Tipuri importante de audit al resurselor umane

In afara auditurilor clasice exemplificate mai sus, pot exista si audituri de resurse umane mai speciale cum sunt cele legate de elemente cheie de implementat in cadrul unei organizatii cum sunt politicile strategice de managementul talentelor sau performantei, introducerea evaluarilor psihometrice pe pasi in cadrul recrutarii de personal, lucrul cu sisteme de inalta performanta si utilizarea angajatilor cu potential.

Un audit folosit mai rar, insa deosebit de eficient pentru organizatiile mari, unde exista un numar mare de angajati care parasesc firma si nu intotdeauna multumiti, este auditul riscului de a fi dati in judecata.

In esenta acest audit de risc, efectuat intotdeauna cu o organizatie externa neimplicata in conflictele sau politica interna din firma,  sondeaza prin intermediul specialistilor sai, opinia fostilor angajati, legata de fostul angajator. Astfel se vor afla informatii despre gradul de nemultumire al angajatilor care au plecat din motive legate de tratamentul la care au fost supusi de sefii lor, de insatisfactia fata de anumite politici de firma sau de modul in care au fost acestea implementate, de  atmosfera de lucru intr-un anumit departament, dar mai ales de practicile mai putin etice sau chiar ilegale (daca acestea exista) si care odata aduse la cunostinta publicului, sau mai grav, a autoritatilor relevante, pot implica organizatia in scandaluri cu consecinte deosebit de grave. De abia cand paraseste organizatia si nu mai are nici o legatura emotionala sau economica cu aceasta, un angajat este dispus sa vorbeasca deschis despre frustrarile acumulate sau in cazuri mai serioase, despre posibilitatea de a da in judecata firma pentru practici ilegale.

Un exemplu simplu de elemente descoperite in urma unui astfel de audit de sondare a opiniei a fostilor angajati este descoperirea ca firma nu da in judecata angajatii care au semnat clauze de formare profesionala deoarece aceste clauze au fost stangaci intocmite in contractele individuale, asadar riscul de a pierde in instanta este foarte mare. Consecinta directa a aflarii acestui fapt de catre ceilalti angajati ar fi cresterea fluctuatiei, deoarece nu va mai exista aceasta bariera de retentie in calea celor care doresc sa plece dupa instruirea profesionala.

O alta situatie intalnita in practica consta in aflarea faptului ca anumitor angajati cu contracte de munca temporare li s-a pus in vedere sa plece din motive legate de performanta sau de disciplina muncii la finalul contractului, ca un fel de perioada de proba prelungita, iar acestia au acceptat stiind ca oricum contractul expira si nu au ce face pentru a protesta.

Auditul a descoperit insa ca o parte din acestia au consultat un avocat care le-a spus ca acea clauza din CIM care prevede durata limitata  a contractului in cazul lor este nula, deoarece situatia lor nu se regasea in nici una dintre situatiile expres prevazute de Codul Muncii ca fiind legale pentru incheierea acestui tip de contracte. Ca atare toate amenintarile si presiunile facute de management sunt lovite de nulitate atat in cazul lor, cat mai ales in cazul tuturor angajatilor actuali si viitori care au contracte de munca temporare, ilegal incheiate sau cel putin partial lovite de nulitate in cazul in care nu pot dovedi in instanta necesitatea incheierii acestui tip de contract.

Aceasta constatare poate aduce firmei uriase pierderi de imagine si chiar si economice. Ea poate fi remediata si adresata corespunzator prin corectarea actelor si politicilor din firma, daca este descoperita la timp, in urma unui audit preventiv de resurse umane.

Acestor audituri cu liste de control dedicate, create special pentru a se captura o stare de fapt si a creiona evolutia sistemelor in timp, li se mai adauga o categorie speciala, din ce in ce mai utilizata in ziua de astazi: Auditarea functiunii de Resurse Umane la preluarea de catre furnizori externi.

In situatia in care firma, dain cauza  unor decizii strategice de management sau fortata de evolutia pietei, presiunea costurilor etc., decide sa externalizeze total sau partial functiunea de Resurse Umane, este salutar sa se faca o evaluare a situatiei de pe teren, asemanator unui proces verbal de predare-primire, in care toate elementele importante trebuie evaluate si inventariate inainte de predarea lor urmatorilor responsabili.

Astfel se vor trece in tabelul de urmarire in cadrul auditului de preluare atat chestiuni practice, administrative (cum sunt cele legate de continutul si completitudinea dosarelor de personal, formularistica existenta in firma, utilizata pentru administrarea personalului, munca in desfasurare: dosare de pensii, comisii disciplinare, sanctionari, contracte suspendate ale mamelor, bolnavi etc.) cat si procese complexe de resurse umane,  cu responsabilitati si responsabili trecuti nominal in dreptul fiecarei activitati.

De ce este importanta aceasta detaliere? Deoarece de multe ori in cazul unor procese de Outsourcing ale functiunii de Resurse Umane se petrec si restructurari de personal, uneori semnificative, si organizatia poate realiza ca anumite informatii care vor trebui comunicate prestatorilor de servicii cad in seama unor factori sau angajati care nu mai exista in organigrama viitoare. De asemenea, pot aparea interfete noi in anumite situatii, unde nu exista responsabili nominalizati in prezent, deoarece inca nu s-a implementat noul mod de lucru. In urma auditului vor rezulta procesele si departamentele unde vor trebui numiti responsabili pentru a nu lasa anumite  activitati fara resurse interne sau externe.

Auditul de Resurse Umane este deci un instrument indispensabil atat managerului de Resurse Umane cat si conducatorilor organizatiei, deoarece de calitatea executiei acestuia si de consecventa si determinarea in implementarea solutiilor la neconformitatile aparute, depinde evitarea unor amenzi costisitoare si intrarea organizatiei in nivelul urmator de dezvoltare.

de Flaviu Pop