Fisa postului pentru Sef Birou Serviciu - Administrativ

Regasiti mai jos un MODEL pentru Fisa postului pentru Sef Birou Serviciu – Administrativ, avand posibilitatea de a descarca si documentul in format Word editabil. 
 
 
Sef Birou Serviciu – Administrativ
 
I.          Identificarea postului
 
1.         Numele si prenumele titularului: ............
 
2.   Denumirea postului: Sef Serviciu Tehnic-Administrativ
 
[Daca in organigrama dvs. denumirea postului difera de cea din COR, va trebui sa mentionati in fisa si denumirea din COR.]
 
3.   Pozitia in COR / Cod:121906
 
[In cazul in care denumirea postului din firma dvs. nu se regaseste in COR, va trebui sa treceti codul din COR pentru denumirea cea mai apropiata din punct de vedere al sarcinilor si responsabilitatilor.]
 
4.         Departamentul / locatia: Administrativ
 
[Repartizarea se va face conform marimii, specificului si organigramei firmei.]
 
5.         Nivelul postului:  Conducere
 
6.         Relatii ierarhice (control, indrumare, posturi supervizate):
 
Se subordoneaza Directorului.
 
 [Pentru punctele 4, 5 si 6 se va tine cont de marimea, specificul si organigrama firmei.]
 
 
II.        Descrierea postului
 
1.         Scopul general al postului
 
Are ca scop general aprovizionarea, administrarea si intretinerea societatii si a aparaturii aferente.
 
 [In functie de marimea, specificul si organigrama firmei, scopul poate diferi. Scopul postului se va regasi detaliat in obiectul contractului definit in CIM semnat de parti.]
 
2.         Competente personale:
 
?         sa aiba insusiri de personalitate: seriozitate/responsabilitate, loialitate, hotarâre, adaptabilitate, autocontrol, atitudine pozitiva, sa aiba calitati psihice necesare (spirit de observatie, rabdare, viteza de reactie, capacitate de orientare in spatiu, capacitate de comunicare etc.); 
?         sa nu aiba antecedente penale
?         sa fie apt din punct de vedere medical
 
3.         Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului
 
Sarcinile de serviciu obligatorii, reprezentând 100% din norma de baza, corespunzatoare unei parti de 100% din salariul de baza.
?         este direct raspunzator de indeplinirea intocmai a atributiilor si prevederilor sarcinilor de serviciu stabilite in prezenta fisa 
?         este direct raspunzator de pastrarea bunurilor materiale sau de alta natura pe care le are in gestiune; 
 
Atributii
 
•           sa autoevalueze nivelul de pregatire permanent prin comparatie cu noutatile din domeniu 
•           sa verifice indeplinirea sarcinilor de catre oamenii din subordine;
•           sa centralizeze cererile de produse 
•           sa coreleze comenzile de la producatori cu solicitarile clientilor;
•           sa elaboreze si sa aprobe contracte pentru desfacerea produselor
•           sa programeze clientii pentru ridicarea marfii contractate;
•           sa urmareasca realizarea livrarilor si incasarea pretului marfurilor livrate, conform contractelor incheiate;
•           sa faca diligentele necesare pentru produsele importate, care necesita certificate de conformitate a calitatii;
•           sa programeze activitatile privind administrarea si asigurarea bunei functionari a echipamentelor si instalatiilor de la sediul firmei;
•           sa dispuna sau sa aprobe, la solicitarea angajatilor, transportul acestora, in interesul serviciului, cu mijloacele auto ale societatii;
•           sa asigure si sa urmareasca executia lucrarilor de revizie, intretinere si reparatii a parcului de masini;
•           sa asigure necesarul de carburanti pentru autoturismele din parcul auto;
•           sa asigure pentru personalul de serviciu, paza si protocol toate materialele si produsele necesare desfasurarii activitatii acestora in conditii bune;
•           sa asigure pentru personalul societatii rechizitele si celelalte consumabile, precum si echipamentele necesare desfasurarii activitatii in bune conditii;
•           sa verifice si sa aprobe deconturile personalului din societate;
•           sa participe la licitatii, pentru care verifica intocmirea documentatiei pentru participarea  la licitatie, conform Caietului de Sarcini, adjudeca, valorifica si intocmeste Caietul de Sarcini;
•           sa asigure derularea contractelor (livrari, operatiuni vama) in colaborare cu Serviciul Transporturi, Financiar si Contabilitate;
•           sa asigure transmiterea documentatiei de plata (acreditive, ordine de plata) catre Serviciul Financiar pentru derularea contractelor;
•           sa asigure transmiterea documentelor necesare participarii la licitatii valutare Serviciului financiar;
•           sa asigure emiterea comenzilor si incheierea contractelor cu partenerii straini;
•           sa intocmeasca referate de analiza comerciala a importurilor si sa le inainteze conducerii spre abrobare;
•           sa asigure transmiterea ofertelor primite catre solicitanti;
•           sa asigure transmiterea cererii de oferta la firmele producatoare la compartimentele tehnice solicitatoare spre avizare din punct de vedere tehnic;
•           sa asigure realizarea aprovizionarii in sistemul asigurarii calitatii;
•           sa dispuna masuri de economisire;
•           sa asigure primirea, conservarea, pastrarea, elaborarea, gestionarea valorilor materiale in cadrul magaziilor, depozitelor, boxelor si a altor locuri;
•           sa transmita spre avizare B.A.C. comenzile emise de furnizori autorizati;
•           sa urmareasca stadiul asigurarii bazei materiale pentru produsele executate in sistem de asigurare  a calitatii
•           prin intermediul delegatiilor participa la receptionarea diverselor produse;
•           sa raspunda din punct de vedere cantitativ pentru receptia produselor la furnizori;
•           sa participe impreuna ci CTC la receptia cantitativa si calitativa a materialelor si produselor aprovizionate;
•           sa participe la solutionarea neintelegerilor precontractuale cu furnizorii;
•           sa urmareasca derularea la termen a comenzilor si contractelor incheiate;
•           sa ceara sau sa efectueze analiza economico-financiara, in vederea gasirii furnizorului avantajos in raport calitate-pret, termen de livrare, transport, garantii etc;
•           sa raspunda de eliberarea la timp a materialelor solicitate;
•           sa sprijine activitatea de valorificare a tuturor materilelor receptionabile, refolosibile, in conditii legale; 
•           sa manifeste disponibilitate catre dialog, receptivitate, calm, tact in relatiile de serviciu; 
•           sa raspunda la toate solicitarile venite din partea conducerii pentru indeplinirea sarcinilor; 
•           sa verifice existenta si valabilitatea documentelor necesare;
•           sa raspunda la toate solicitarile venite din partea administratorului pentru indeplinirea unor sarcini conforme fisei postului; 
•           sa fie cinstit, loial si disciplinat, dând dovada in toate imprejurarile de o atitudine civilizata si corecta fata de toate persoanele cu care vine in contact; 
•           sa respecte cu strictete regulile de protectie a muncii si P.S.I. din obiectivul unde desfasoara serviciul;
•           sa acorde ajutor, atât cât este rational posibil, oricarui alt salariat, aflat intr-o situatie de pericol;
•           sa-si insuseasca si sa respecte normele si instructiunile de protectie a muncii si masurile de aplicare a acestora; 
•           sa aduca la cunostinta de indata administratorului accidentele de munca suferite de propria persoana sau de alti angajati; 
•           sa coopereze cu persoanele cu atributii specifice in domeniul securitatii si sanatatii in munca, atât timp cât este necesar, pentru realizarea oricarei sarcini sau cerinte impuse de autoritate competenta pentru prevenirea accidentelor si bolilor profesionale; 
•           sa refuze intemeiat executarea unei sarcini de munca daca aceasta ar pune in pericol de accidentare sau imbolnavire profesionala persoana sa sau a celorlalti colegi. 
•           sa informeze de indata administratorul despre orice deficienta constatata sau eveniment petrecut;
•           sa execute alte activitati in legatura cu indeplinirea sarcinilor de serviciu precizate de persoanele care au acest drept. 
 
[In functie de marimea, specificul si organigrama firmei, sarcinile/ atributiile/ activitatile, responsabilitatile postului pot diferi. 
Atentie! Raspunderea juridica generata de nerespectarea obligatiilor stabilite prin prezenta se va stabili in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare, precum si in baza procedurilor reglementate in Regulamentul Intern al firmei.]
 
4. Obligatii si Restrictii: 
 
?         nu executa nici o sarcina suplimentara legata de activitatea sa decât daca ea vine de la persoanele autorizate si daca vine pe cale ierarhica si se incadreaza in prevederile legale; 
?         sa asigure pastrarea secretului profesional privind activitatile ce se desfasoara in cadrul spatiului de lucru;
?         este strict interzisa consumarea de bauturi alcoolice inainte de intrarea in serviciu sau pe timpul serviciului; 
?         trebuie sa lase echipamentul curat, iar celelalte mijloace pe care le-a folosit, in buna stare. 
 
5. Conditiile de lucru ale postului
 
a.         Desfasurarea activitatii
 
Cazurile speciale sunt stabilite cu atentie, in cadrul echipei de lucru;
 
Acesta isi desfasoara activitatea in birou, ateliere, depozite ale unitatii.
 
b.         Conditii de formare profesionala Participa la sesiuni de formare si perfectionare
c.         Mijloace specifice de transmitere a informatiei
- telefon mobil;
 
 [Conditiile de la punctele a si b se decid la nivelul fiecarei firme, in functie de conditiile specifice si de posibilitati, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]
 
d.         Delegare (inlocuitori, sarcini delegate)
 
•           Doar in situatii de urgenta
 
[De obicei, fiecare firma stabileste si mentioneaza numele persoanei inlocuitoare, cu precizarea responsabilitatilor si a sarcinilor pe perioada delegarii.]
 
 
III.       Specificatiile postului
 
Nivelul de studii 
Studii superioare 
Experienta de minimum 3 ani pe un post similar.
 
[Nivelul de studii pentru fiecare post difera in functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.]
 
2. Aptitudinisi caracteristici personale
 
-           incredere in sine;
-           operativitate;
-           atentie;
-           viziune artistica, creativitate, flexibilitate, dinamism;
-           diplomatie si tact in relatia cu distributia si cu echipajul de filmare
-           indemanare;
-           ordine
-           rapiditate in reactii si judecata;
-           concentrare;
-           punctualitate;
-           capacitate de sinteza si analiza
-           capacitatea de a invata;
-           aptitudini tehnice
-           simt de organizare
-           atentie distributiva
-           capacitate de anticipare si evaluare a consecintelor unei situatii
-           capacitate de analiza, sinteza a informatiilor si adoptare a deciziei
 -          asumarea responsabilitatii
-           capacitate de a vedea in spatiu
-           capacitate de adaptare la specificul unei situatii
 
 [In functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma se pot solicita si alte competente.]
 
3. Program de lucru
 
Pentru un program normal de lucru, 8 ore/ zi.
 
Program: L-V: ............................, cu pauza de masa, 
                 S-D: ..................................................
 
 
 
?         Data 
 
 
Numele si semnatura titularului postului,      Numele si semnatura superiorului ierarhic,
 
A P R O B A T
         Director General