Prelucrarea datelor personale pe baza unei obligatii legale

Intrarea in vigoare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal a atras numeroase dificultati si ezitari in randul personalului din departamentele de management al resurselor umane. Cum vom mai putea prelucra datele personale ale salariatilor nostri? Va trebui sa obtinem consimtamantul salariatilor pentru fiecare act procedural obligatoriu in managementul companiei? Care este gradul de birocratie necesar?

De cele mai multe ori, problemele se vor dovedi mai simple decat pareau. Aceasta deoarece marea majoritate a prelucrarilor de date personale ale salariatilor se intemeiaza pe o obligatie legala. Simplificand, am putea spune ca 90% dintre prelucrari se intemeiaza pe o obligatie legala, 9% pe un interes legitim si 1% pe consimtamantul salariatului…

Astfel, Regulamentul permite, in art. 6 alin. (1) lit. c), prelucrarea datelor personale atunci cand aceasta este “necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului”. Or din punctul acesta de vedere legislatia romaneasca este foarte “generoasa”, impunand obligatii legale de prelucrare in foarte numeroase imprejurari. In toate aceste cazuri nu se pune problema niciunui alt temei; simplul fapt ca exista o obligatie legala care impune prelucrarea acestor date este suficient. Uneori legea impune angajatorului prelucrarea acestor date, sub sanctiune contraventionala, alteori legea prevede un anume drept pentru salariat de care acesta nu poate beneficia decat daca transmite angajatorului anumite date personale. Si, intr-adevar, numeroase informatii din viata privata a salariatului devin relevante si in planul relatiilor de munca, deoarece limita dintre aceste doua componente ale vietii salariatului nu poate fi foarte stricta.


Iata cateva exemple:

•      Fisa de aptitudine si rezultatul examenului medical;

•      Contractul individual de munca (precum si copia de la fiecare punct de lucru, in temeiul art. 16 alin. (4) si art. 161 din Codul muncii);

•      Datele necesare inregistrarii in Revisal, potrivit Hotararii Guvernului nr. 905/2017;

•      State de salarii (Ordinul nr. 2634/2015 prevede chiar ca  termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani);

•      Informatii privind starea de graviditate a unei salariate, care notifica acest fapt angajatorului pentru a beneficia de dispozitiile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 96/2003;

•      Evidenta orelor de munca prestate zilnic de catre salariati, cu mentionarea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru, in conditiile art. 119 din Codul muncii;

•      Motivul personal temeinic – invocat de salariat pentru a refuza  detasarea potrivit art. 46 (3) din Codul muncii;

•      Apartenenta religioasa a salariatului – comunicata de acesta pentru a beneficia de zile libere in zilele de sarbatoare religioasa, potrivit art. 139 din Codul muncii;

•      Apartenenta sindicala – comunicata de salariat pentru a beneficia de protectie impotriva concedierii, in conditiile art. 220 alin. (2) din Codul muncii;

•      Existenta unor persoane in intretinere – comunicata de salariat pentru a beneficia de deducerea personala (art. 77 din Legea nr. 227/2015 – Codul fiscal);

•      Motivul pentru care salariatul solicita un concediu fara plata, care necesita rezolvarea unor situatii personale, in conditiile art. 153 (1) din Codul muncii;

•      Motivul obiectiv al neprezentarii la convocarea realizata in vederea desfasurarii cercetarii disciplinare prealabile (art. 251 alin. (2) din Codul muncii. Mentionam ca incapacitatea de munca nu este singura motivare posibila; salariatul poate invoca si un alt motiv obiectiv pentru a justifica absenta la convocare.


Toate aceste date personale se prelucreaza asadar de catre angajator in baza unei obligatii legale, astfel incat nu mai este necesara justificarea intr-un alt mod a prelucrarii.