LEGISLATIAMUNCII.RO
Documentele fac parte din patrimoniul unei companii si trebuie depozitate si arhivate conform legislatiei in vigoare. Conform Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 (cu modificarile si completarile ulterioare), emitentii de documente au obligatia de a le pastra pe perioade diferite, reglementate in functie de tipologia si importanta lor.
Firmele si institutiile pot alege intre a-si amenaja spatii proprii unde sa pastreze documentele in conditiile prevazute de lege sau sa externalizeze managementul arhivei catre un furnizor acreditat de servicii. Urmeaza in mod logic intrebarea; ce varianta sa aleg pentru organizatia mea?
Prezentam cateva aspecte de luat in calcul atunci cand optati pentru arhivarea documentelor la sediul propriu:
- Costurile generate de investitiile in infrastructura si cele operationale; spatiul fizic dedicat depozitarii arhivei, sistemul de prevenire a incendiilor, sistemul antiefractie si de control al accesului precum si pregatirea personalului, conform normelor in vigoare
- Timpul pierdut cu identificarea si gasirea documentelor dorite. Se impune implementarea unui sistem bine pus la punct de organizare si indosariere pentru a evita prejudicierea imaginii companiei sau pierderile financiare nedorite.
- Gestionarea defectuoasa a arhivei poate duce la pierderea unor documente esentiale (financiar-contabile, de personal, constitutive) si creeaza implicit necesitatea si costurile aferente refacerii. Procedura consuma timp si implica cheltuieli majore
- Deteriorarea in timp a documentelor cauzata de factori precum: praf, umiditate, seisme este un alt factor de risc. Arhivarea documentelor in spatii inadecvate poate accelera degradarea fizica
Prin urmare, recomandarea specialistilor este sa reduceti riscurile si costurile aferente prin colaborarea cu o companie acreditata. De peste 15 ani, SDA- Servicii de Depozitare si Arhivare ofera servicii la un nivel ridicat de siguranta si confidentialitate unui numar mare de clienti din diverse domenii de activitate si companii de top din Romania.
Contributii aferente veniturilor impozabile si neimpozabile in 2024
Apararea Impotriva Incendiilor - Ghid Practic
Dosarul personal al salariatului
Enumeram doar cateva din beneficiile parteneriatului cu un furnizor acreditat in managementul arhivei:
- optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea actelor
- accesul facil si rapid la documente
- eficientizarea timpului de lucru al angajatilor
- siguranta fizica a documentelor si securitatea informatiei
- consultanta arhivistica pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
Managementul documentelor poate aduce economii de pana la 40% in bugetul destinat arhivarii, daca este aplicat in baza unei solutii adaptate companiei. Puteti decide ce varianta de organizare a arhivei vi se potriveste dar este bine sa aveti intotdeauna in vedere:
- respectarea legislatiei in vigoare
- cresterea si dezvoltarea activitatii
- realizarea de economii la buget
Despe organizarea eficienta a activitatii de arhivare puteti afla din GHIDUL GRATUIT „Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare?”
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
