarea competentelor, acele atributii specifice specialitatii sale, stabilite prin actul constitutiv al societatii sau prin organul decizional statutar (AGA, CA) in sarcina reprezentantului legal.
- Executa orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic in realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei in limitele respectarii temeiului legal.
[In functie de marimea, specificul si organigrama firmei sarcinile / atributiile / activitatile pot diferi.]

4. Descrierea responsabilitatilor postului
a. Privind relatiile interpersonale / comunicarea
- Raspunde de rezolvarea prompta a problemelor de comunicare ce apar in cadrul activitatilor proiectului.
- Raspunde de corectitudinea si promptitudinea cu care furnizeaza informatiile din domeniul sau de activitate.
- Asigura un climat de colaborare intre toti angajatii implicati in proiect.
- Informeaza seful direct de aparitia unor probleme importante care pot avea impact asupra desfasurarii proiectului.

b. Fata de echipamentul din dotare
- Respecta procedurile interne legate de utilizarea aparaturii din dotare (softuri, internet, PC, copiator etc.).
- Raspunde de insusirea si respectarea procedurilor interne legate de utilizarea in conditii optime a aparaturii de catre intreg personalul din subordine.
- Raspunde de informarea imediata a persoanelor responsabile privind orice defectiune in functionare a echipamentului cu care isi desfasoara activitatea.
- Respecta procedurile interne legate de utilizarea autovehiculului pe care-l are in folosinta.

c. In raport cu obiectivele postului
- Raspunde de gestionarea resurselor umane si materiale conform cu planificarea proiectului, precum si de alocarea lor corecta activitatilor proiectului.
- Raspunde de respectarea termenelor stabilite prin contracte.
- Raspunde de veridicitatea si corectitudinea rapoartelor intocmite pentru finantator, parteneri si beneficiari.
- Acorda sprijin in evaluarea performantelor membrilor echipei pe care o conduce.
- Identifica nevoile de instruire ale personalului din subordine si asigura formarea continua a acestuia.
- Raspunde de fundamentarea masurilor de motivare si sanctionare a personalului din subordine, participand (alaturi de persoanele abilitate) la luarea acestor masuri, conform procedurilor interne si prevederilor legislative in vigoare.
- Raspunde de pastrarea confidentialitatii informatiilor la care are acces.
- Raspunde de relatia cu partenerii, clientii si beneficiarii.

d. Privind securitatea si sanatatea muncii
- Respecta normele de Securitate si Sanatate in Munca si de PSI si raspunde de insusirea si respectarea acestora de catre toti membrii echipei de proiect.
- Raspunde de efectuarea instruirii la locul de munca si a celei periodice a tuturor angajatilor din subordine.
- Consemneaza rezultatul instruirii in fisele de instruire individuala, cu indicarea materialului predat, a duratei si a datei instruirii.
- Raspunde de pastrarea fiselor de instruire individuala ale angajatilor din subordine.
- Raspunde de luarea la cunostinta si de aplicarea masurilor stabilite in urma evaluarii riscurilor in zonele cu risc ridicat.
- Raspunde de luarea tuturor masurilor tehnice, organizatorice, igienico-sanitare sau de alta natura stabilite de angajator in Planul de prevenire si protectie in urma evaluarii riscurilor, pentru asigurarea securitatii si sanatatii angajatilor din subordine.

e. Privind regulamentele / procedurile de lucru
- Raspunde de respectarea procedurilor de lucru generale specifice (programul de lucru, punctualitatea in intocmirea si predarea rapoartelor etc.).
- Respecta si asigura cunoasterea si aplicarea Regulamentului Intern si a Regulamentului de - Organizare si Functionare de catre intreg personalul din subordine.
- Respecta si aplica actele normative in vigoare si Contractul Colectiv de Munca aplicabil.
[In functie de marimea, specificul si organigrama firmei responsabilitatile postului pot diferi.
Atentie! Raspunderea juridica generata de nerespectarea obligatiilor stabilite prin prezenta se va stabili in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare precum si in baza procedurilor reglementate in Regulamentul Intern al firmei.]

5. Conditiile postului de munca
a. Programul de lucru 8 ore si suplimentar cand este nevoie.
- Se va asigura corelarea acestor dispozitii cu acelea ale clauzei specifice din CIM, precum si cu prevederile din anexele la RI / CCM la nivel de unitate referitoare la alternanta turelor, daca este cazul, respectiv la programul de lucru inegal.

b. Conditiile materiale
- ambientale  Nu lucreaza in conditii ambientale deosebite.
- deplasari Face deplasari frecvente, in afara firmei, in tara si strainatate.
spatiu Are birou propriu.
- conditii suplimentare (fac parte din categoria de beneficii) Telefon mobil, PC, masina de serviciu.

c. Conditii de formare profesionala Participa la diverse traininguri, seminarii, congrese de specialitate etc.

d. Buget Gestioneaza bugetul de proiect.
 [Conditiile de la punctele a, b, c si d se decid la nivelul fiecarei firme in functie de conditiile specifice si de posibilitati, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]

6. Gradul de autonomie
a. Autoritate asupra altor posturi .............
[Se refera la alte posturi decat cele aflate in subordinea directa. Autoritatea se stabileste in fiecare firma de catre conducere, pentru fiecare post in parte - in functie de marimea, specificul si organigrama firmei.]

b. Delegare (inlocuitori, sarcini delegate)
- inlocuieste pe: Unul dintre membrii echipei de implementare a proiectului sau pe Directorul Departamentului Proiecte, cu responsabilitati limitate.
- este inlocuit de: Unul dintre membrii echipei de implementare a proiectului.
 [De obicei, fiecare firma stabileste si mentioneaza numele persoanei inlocuitoare, cu precizarea responsabilitatilor si a sarcinilor pe perioada delegarii.]

7. Indicatori de performanta
- Coeficient de absorbtie a bugetului de peste 95%.
- Respectarea termenelor planificate in proportie de peste 90%.
[In functie de specificul firmei, pot fi utilizati indicatori diferiti, cu valori diferite, in limitele responsabilitatilor si performantelor cerute de post.]

8. Perioada de evaluare a performantelor
- Bianual
[Se stabileste in functie de sistemul de evaluare din fiecare firma.]

9. Evolutii posibile
- Poate avansa pe pozitia de Director Departament Proiecte.
[Se stabileste in functie de planificarea carierei din fiecare firma.]


III. Specificatiile postului

1. Nivelul de studii
- Studii superioare, de preferat in domeniul de activitate pentru care se implementeaza proiectul.
[Nivelul de studii pentru fiecare post difera in functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]

2. Calificarea necesara
- Cursuri de specializare postuniversitare de management.
- Cursuri de Project Management.
- Cunostinte limbi straine: engleza, nivel avansat si eventual o alta limba de circulatie internationala (franceza, germana).
- Operare PC: Word, Excel, alte programe – in functie de proiect.
[In functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma se pot solicita si alte calificari / specializari.]

3. Competentele postului (pachet de competente)
- capacitate de concentrare, analiza si sinteza;
- capacitate de previziune a evenimentelor;
- abilitati de negociere;
- capacitate de a stabili relatii, toleranta, calm, perseverenta;
- abilitati de comunicare interpersonala;
- capacitatea de a redacta rapoarte clare si corecte;
- adaptabilitate la sarcini de lucru schimbatoare, la situatii de criza;
- echilibru emotional, constanta in atitudini;
- capacitate de decizie si asumarea responsabilitatii;
- competente de  a lucra in echipa;
- atitudine pozitiva si abilitati de a mobiliza echipa din subordine;
- spirit creativ si inovativ;
- preocupare permanenta pentru ridicarea nivelului profesional individual si al echipei de proiect.
[In functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma se pot solicita si alte competente.]

4. Experienta de lucru necesara
Minimum 3 ani experienta in lucrul pe proiecte in domeniul de activitate specific.
[Experienta de lucru necesara se stabileste de fiecare firma in functie de nevoile specifice pentru postul respectiv.]


Data,

Numele si semnatura titularului postului,    

Numele si semnatura superiorului ierarhic,

A P R O B A T

Director General