LEGISLATIAMUNCII.RO
"Ne dorim sa implementam o aplicatie prin care sefii de departamente sa aiba acces la situatia concediilor de odihna din departamentul fiecaruia, respectiv sa transmita prin respectiva aplicatie pentru angajatii din subordine si pt el insusi, solicitarea de concediu de odihna care sa ajunga direct la departamentul de resurse umane. La momentul cand se transmite solicitarea de concediu se genereaza automat cererea de concediu pe calculator, iar angajatul si superiorul lui vor semna cu degetul pe cerere (nu cu pixul), iar respectiva cerere ajunge direct la departamentul de resurse umane direct in aplicatie, fara a mai fi printata si semnata cu pixul.
Va rog sa ne oferiti opinia dumneavoastra daca este in regula din punct de vedere legal aceasta semnatura cu degetul. Nu este nici semnatura olografa cu pixul, nici semnatura electronica. Ne dorim sa realizam o procedura cu privire la modalitatea de a folosi aceasta aplicatie pt efectuarea concediilor de odihna, insa dorim sa fim in regula din punct de vedere legal, sa nu avem probleme in cazul in care angajatul nu recunoaste ulterior ca a semnat el cererea de concediu sau mai departe sa ajungem in instanta si sa avem aceasta problema. In momentul de fata, angajatii completeaza de mana si semneaza cererea de concediu, respectiv superiorii semneaza precum ca aproba, apoi cererile ajung la departamentul resurse umane."
Raspunsul specialistilor:
Utilizarea semnaturii electronice pentru contractele individuale de munca, acte aditionale la acestea si pentru alte documente din domeniul resurselor umane este reglementata prin Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
Prin urmare, utilizarea acestui mod de semnare se poate realiza numai cu respectarea stricta a prevederilor din Codul muncii.
Contributii aferente veniturilor impozabile si neimpozabile in 2024
Regulamentul intern in avantajul dvs Ghid complet
Agenda Managerului de HR 2024
Astfel, la art. 16 din Codul muncii se prevede:
- partile pot opta sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.
Trebuie sa va actualizati Regulamentul Intern!
Au aparut prevederi noi obligatorii referitoare la:
- concediul paternal
- distribuirea bacsisului catre salariati
- programul flexibil de lucru
- supravegherea video a activitatii in firma etc.!
Aflati informatii complete din lucrarea Regulamentul intern in avantajul dvs. Ghid complet, DETALII AICI >>>
- angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil.
- contractele individuale de munca si actele aditionale incheiate prin utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, precum si inscrisurile/ documentele din domeniul relatiilor de munca se arhiveaza de catre angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, si ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata, si vor fi puse la dispozitia organelor de control competente, la solicitarea acestora.
- la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca, partile trebuie sa utilizeze acelasi tip de semnatura, respectiv semnatura olografa sau semnatura electronica, in conditiile prezentei legi (deci nu este posibil ca angajatorul sa semneze electronic contractul de munca iar salariatul sa semneze olograf forma printata a contractului; contractul semnat electronic de angajator are valoare de original numai in forma sa de document electronic, in momentul in care este printat pe hartie devine o copie a documentului original electronic; astfel, pentru a se pastra valoarea de original si salariatul trebuie sa il semneze tot electronic, deci trebuie sa detina si el semnatura electronica, semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata).
Atentie insa, la art. 16 alin. (1^6) se prevede ca angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul sa utilizeze semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca.
Tot la art. 16, la alin. (1^6) se prevede ca organele de control competente au obligatia de a accepta, pentru verificare si control, contractele individuale de munca si actele aditionale, precum si inscrisurile/documentele din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca incheiate in format electronic, cu semnatura electronica, potrivit legii, fara a le solicita si in format letric. La solicitarea acestora, documentele incheiate cu semnatura electronica pot fi transmise in format electronic si anterior efectuarii controlului.
Astfel, apreciem ca, in conditiile in care aceste prevederi referitoare la posibilitatea angajatorului si angajatului de a opta pentru utilizarea tehnologiei semnaturii electronice sunt introduse expres in textul din Codul muncii, ele ar trebui sa se reflecte si in regulamentul intern si in contractul de munca si ar trebui respectate intocmai.
In Regulamentul intern, in opinia noastra, ar trebui sa existe prevederi cu privire la posibilitatea de optiune de a utiliza aceasta tehnologie (deoarece aceasta este prevazuta de lege) si prevederi referitoare la procedura utilizata in cazul in care, in procesul de negociere a contractului individual de munca sau ulterior, pe parcursul executarii contractului de munca, partile decid de comun acord sa utilizeze semnatura electronica.
Prin urmare, din punct de vedere legal, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, asadar inclusiv a documentelor aferente concediului de odihna sau alte asemenea, angajatorul poate opta, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, potrivit legii, pentru utilizarea uneia dintre variantele de semnatura electronica.
Semnarea pe un dispozitiv electronic sau cu amprenta nu transforma semnatura in cauza intr-o semnatura electronica intr-un dintre variantele prevazute si permise de lege, prin urmare utilizarea acesteia comporta anumite riscuri din punct de vedere legal, din perspectiva fortei juridice a acesteia si a valabilitatii.
In situatia in care in Regulamentul intern sau in CCM sunt negociate si agreate de parti si alte modalitati de comunicare la nivelul si in interiorul societatii, acestea trebuie respectate, insa in situatia unui conflict, pe langa acordul partilor si regulile aprobate la nivelul fiecarui angajator, instanta de judecata poate analiza respectiva problema, in functie de gravitatea acesteia, strict din punct de vedere al efectelor juridice pe care respectivele documente/inscrisuri le pot produce.
Raspuns oferit in luna ianuarie 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulMuncii.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Muncii + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Noutati
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML