Studiu de caz: Procedura de arhivare electronica a documentelor financiar-contabile

In acest moment, asa cum este prevazut in lege, orice angajator are obligatia de a pastra documentatia referitoare la contracte de munca si salarii pe o perioada de 50 de ani. Aceste documente, asa cum este de asteptat, ocupa un spatiu destul de mare, mai ales in cazul companiilor mai mari. Tocmai de aceea, multi dintre angajatori incearca sa gaseasca modalitati alternative de arhivare a registrelor si a documentelor aferente contractelor de munca si salariilor. Prin urmare, prevede lege posibilitatea ca angajatorul sa utilizeze un sistem electronic de arhivare?

Termenul obligatoriu de  pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, potrivit  pct. 51 din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

In schimb, termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 52, 53 si 54.

Conditiile in care se pot intocmi, edita si arhiva electronic documentele financiar-contabile sunt prevazute la lit. H, pct. 64 – 67:

64. Din punct de vedere al bazei de date trebuie sa existe posibilitatea reconstituirii in orice moment a continutului documentelor financiar-contabile.
65. Documentele financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie sa fie semnate de persoana care le intocmeste, in conformitate cu prevederile Legii 455/2001 privind semnatura electronica.
66. Trebuie sa existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzand masurile tehnice si organizatorice care sa asigure urmatoarele cerinte minimale:
a) confidentialitatea si integritatea comunicatiilor;
b) confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor;
c) confidentialitatea si integritatea datelor;
d) restrictionarea, detectarea si monitorizarea accesului in sistem;
e) restaurarea informatiilor gestionate de sistem in cazul unor calamitati naturale, evenimente imprevizibile, prin:
- arhivarea datelor utilizand tehnologia WORM, care sa permita inscriptionarea o singura data si accesarea ori de cate ori este nevoie a informatiilor stocate;
- inregistrarea datelor din documentele financiar-contabile in timp real, in alt sistem de calcul, cu aceleasi caracteristici, care sa fie amplasat intr-o alta locatie.

67. Trebuie sa se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.

Astfel, procedura de arhivare poate fi realizata in functie de reglementarile de mai sus si se poate face si apel la sistemul de pastrare electronic, una dintre conditii fiind  posibilitatea permanenta ca aceste documente financiar-contabile sa fie reconstituite.