LEGISLATIAMUNCII.RO
"In situatia incetarii activitatii unei companii care este perioada pentru care trebuie pastrate dosarele de personal (CIM, acte aditionale, CI, diplome, etc) si statele de plata? Trebuie anuntat ITM locatia unde sunt arhivate? Exista obligativitatea arhivarii intr-un anume fel?"
Raspunsul specialistului:
Conform art. (7) alin. (7) din HG 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor:
Datele din registru si dosarele personale ale fiecarui salariat se pastreaza in conditii corespunzatoare, care sa asigure securitatea datelor, precum si respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal si ale art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, referitoare la statele de plata. Angajatorii raspund pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricarei alte persoane fizice sau juridice prin incalcarea acestor obligatii.
Art. 25. - (1) Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.
Consilier Ghid complet de Salarizare ReviSal si Contributii sociale
Ghid practic privind munca desfasurata de cetatenii non-UE pe teritoriul Romaniei
Hartuirea si discriminarea la locul de munca Legislatie explicata si studii de caz
Regulamentul intern in avantajul dvs Ghid complet
(1^1) Incepand cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate, la Agentia Nationala de Administrare Fiscala, se pastreaza timp de 5 ani.
Astfel, in prezent angajatorii au obligatia sa pastreze dosarele personale timp de 50 de ani. Incepand cu persoanele angajate din data de 01 ianuarie 2023, dosarele personale se vor pastra 5 ani.
Conform art. 18 alin. (1) din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996:
Art. 18. - (1) In cazul declararii falimentului, in conditiile legii, a unui creator de documente, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica, in sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, iar documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.
Astfel, daca societatea isi inceteaza activitatea trebuie sa predea documentele unui operator economic autorizat in prestarea de servicii arhivistice. Desi textul de mai sus se refera la faliment, apreciem ca se aplica si in cazul in care societatea se dizolva.
Acest prestator va avea calitatea de detinator al arhivei.
Conform alin. (5) al aceluiasi articol:
In vederea realizarii activitatilor prevazute la alin. (1)-(4) se instituie obligatia notificarii Arhivelor Nationale sau, dupa caz, a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:
a) de catre lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolventei unui creator sau detinator de documente si, in termen de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati;
b) de catre operatorii economici prevazuti la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1) cu privire la documentele preluate in baza contractelor prevazute la alin. (1);
c) de catre persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au in pastrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiintati cu privire la predarea arhivei si, in termen de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati.
Astfel, dupa incheierea contractului de predare a arhivei, in termen de 15 zile, operatorul economic caruia i-a fost predata arhiva trebuie sa efectueze notificarea mentionata la lit. c) de mai sus.
Angajatorul nu are obligatia de a notifica ITM.
Un raspuns valabil la data de 15.08.2022, oferit de expertii de la PortalCodulMuncii >>>
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
