Documentul pentru incasarea diferentelor la deplasare

In contextul actual in care se impune tot mai mult utilizarea oricaror metode de optimizare fiscala pentru a diminua, in mod legal, sarcina fiscala majorata stabilita in sarcina contribuabililor este necesara evitarea oricaror operatiuni care sa expuna societatea la sanctiuni contraventionale.

Este cunoscut faptul ca pentru cheltuielile de delegare-detasare nu sunt datorate impozit pe venit si contributiile sociale. O zi sau mai multe de deplasare in cursul unei luni platite la un nivel mai important va asigura plata colaterala a salariului intr-o maniera optimizata.

Pentru aceasta va fi nevoie de o clauza corespunzatoare in cuprinsul contractului individual de munca care sa stabileasca un nivel important al indemnizatiei. Desigur ca, in cazul acestor sume platite salariatilor, exista un tratament diferit in functie de tipul de impozit platit de angajator.

Astfel, potrivit art. 55 lit. g) din Codul fiscal, in cazul in care nivelul indemnizatiei acordate de persoanele juridice fara scop patrimonial si de alte entitati neplatitoare de impozit pe profit depaseste limita de 2,5 ori indemnizatia acordata salariatilor din institutiile publice, sumele astfel determinate vor fi impozabile la nivelul salariatului.

Desigur ca, in mod corespunzator, la nivelul angajatorului care le plateste nivelul care depaseste aceasta limita nu vor mai deductibile la calcului impozitului pe profit. Cu toate acestea, faptul ca nu vor fi calculate contributii sociale fac acest element mai putin important la simpla comparare a nivelului acestora in raport cu cota de 16% a impozitului pe profit.

Din practica, acordarea acestor sume si regularizarea lor pe baza indemnizatiei cuvenite si a documentelor justificative obtinute ridica probleme de ordin procedural. Dorinta fireasca de a evita orice brese care sa determine sanctiuni contraventionale este absolut justificata. Se naste intrebarea daca diferentele necheltuite ce se restituie de catre salariat vor trebui incasate pe baza unei chitante sau a dispozitiei de incasare.

Cu privire la procedura de incasare a sumelor ramase necheltuite din avansul acordat in cazul deplasarilor efectuate de catre salariati sunt incidente prevederile Ordinului Ministrului finantelor nr. 1.850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile. in cuprinsul dispozitiilor cuprinse la pct. 3, lin. 4 referitoare la utilizarea Ordinului de deplasare sunt precizate documentele ce se intocmesc in functie de existenta, in urma deplasarii, a unor sume de platit salariatului sau de restituit de catre acesta, astfel:

- in cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz);

- in cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).

In mod corespunzator, in cuprinsul Decontului de cheltuieli pentru deplasari externe - Cod 14-5-5 este prevazut faptul ca, in cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a), Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4/a), in functie de moneda in care s-a acordat avansul.

Asadar, mecanismul de optimizare fiscala poate fi utilizat, iar eventualele diferente se vor incasa nu intocmindu-se chitanta, ci doar dispozitia de incasare. in acest fel, existand si regularizari cu salariatul trimis in delegatie operatiunea va fi mai justificata, avand in acelasi timp asigurat si temeiul legal pentru emiterea documentelor adecvate.