Completare foaie de parcurs. Consumul de combustibil

Analizam cazul in care vanzatorii societatii intocmesc foi de parcurs pentru consumul de combustibil cu autoturismul de serviciu. In foaia de parcurs acestia completeaza numarul de km parcursi conform rutelor efectuate. Se analizeaza in ce masura consumul efectiv de combustibil este justificat in baza ordinelor de deplasare, deci in interesul societatii. Vom vedea daca este obligatoriu ca foaia de parcurs sa cuprinda informatii cu privire la KM la plecare si KM la sosire sau daca este suficient daca in foaia de parcurs se completeaza numarul de KM parcursi care sa justifice cheltuielile inregistrate in contabilitate.

Solutia consultantului:

Din punct de vedere fiscal, normele metodologice pentru art. 145^1 din Codul fiscal, regasite la pct. 45^1 alin. (2) din HG 44/2004, enumera informatiile minime obligatorii pe care trebuie sa le prezinte o foaie de parcurs, dupa cum urmeaza:

-    categoria de vehicul utilizat;
-    scopul si locul deplasarii;
-    km parcursi;
-    norma proprie de consum carburant pe km parcurs.
 
Observam ca temeiul normativ ce reglementeaza foaia de parcurs nu introduce un formular, astfel din intrebare consideram ca ambele variante sunt corecte.
 
Desigur, opinia noastra este ca pe foaia de parcurs trebuie precizat si kilometrajul initial, precum si kilometrajul final, in scopul stabilirii eventualelor avantaje in natura, daca exista situatia ca utilizatorul autovehiculului sa foloseasca autoturismul in interesul personal, prin procedura de calcul stabilita de pct. 70 - 75 din HG 44/2004 pentru aplicarea art. 55 alin. (3) din Codul fiscal - avantaje in natura impozabile la persoana fizica.
 
Cea mai buna solutie pe care v-o recomandam sa o utilizati porneste de la existenta formularului foii de parcurs, adoptat prin Ordinului Ministrului Transporturilor 1892/2006. La formatul si rubricatia deja existenta a formularului adoptat prin prezentul ordin, va recomandam sa inserati rubricatia si coloanele necesare ce corespund si solicitarilor fiscale.
 
Avand in vedere ca OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, nu reglementeaza formatul foii de parcurs, consideram ca solutia noastra prin care se adauga coloane/randuri  sau rubricatii la un format de document reglementat este una corecta.