Obligatiile angajatorului - Eliberarea de copii certificate si sanctiuni in caz de refuz

La solicitarea scrisa a salariatului, angajatorul este obligat sa ii elibereze copii certificate de reprezentantul legal al acestuia sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.

In lipsa unei detalieri din partea legiuitorului, desemnarea se face prin decizie, prin fisa postului, prin proces-verbal de predare-primire etc.

Sfat

Chiar daca legea nu prevede, in cazul schimbarii persoanei care se ocupa cu gestionarea dosarelor de personal, este recomandabil sa se procedeze la inventarierea acestora si sa se intocmeasca un proces-verbal de predare-primire.

In procesul-verbal de predare-primire este util sa se arate ca persoana care preda dosarele de personal este descarcata de pastrarea si evidenta acestora numai dupa aprobarea procesului-verbal de catre conducatorul unitatii sau de persoana delegata de conducerea unitatii (ex. Director adjunct, salariat al societatii care gestioneaza anumite probleme de personal etc.).

Copiile documentelor care se elibereaza la solicitarea salariatului se refera la:

a) copii ale documentelor existente in dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Sfat

Neexistand norme privind pastrarea "corespunzatoare” a acestui document electronic, este de presupus ca masurile cele mai eficiente se refera la salvarea periodica pe o partitie backup in sistemul calculatorului electronic, salvarea pe server, pe un CD pastrat intr-un loc ferit de umezeala, factori chimici, foc etc.

Angajatorul este obligat sa ii elibereze salariatului documente adeveritoare oricand, respectiv pe parcursul executarii contractului de munca.

Atentie!

Angajatorul este obligat sa elibereze aceste documente chiar si in caz de litigiu, chiar stiind ca salariatul se va folosi de ele in fata instantei, in defavoarea angajatorului.

2. Sanctiunile in caz de refuz a eliberarii documentelor:

-    art. 260 alin. (1) lit. b), coroborat cu art. 34 alin. (5) din Codul muncii: amenda de la 300 lei la 1.000 lei
-    salariatul poate cere despagubiri in cazul in care a fost prejudiciat (spre ex. la intocmirea dosarului de pensionare, la angajarea in alt loc de munca unde se cereau actele originale depuse la dosarul personal etc.), conform art. 998 Cod civil (art. 1349 din Noul Cod civil, valabil din 1 octombrie 2011).
-    daca dosarul personal se pierde, legea nu prevede nicio sanctiune, dar angajatorul poate fi obligat prin instanta sa refaca actele pierdute, eventual cu plata de despagubiri catre salariatul lezat prin pierderea actelor (salariatul va trebui insa sa dovedeasca in ce consta vatamarea si valoarea prejudiciului). Nu exista insa o norma privind refacerea documentelor pierdute (ca in cazul documentelor contabile - a se vedea legea contabilitatii nr. 82/1991), ceea ce poate ingreuna si prelungi operatia de reconstituire a dosarului personal.

Atentie!
Niciun act normativ nu prevede ca angajatorul trebuie sa elibereze gratuit aceste documente. Pentru a evita arbitrariul, este bine ca angajatorul sa stipuleze in Regulamentul intern conditiile de eliberare, termene si costuri.

Sfat: Se poate stipula in Regulamentul intern ca termenul maxim de eliberare este de 30 de zile si exista o taxa fixa de 20 RON pentru eliberarea acestor documente, precum si o taxa suplimentara de urgenta de 25 RON, in cazul in care se doreste copierea documentelor, verificarea si certificarea acestora in ziua depunerii cererii. Daca un salariat doreste eliberarea unor copii certificate si refuza sa plateasca taxa, angajatorul este totusi pus intr-o pozitie delicata: pe de o parte conform legii nu poate refuza eliberarea documentelor, pe de alta parte regulamentul intern este limpede: actele se elibereaza numai dupa plata taxei. in acest context, in caz de conflict angajatorul trebuie sa dovedeasca faptul ca a intocmit actele (asadar ca nu a refuzat eliberarea lor, ci le-a pregatit) si ca le-ar fi eliberat daca salariatul isi indeplinea obligatia de plata a taxei. Daca salariatul refuza plata taxei de urgenta, angajatorul nu este obligat sa respecte nici el cerinta urgentei (de aceea se poate stipula in Regulamentul intern ca procedura de intocmire si certificare a copiilor de pe actele din dosarul personal va incepe doar dupa prezentarea dovezii de achitare a taxei de catre salariat).