Auditul de Resurse Umane. Aspecte esentiale

Auditul de Resurse Umane este o denumire care ascunde in spatele sau, asemenea unei umbrele mai mari, o serie intreaga de proceduri si moduri de evaluare a functiunii de Resurse Umane dintr-o organizatie. Forma, extinderea ca arie acoperita sau gradul de detaliere, precum si focalizarea acestui raport, depind de scopul in care va fi mai apoi utilizat acest audit.

De regula, auditul functiunii de Resurse Umane face parte dintr-un audit mai larg cum ar fi auditul general al organizatiei, fie sub egida sistemului ISO 9001, fie in cadrul unui audit de evaluare completa (Due Dilligence) care poate surveni la preluarea companiei, la fuzionarea sau vanzarea acesteia, inainte de intrarea in insolventa etc.

Auditul de Resurse Umane este un instrument folosit si intern, de catre organizatii, pentru a-si imbunatati si evalua continuu situatia din diferite departamente, dar poate fi comandat sau recomandat si din exterior, de catre alti terti: de catre firma mama pentru filialele din alte locatii, la cererea sau sugestia unor organisme de certificare, institutii de control, clienti, furnizori. Acestia pot proveni atat din tara unde organizatia isi desfasoara activitatea cat si din afara organizatiei, din mediul economic international.

Auditul activitatilor de Resurse Umane poate surveni si in cazul externalizarii departamentului de Resurse Umane sau doar a anumitor activitati din acesta, cand se inventariaza si se analizeaza situatia „la zi”, pentru a se putea face o preluare corecta a istoricului functiunii, pentru a se sti problemele curente care exista, cele care trebuie remediate urgent, pe termen scurt, mediu etc.

Adeseori auditul de Resurse Umane se realizeaza periodic, de catre o organizatie externa, la cerinta managementului de top, pentru a avea un raport profesionist si obiectiv al situatiei „de fapt” din firma. Acesta este asemanator unui raport de risc si urmareste sa identifice riscuri pe care organizatia de regula nu le identifica singura. Asta deoarece insasi membrii responsabili din organizatie fie nu sunt pozitionati corespunzator, fie nu sunt capabili sa le identifice. De cele mai multe ori nu au resurse suficiente la dispozitie sau nu doresc ca aceste probleme sa fie cunoscute nivelului superior, din diferite motive personale. De exemplu, gradul de risc de a fi actionati in instanta relevat prin intervievarea fostilor angajati referitor la practicile ilegale din firma.

Nu in ultimul rand, se efectueaza un audit al functiunii de Resurse Umane inaintea unui control al autoritatilor, cand lista primita in avans, cu documentele ce urmeaza a fi auditate la control, urmareste efectiv o serie intreaga de elemente din sfera activitatilor de Resurse Umane, asemanator checklistului unui audit de resurse umane clasic. Urmarind existenta si corectitudinea intocmirii elementelor ce vor fi controlate, organizatia doreste sa se asigure ca respecta intocmai cerintele legale si ca este la adapost de amenzi sau alte masuri ce pot fi dispuse de catre autoritatile de control.

Uneori elemente intregi sau procese din sfera activitatilor de Resurse Umane pot fi auditate si in cadrul altor activitati de audit sau procese de raportare cum ar fi auditul social, rapoartele catre statistica, AJOFM, autoritati de finantare pentru cei care sunt implicati in accesarea de fonduri etc.

Autor: Flaviu Pop
Lucrare: Ghid complet pentru Managerul HR