REVISAL si GDPR. Ce date pot fi transmise in registru?

In primul rand, dorim sa le reamintim angajatorilor ca, desi Regulamentul privind protectia datelor cu caracter personal (GDPR) a intrat in vigoare in data de 25 mai a.c, obligatia angajatorului de a prelucra, pentru scopul realizarii evidentei muncii datele personale ale salariatilor este o obligatie LEGALA.

Aceasta este stabilita prin Codul muncii, H.G. nr. 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor, alte acte normative in domeniul asigurarilor sociale, sanatatii si securitatii lucratorilor. Asa ca angajatorii sau managerii HR nu trebuie sa isi faca probleme, in acest sens.


Ce trebuie sa faceti dvs., in calitate de manager HR, pentru a nu incalca prevederile acestui Regulament si pentru a nu pune firma in pericol >>>


Iata o speta intalnita pe PortalCodulMuncii.ro: "Vrem sa stim daca procedam corect din punct de vedere a protectiei datelor personale, atunci cand inregistram in revisal datele personale ale salariatului in campul INREGISTRARE SALARIAT...MENTIUNI. In caseta MENTIUNI noi trecem seria, numarul, valabilitatea si de catre cine este emisa CI."


Raspunsul specialistilor Rentrop & Straton:


In ceea ce priveste relatia angajator-angajat din perspectiva prelucrarii datelor personale este evident ca angajatorul detine si prelucreaza datele personale ale angajatilor obtinute atat in procesul de recrutare, angajare, executare si incetare contract individual de munca, cat si in procesul de monitorizare a activitatii angajatilor, utilizarea calculatorului/internetului la locul de munca, utilizarea autotuturismelor de serviciu.

Angajatorul prelucreaza datele personale ale angajatilor cu respectarea principiilor prevazute la art. 5 din Regulament, respectiv:

• datele sunt prelucrate in mod legal, echitabil si transparent fata de persoana vizata;
• datele sunt colectate in scopuri determinate, explicite si legitime si nu sunt prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu aceste scopuri („limitari legate de scop”); prelucrarea ulterioara in scopuri de arhivare in interes public, in scopuri de cercetare stiintifica sau istorica ori in scopuri statistice nu este considerata incompatibila cu scopurile initiale;
• datele colectate sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile in care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);
• datele sunt exacte si, in cazul in care este necesar, datele sa fie actualizate; trebuie sa se ia toate masurile necesare pentru a se asigura ca datele cu caracter personal care sunt  inexacte, avand in vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt sterse sau rectificate fara intarziere („exactitate”);
• datele sunt pastrate intr-o forma care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi in masura in care acestea vor fi prelucrate exclusiv in scopuri de arhivare in interes public, in scopuri de cercetare stiintifica sau istorica ori in scopuri statistice, sub rezerva punerii in aplicare a masurilor de ordin tehnic si organizatoric adecvate prevazute in regulament in vederea garantarii drepturilor si libertatilor persoanei vizate („limitari legate de stocare”);
• datele sunt prelucrate intr-un mod care asigura securitatea adecvata a datelor cu caracter personal, inclusiv protectia impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale si impotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorarii accidentale, prin luarea de masuri tehnice sau organizatorice corespunzatoare („integritate si confidentialitate”).


IMPORTANT!

Conform art. 3 alin. (2) lit. a) din HG 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor, angajatorii completeaza registrul in ordinea angajarii persoanelor, cu urmatoarele date, fara a avea caracter limitativ: numele, prenumele, codul numeric personal, domiciliul.

Acestea sunt datele care se completeaza in Revisal, insa la acestea pot fi adaugate si alte date. Actul normativ arata ca aceste date nu au caracter limitativ. In consecinta pot fi inregistrate si alte date de identificare ale persoanelor, desi seria si numarul cartii de identitate si emitentul sunt informatii care se perima odata cu expirarea duratei documentului de identitate.

Consideram ca sunt suficiente informatiile enuntate de HG 905/2017 la art. 3 alin. (2) lit. a), asa ca restul informatiilor specificate de dvs la mentiuni pot fi, oricum, de prisos.


Sursa: PortalCodulMuncii