Cum sa te organizezi mai usor la birou, daca ai o afacere la inceput de drum

Ai petrecut vreodata ore intregi pentru a cauta in birou sau in depozit? Atunci cand ai o afacere mica, te ocupi de mai multe lucruri, iar timpul este esential. De aceea, o buna organizare te ajuta sa iti conduci afacerea in mod eficient, sa ai clienti multumiti si angajati care sa isi faca datoria. In cele ce urmeaza, vei afla mai multe despre cum sa te organizezi daca ai o afacere la inceput de drum.  

Elimina excesul

Echipamentul vechi si fisierele antice iti consuma spatiu si pot contribui la blocarea afacerii tale. Prea multa mobila si dispozitive electronice care nu aduc valoare afacerii si biroului tau pot afecta starea de spirit a ta si a angajatilor tai. Incearca sa elimini excesul si sa pastrezi doar acele lucruri esentiale. 

Pune-ti intrebarea: „Acest lucru aduce un beneficiu real afacerii mele?”. Daca raspunsul este „nu”, il poti arunca fara probleme. In cazul in care nu il folosesti zilnic, dar il ai in vedere pentru viitor, depoziteaza-l intr-un loc anume. 

Mentine fisierele bine organizate

In loc sa pui o denumire la intamplare pentru fisierele tale, este indicat sa le denumesti cat mai simplu si logic pentru a le gasi usor atunci cand le cauti. Nu presupune, din start, ca iti vei aminti ceva. Creeaza un sistem de organizare si ierarhizare a fisierelor tale. 

De exemplu, daca ai o afacere cu mobila, vei dori sa organizezi fotografiile cu produsele pe care vrei sa le vinzi. Poti crea cate un fisier pentru fiecare categorie (paturi pentru dormitor, dulapuri, fotolii etc), apoi subcategorii (de exemplu, dulapuri clasice, dulapuri cu rafturi deschise etc). Ulterior, poti denumi fiecare imagine cu numele produsului si codul sau unic. 

In ceea ce priveste documentele fizice, este indicat sa scoti pe birou toate documentele pe care le detii. Alege, mai intai, ce pastrezi si ce arunci. Dupa aceea, sorteaza-le in functie de data sau alfabetic, cum iti este mai comod pentru a le gasi usor. Asigura-te ca toti angajatii sunt la curent cu metoda aleasa. Mai apoi, alege un dulap suficient de incapator pentru toate documentele tale. Ocupa-te si de arhivarea documentelor importante, pe care nu le vei folosi in viitorul apropiat, dar de care ai nevoie in anumite situatii. 

Consilier Ghid complet de Salarizare ReviSal si Contributii sociale

Vezi AICI detalii

250 Modele Fise de Post

Vezi AICI detalii

Ghid complet Instructiuni proprii de securitate a muncii

Vezi AICI detalii

Pentru a putea mentine documentele tale in ordine, este indicat sa pui etichete la fiecare mapa, sertar si raft. Astfel, vei sti unde se afla fiecare lucru pe care il folosesti. 

De asemenea, este indicat sa pui lucruri similare in apropiere. De exemplu, pastreaza pixurile in acelasi loc, documentele clientilor pe care ii ai intr-o anumita perioada de timp in acelasi biblioraft etc. 

Lasa-ti suficient spatiu de crestere

Asa cum in cazul unei biblioteci iti lasi loc pentru noi carti, si pentru o afacere la inceput de drum este indicat sa iti lasi suficient spatiu pentru inventar, pentru crearea de noi produse (deci si depozitarea lor) si tot asa. 

Profita de spatiu … pe verticala

Profita de spatiul din depozit chiar si pe verticala. Alege rafturi inalte si foloseste-te de o scara lunga pentru a ajunge la produsele dorite. Asigura-te, totusi, ca tii la indemana produsele cele mai vandute, pentru ca angajatii sa ajunga mai usor la ele. 

Alege obiecte de iluminat de calitate

Indiferent ca vorbim despre spatiul de birou sau despre depozit ori fabrica, obiectele de iluminat de calitate te vor ajuta sa gasesti mai usor ceea ce cauti. Astfel, vei preveni cazurile nefericite de a trimite clientilor comenzile gresite. 

Fii la curent cu cheltuielile

Cheltuielile sunt un motiv de stres pentru antreprenori. Daca ai o afacere la inceput de drum, pare ca nu ai niciodata suficient timp pentru a te ocupa de toate. 

Incearca sa petreci cateva minute in fiecare zi pentru a vedea care sunt cheltuielile zilnice. Arhiveaza sau scaneaza chitantele in fisiere etichetate pentru a sti ce reprezinta fiecare chiar inainte de a te uita. 

Senzatia de confuzie care tine de administrarea unei afaceri este o provocare pentru multi, insa o poti depasi daca pui in practica strategiile potrivite. Organizeaza spatiul de birouri si depozitul, foloseste-te de tehnologie si stabileste-ti obiective pe termen scurt si lung. Astfel, vei face ordine in haos si vei creste sansele de succes ale afacerii tale. 

Sursa foto: Shutterstock