Atentie, angajatori: Tot ce trebuie sa stiti despre procesul-verbal de control

Controlul efectuat de catre inspectorii de munca se finalizeaza, de regula, prin intocmirea unui proces-verbal de control. Procesul-verbal de control este un document tipizat care contine un set de informatii obligatorii si care poate fi detaliat si suplimentat de inspectorul de munca cu informatii specifice controlului, cu observatii multiple precum si cu indrumari de remediere a unor deficiente constatate in timpul controlului.

1. Formularul tipizat al procesului verbal de control contine:

- date de identificare ale organului de control;
- date de identificare ale unitatii controlate;
- obiectivele controlului;
- descrierea situatiilor de fapt constate si a normelor juridice incalcate (cuprinse atat in formatul tipizat si detaliate, de regula intr-o anexa laborioasa la procesul verbal de control);
- masurile obligatorii dispuse;

Portal Codul Muncii

Vezi AICI detalii

Legis Plus Legislatia Muncii

Vezi AICI detalii

Orele suplimentare si munca in zi de repaus

Vezi AICI detalii

- inscrierea controlului in registrul unic de control.

2. Corpul procesului verbal

Procesul verbal de control poate contine o structura stufoasa a problemelor privind relatiile de munca analizate in unitatea dvs. ce face obiectul unei anexe la procesul verbal de control. Va puteti astepta sa se verifice in totalitate sau prin sondaj probleme precum:

- numarul salariatilor si structura personalului pe varste si sexe;
- numele persoanelor identificate in locatiile angajatorului, identificarea caracteristicilor raportului juridic stabilit intre acestia si entitatea controlata, precum si existenta formalitatilor de incadrare a acestora, in raport cu obligatiile legale;
- tipurile de contracte individuale de munca incheiate sub aspectul duratei si al timpului de munca, precum si modalitatea de respectare a restrictiilor legale cu privire la diversele tipuri de contracte utilizate;
- existenta in dosarele de personal a avizelor autorizatiilor, permiselor si atestatelor cerute de lege pentru desfasurarea unor activitati de catre lucratori;
- aspectele privind modificarea, suspendarea cim; pot fi avute in vedere atat aspecte de forma ale documentelor analizate precum si aspecte de fond, cum ar fi indeplinirea unor conditii pentru acordarea unor drepturi.

Exemplu
Modificare unei clauze a unui contract de munca se poate face prin act aditional la contractul individual de munca, ceea ce presupune existenta in forma scrisa a acestuia si asumarea prin semnatura de catre parti. Aceste aspecte de forma sunt verificate de ITM.

    In masura in care actul aditional modificator al contractului de munca stabileste, spre exemplu diminuarea salariului sub nivelul salariului minim garantat in plata, acest aspect se analizeaza in fond, rezultand o intelegere conventionala intervenita cu nerespectarea interdictiei prevazute de art. 38 din Codul muncii, republicat.

    Ambele situatii prezentate pot genera constatari ale organului de control, care poate suplimentar sa dispuna masuri obligatorii de remediere a deficientelor constatate si descrise in procesul verbal, precum si eventualele sanctiuni contraventionale dispuse.

- analiza modalitatii de executare a contractelor individuale de munca; in special sunt avute in vedere fisele de prezenta, care evidentiaza prestarea muncii, precum si veniturile salariale rezultate din munca prestata, evidentiate in statele de plata a salariilor;
- de importanta speciala sunt informatiile rezultate din statele de plata a salariilor, facand obiectul verificarilor aspecte precum:
- valoarea salariului de baza prin raportare la obligatia garantarii in plata a salariului minim stabilit prin hotarare de guvern;
- valoarea salariului de baza prin raportare la contractul colectiv de munca aplicabil, in aceasta situatie avandu-se in vedere CCM la nivelul unitatii sau in lipsa acestuia a CCM la nivel de sector; sub aspectul salarizarii, prin raportare la CCM amintite se poate analiza respectarea grilei de salarizare stabilite conventional de partile CCM.
- calcul veniturilor cuvenite pentru prestarea orelor suplimentare, a muncii de noapte, a muncii prestate in zilele de sarbatori legale sau de repaus saptamanal;
- modalitatea de executare a calcului salarial cu luarea in considerare a contributiilor sociale obligatorii si a deducerilor fiscale;
- efectuarea unor retineri din salarii si existenta titlului pentru aceste retineri;
- plata salariului, respectiv reglementarea modalitatilor de plata prin contractele individual de munca sau alte reglementari interne, respectiv existenta dovezile de plata a acestor sume catre salariati.
- incetarea raporturilor de munca.
    
Trebuie sa mentionam ca rolul Inspectiei Muncii in acest domeniu nu este de a remedia viciile unor documente sau proceduri gresit implementate de angajator. Cu alte cuvinte in masura in care documente sau deciziile angajatorului au produs deja efecte, rolul ITM nu va fi de remediere cu caracter retroactiv a defectiunilor acestora, fiind posibila interventia acestui organism statal numai in ceea ce priveste evenimente viitoare.

    Aceasta limitare a atributiilor organului de control se explica prin reglementarea expresa in competenta instantei a rolului de restabilire a echilibrului in relatia angajat-angajator.

    Exemplu
Odata produsa incetarea disciplinara a contractului de munca al salariatului, ITM poate constata respectarea principiilor raspunderii disciplinare rezultate din documentele verificate, dar nu poate dispune anularea concedierii, reintegrarea si plata despagubirilor corespunzatoare.

    Aceste atributii revin exclusiv controlului judecatoresc, care se poate baza inclusiv pe constatarile organelor de control in masura in care ele sunt administrate ca probe in cadrul litigiului. ITM poate dispune insa remedierea pentru viitor a vidului de reglementari la angajator, observarea in viitor a unor obligatii legale, chestiuni legate de lichidarea drepturilor si obligatiilor la incetarea cim (respectiv plata la zi a salariilor restante, eliberarea documentelor de evidenta a muncii –adeverinta).

    Referitor la incetarea raporturilor de munca se poate constata faptic prezenta sau absenta de la locul de munca a unui salariat, se poate verifica formalizarea incetarii contractului de munca prin decizie a angajatorului, precum si documentele corespunzatoare tipului de incetare a contractului individual de munca intervenita. In functie de modalitatea de incetare a CIM, verificarea poate antrena analiza unor documente mai complexe cum ar fi:

- in cazul concedierilor colective

Se analizeaza documentele care stau la baza decizie managementului privind desfiintarea postului:

- emiterea si comunicarea si continutul notificarilor adresate reprezentantilor salariatilor, respectiv autoritatilor;
- criteriile avute in vedere, potrivit legii si/sau contractelor colective de munca, pentru stabilirea ordinii de prioritate la concediere;
- existenta dialogului social pe parcursul procedurii;
- existenta unei forme de protectie sociala legala sau conventionala;
- respectarea termenelor legale si conventionale ale procedurii;
- conditiile de fond si de forma ale decizie individual de concediere;
- aspecte privind comunicarea decizie de concediere;
- aspecte privind executarea preavizului;
- data efectiva a incetarii raportului de munca.

- in cazul incetarii raportului de munca prin acordul partilor

Se verifica formalizarea acordului ambelor parti.

- in cazul concedierilor sau al celorlalte sanctiuni disciplinare

Se au in vedere in cadrul controlului de specialitate urmatoarele aspecte:
- existenta sistemului intern de reglementari al angajatorului care stabileste obligatiile salariatilor precum si categoria faptelor ce aduc atingere disciplinei in unitate, definite ca atare abateri disciplinare;
- existenta reglementarilor specifice si urmarea acestora de catre angajator in situatia producerii unui eveniment ce implica savarsirea unei abateri disciplinare;
- in lipsa reglementarilor specifice se are in vedere cel putin respectarea obligatiilor legale privind cercetarea disciplinara prealabila si modalitate de instrumentare a acesteia;
- respectarea termenelor legale privind emiterea decizie de sanctionare;
- aspecte de continut obligatoriu al deciziilor de sanctionare disciplinara reglementate de lege;
- modalitate si termenul de comunicare al decizie de sanctionare disciplinara.

 - in cazul incetarii de drept a contractului individual de munca

Se va analiza de la caz la caz indeplinirea conditiilor de fond sau e forma cerute de lege.

    Exemplu
In situatia indeplinirii conditiilor de varsta standard si stagiu minim de cotizare necesare pentru obtinerea pensiei pentru limita de varsta se verifica atat aspecte de fond cat si de forma:
    - pe de o parte, se analizeaza indeplinirea conditiilor de varsta standard si de stagiu minim, pentru pensia pentru limita de varsta, in raport cu dispozitiile Legii nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, respectiv prevederile Anexei nr. 5 la lege, respectiv comunicarea deciziei de pensionare, in cazul pensionarii de invaliditate, a pensinarii anticipate simple sau partiale, respectiv a pensionarii pentru limita de varsta cu reducerea varstei de pensionare ;
- pe de alta parte se verifica formalizarea incetarii de drept prin decizia de constatare a intervenirii incetarii cim emisa de angajator in termen de 5 zile lucratoare de la data indeplinirii conditiilor, respectiv comunicarea documentului emis salariatului in termen de 5 zile lucratoare de la emitere, in conditiile art. 56 alin. (2) din Codul muncii, republicat;
    - un alt aspect care se verifica este momentul efectiv la incetarii activitatii, care rezulta din fisa sau condica de prezenta, care pot indica daca salariatul a fost sau nu mentinut in activitate dupa data indeplinirii conditiilor de pensionare, ceea ce ar fi atras dupa sine stabilirea unui nou raport de munca, ce trebuia formalizat de angajator prin incheierea in forma scrisa a unui nou contract individual de munca.


Asadar, pericole la tot pasul, iar ITM este exact institutia care va sta pe urmele dvs. identificand erorile de fond si de forma ale activitatii dvs., sanctionand sau doar indrumandu-va in relatia dvs. cu angajati. Un lucru este insa cert, o relatie buna si echitabila cu salariatii dvs. va poate feri de o prezenta constanta a organului de control.

- evidenta activitatii angajatilor dvs.;

In acest context se analizeaza:
- continutul dosarului de personal;
- inscrierile efectuate in registrul general de evidenta a salariatilor si stadiul comunicarii acestor informatii pe serverul Inspectiei Muncii, conform art. 34 alin. (2), (3) si (4) din Codul muncii, republicat si Hotararea Guvernului nr. 500/;
- emiterea si eliberarea adeverintelor privind activitatea salariatilor, vechimea in munca, in meserie si in specialitate a acestora, conform art. 34 alin. (5) din Codul muncii;

- timpul de munca si timpul de odihna al salariatilor.

    In ceea ce priveste timpul de munca, pe baza foilor de prezenta, a condicilor de prezenta, a orarelor afisate, a specificului activitatii si al propriilor constatari, inspectorii de munca vor putea verifica respectarea:

- timpului de munca zilnic, saptamanal sau la intervale de timp anume reglementate de lege prin indicarea unei medii a numarului de ore permise de lege si contractele colective (exemplu art. 114 din Codul muncii, republicat, care permite respectarea mediei saptamanale a orelor de munca, prin raportare la o perioada de timp mai mare, in functie de ramura de activitate);
- regimului special de munca al minorilor si al femeilor gravide, lauze sau care alapteaza – conditii de munca, timpul de munca;
- regimului muncii de noapte, respectiv respectarea:
* interdictiei generice de a depasi timpul de lucru de 8 ore pe parcursul a 24 de ore pentru salariatii care desfasoara activitate in conditii speciale sau deosebite, respectiv existenta reglementarilor (contract colectiv la nivel de unitate, contract colectiv la nivel superior) care permit derogarea de a la aceasta interdictie;
* interdictiei de a depasii media de 8 ore munca/zi calculata pe o perioada de referinta de maximum 3 luni calendaristice, cu respectarea repausului saptamanal;
* informarea ITM asupra folosirii frecvente a muncii de noapte;
* plata sporului pentru munca de noapte conform dispozitiilor legale;
* asigurarea controlului medical gratuit anterior inceperii activitatii de noapte si periodic;
* asigurarea trecerii la o munca de zi a salariatilor care prezinta probleme de sanatate avand legatura cu munca de noapte;
* respectarea interdictiei de a folosi tinerii care nu au implinit 18 ani la munca de noapte;
* obligarea gravidelor, lauzelor sau a femeilor care au nascut recent la prestarea muncii de noapte.
* regimului muncii in zilele de sarbatori legale si de repaus saptamanal;

    - indeplinirea obligatiei de initiere a negocierii contractului colectiv de munca in cazul angajatorilor care au cel putin 21 de salariati (a se vedea dispozitiile art. 129 alin. (1) din Legea nr. 62/2011 a dialogului social;
- indeplinirea obligatiei de renegociere a unor elemente ale contractului colectiv, anterior expirarii duratei pentru care a for incheiat, in masura in care partile au convenit asupra periodicitatii negocierii, respectiv a elementelor vizate pentru renegociere.

Verificarea efectuata de ITM in privinta CCM vizeaza existenta acelor acte care documenteaza:
- initierea negocierii contractului colectiv de munca, cu respectarea periodicitatii, respectiv a termenului cerut de lege ( a se vedea art. 129 si art. 141 din Legea nr. 62/2011);
- verificarea reprezentativitatii partilor (a documentatiei doveditoare), precum si a mandatelor echipelor de negociere;
- furnizarea catre partenerii de negociere a informatiilor obligatorii prevazute de lege in vederea negocierii;
- existenta si continutul proceselor verbale de negociere;
- raspunsul patronului la solicitarea reprezentantilor salariatilor de incepere a negocierilor, in situatia in care aceasta obligatie nu a fost indeplinita de angajator.

Ceea ce trebuie retinut este ca inspectorul de munca nu poate dispune in cadrul actiunii de control incheierea unui contract colectiv la nivelul unitatii, ci actiunea sa se limiteaza la indrumarea partilor sa initieze negocierea, de aceea este suficient sa se prezinte dovezi palpabile ale indeplinirii acestei obligatii prin emiterea si comunicarea unei invitatii adresate, conform art. 134 si art. 135 din Legea nr. 62/2011, dupa caz:
    - salariatilor, cu solicitarea desemnarii reprezentantilor, in conditiile legii, in masura in care acestia nu au fost deja desemnati;
    - reprezentantilor alesi, ai salariatilor;
    - organizatii lor sindicale din unitate.

In situatia controalelor efectuate in baza Legii nr. nr. 67/2006 privind protectia drepturilor salariatilor in cazul transferului intreprinderii, al unitatii sau al unor parti ale acestora si a art. 173 si art. 174 din Codul muncii, republicat, inspectorii de munca pot verifica si sanctiona respectarea oricarei obligatii stabilite prin actul normative mentionate.
    
Imputernicirea de control si sanctionare rezultata din textul Legii nr. 67/2006 are din pacate un caracter generic, ceea ce lasa la latitudinea inspectorului de munca modalitate de descriere a obligatiei angajatorului.

    In lipsa obisnuitelor texte de lege care definesc fapta contraventionala prin descrierea conduitei omisive sau comisive interzise de lege, inspectorul de munca trebuie sa urmareasca in ce masura in cazul transferului colectiv au fost respectate toate obligatiile legale, in caz contrat, orice abatere de la litera legii putand fi teoretic calificata drept contraventie.


 
Gabriela Dita
Consilier juridic

Studii
ianuarie – februarie 2010 – curs formator formare profesionala
2005 – 2006 masterand al Facultatii de Drept al Universitatii Bucuresti cu specialitatea „Relatii de munca si Industriale avand ca tema pentru lucrarea de disertatie Formele de suspendare a contractului individual de munca la disciplina Contractul individual de munca sub indrumarea prof. dr. Alexandru Atanasiu;

2003 – 2004 absolvent al studiilor postuniversitare de dreptul muncii organizate de Academia de Politie „Alexandru Ioan Cuza avand ca lucrare de absolvire tema: „Cazurile de suspendare a contractului individual de munca prevazute de Legea nr. 19/2000 sub coordonarea conf. univ. dr. Vlad Barbu;

2002 – 2003 atestat inspector resurse umane al Scolii Romane de Afaceri de pe langa Camera de Comert si Industrie a Romaniei;

1999 – licentiata in stiinte juridice a Facultatii de Drept a Universitatii Bucuresti avand ca lucrare de licenta „Acordul de asociere a Romaniei la Uniunea Europeana sub indrumarea si cordonarea prof. univ. dr. Augustin Fuerea.