In ce mod se face arhivarea registrului de evidenta a salariatilor?

Registrul de evidenta a salariatilor a fost reglementat prin HG 247/2003. Desi actul normativ nu face referire la modalitatea de arhivare reglementand numai obligatia de pastrare in conditii si locuri care sa asigure securitatea datelor si sa indeplineasca conditiile necesare pentru pastrarea lor indelungata si corespunzatoare, apreciem ca nu este gresit daca se vor bara si stampila paginile albe.
Astfel, potrivit dispozitiilor legale, registrul se intocmeste in regim tipizat, conform modelului prevazut in anexa nr. 1 din HG 247/2003 , se numeroteaza pe fiecare pagina si devine document oficial de la data inregistrarii.

Prima pagina a registrului cuprinde elementele de identificare a angajatorului, numarul de inregistrare la inspectoratul teritorial de munca, precum si numarul de file ale registrului, conform modelului prevazut in anexa nr. 2.

Inspectoratul teritorial de munca va inregistra registrul numai daca sunt indeplinite conditiile mentionate mai sus.

La solicitarea inspectoratului teritorial de munca sau a unor angajatori care obtin aprobarea prealabila a inspectoratului teritorial de munca, registrul se intocmeste si in format electronic.
Registrul cuprinde elementele de identificare a tuturor salariatilor, data incheierii contractului individual de munca, data inceperii activitatii, modificarea si suspendarea contractului, durata acestuia, durata muncii exprimata in ore/zi, ocupatia (functia si/sau meseria), respectiv codul acesteia potrivit Clasificarii ocupatiilor din Romania (C.O.R.), salariul de baza prevazut la data incheierii contractului, data incetarii contractului si temeiul legal al incetarii acestuia, numele, prenumele si semnatura persoanei care face inscrierea.

Fiecare operatiune efectuata in registru va fi certificata, prin semnatura si stampila, de catre o persoana numita prin act administrativ de catre angajator sau de catre reprezentantul legal al acestuia.

Inregistrarile din registru se vor efectua numai in limba romana, citet, cu tus/pix negru, iar corectarea erorilor materiale din cuprinsul acestuia se va realiza prin bararea datelor inscrise eronat, astfel incat sa se poata citi vechea inregistrare, si prin inscrierea dedesubt, in culoare rosie, a datelor exacte. In cazul in care inscrierea nu se poate face dedesubt, se bareaza intregul rand si se face trimitere la noul rand care contine datele exacte.

Registrul se pastreaza la sediul sau domiciliul angajatorului ori, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau unor alte asemenea unitati fara personalitate juridica, potrivit prevederilor art. 2 alin. (3).

Angajatorii au obligatia de a comunica, in scris, tuturor conducatorilor sucursalelor, agentiilor, reprezentantelor si unitatilor fara personalitate juridica, care nu indeplinesc conditiile prevazute la art. 2 alin. (3), precum si tuturor conducatorilor punctelor de lucru care au salariati, numarul registrului in care au fost inscrisi salariatii, precum si inspectoratul teritorial de munca la care s-a facut inregistrarea.

Registrele si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in locuri care sa asigure securitatea datelor si sa indeplineasca conditiile necesare pentru pastrarea lor indelungata si corespunzatoare.
In cazul in care registrul a fost deteriorat sau inscrierile nu mai sunt lizibile, datele cuprinse in acesta se copiaza ori, dupa caz, se reinscriu intr-un nou registru in termen de 15 zile lucratoare de la data inregistrarii noului registru. Angajatorul are obligatia de a pastra vechiul registru o perioada de 3 ani de la data inregistrarii noului registru.

In situatia in care registrul a fost pierdut sau distrus, angajatorul are obligatia de a reface inscrierile, pe baza documentelor existente la dosarul personal al salariatului, in termen de 15 zile lucratoare de la data pierderii sau distrugerii. Inspectoratul teritorial de munca va inregistra noul registru numai in situatia in care angajatorul va face dovada depunerii spre publicare in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a III-a, a anuntului de pierdere a registrului, respectiv va face dovada distrugerii totale a acestuia, in conditiile legii.

La inregistrarea unui nou registru, inspectoratul teritorial de munca va face urmatoarele mentiuni:

a) pe prima pagina se va inscrie numarul registrului pe care il inlocuieste, precum si motivul inlocuirii;
b) in registrul special, la numarul de inregistrare a vechiului registru se va inscrie mentiunea inlocuirii, motivul inlocuirii si numarul de inregistrare al noului registru.

Prin urmare, pentru toate modificarile se face trimitere la mentiunea initiala.