Managementul timpului in HR. Strategii care pot imbunatati productivitatea angajatilor

Va reamintim ca managementul timpului este, in esenta, un real proces, nu degeaba existand experti cu care te poti consulta, in acest sens. Concret, vorbim despre o mai buna gestionare a timpului pe care il ai la dispozitie, fara a depasi cele 8 are, astfel incat sa te poti bucura de toate aspectele vietii.

Ce presupune managementul timpului
 

Pentru a invata aceasta arta de gestionare a timpului in mod corect ai nevoie de 3 calitati: puterea de a planifica, de a organiza si de a evalua cat de eficient a fost planul tau.

Cum te ajuta managementul timpului sa cresti productivitatea angajatilor

Nu iti face griji, in timp vei invata si acest secret, tine doar te tine sa reusesti. Evident ca aceasta regula poate fi aplicata in orice domeniu, nu doar in cel al resurselor umane. Desigur, atunci cand vorbim despre planificare, este necesar sa scrii pasii pe care doresti sa ii urmezi. Dupa aceea va fi mai usor sa organizezi activitatile zilei. Nu uita de evaluare, doar in acest mod iti vei da seama daca ai gestionat sau nu mai bine timpul.

In acest fel, expertii in HR vor deveni mai productivi, ceea ce nu poate fi decat o veste buna. Ce inseamna un management al timpului mai bun, atunci cand vorbim despre un specialist in domeniul resurselor umane?

Vei avea mai mult timp pentru dezvoltare si invatare, iar progresul tau se va reflecta in bunastarea companiei si a angajatilor. Vei avea mai mult timp pentru a crea noi traininguri si activitati pentru salariati. De asemenea, se va aloca un timp mai mare gandirii strategice, asa ca va fi imbunatatita si cultura organizationala, dar si imaginea de ansamblu a firmei.

Cu ajutorul unor aptitiudini de gestionare a timpului, reusim sa inlaturam activitatile neimportante, sa sporim eficienta si productivitatea muncii. Managementul timpului are la baza un set de obiceiuri, aptitudini, sisteme si principii folosite in procesul de organizare si planificare si ne poate ajuta sa alocam timpul perfect pentru a finaliza fiecare proiect pe care ni-l propunem, conform PortalResurseUmane.ro.

Principii si tehnici de managementul timpul in resurse umane care sunt usor de aplicat
 

Ghid practic de Securitate si Sanatate in Munca

Vezi AICI detalii

Apararea Impotriva Incendiilor - Ghid Practic

Vezi AICI detalii

Consilier Ghid complet de Salarizare ReviSal si Contributii sociale

Vezi AICI detalii

5 tehnici pentru gestionarea eficienta a timpului la locul de munca:

Programare si planificare din timp
 

De exemplu, planificarea se poate face la inceputul fiecarei saptamani, luni sau chiar in fiecare zi si are la baza cateva principii:

Cat timp am la dispozitie

Blocarea sarcinilor obligatorii pe care le am de indeplinit la serviciu

Programarea sarcinilor prioritare/urgente

Eliminarea intreruperilor
 

In timpul unei zile ne este blocata eficienta din cauza numeroaselor intreruperi, fie de natura personala, fie chiar din mediul profesional: mesaje, e-mailuri, apeluri telefonice etc.

O politica foarte buna este zero Inbox, niciun mail necitit. Delegati, tratati, stergeti, totul pentru a elibera mintea de eventuale task-uri inutile.

Smartphone-ul este o modalitate foarte “eficienta” de a ne distrage din taskurile pe care le avem de indeplinit, de aceea ar fi bine sa eliminam notificarile, sa il trecem pe modul silentios sau, daca avem un deadline, sa dam telefonul pe mod avion.

Tehnica Pomodoro
 

Ce presupune:

Alege o sarcina pe care doresti sa o finalizezi

Seteaza cronometrul pentru 25 de minute

Lucreaza fara intreruperi la sarcina

Ia o pauza scurta de 5 minute

Dupa 4 sarcini realizate, ia o pauza de 30 de minute

Stabilirea obiectivelor
 

Stabileste obiective clare, specifice si bine definite

Scrie obiectivele si iti vei concentra aspiratiile spre realizarea obiectivelor

Fa un plan de actiune, scrie pasii pe care trebuie sa ii urmezi pentru a le indeplini

Consecventa si perseverenta
 

Strategia Eisenhower 

Aceasta strategie te invata cum sa prioritizezi sarcinile plecand de la urgenta la importanta.

Cum aplici?

Clasifica sarcinile pe care le ai de facut intr-o zi in 4 cadrane, astfel:

Cadranul urgent si important – sarcini pe care trebuie sa le rezolvi acum

Cadranul urgent, dar neimportant – sarcini urgente, dar pe care le poti delega sau elimina

Cadranul non-urgent, dar important – lucruri catre care merita sa iti orientezi atentia

Cadranul non-urgent si neimportant – task-uri pe care sa le ignori sau sa le elimini

Instrumente pentru managementul timpului
 

Lipsa de timp este deja o problema generalizata, dar este o problema pe care, folosind instrumentele potrivite, o puteti tine sub control. Nu uitati ca, in calitate de manager de resurse umane , eficienta dvs. poate fi un bun exemplu pentru angajati.

Ca sa nu lasati probleme nerezolvate si ca sa aveti un bun randament de-a lungul unei perioade indelungate, va recomandam sa intocmiti si sa folositi un plan lunar – ca instrument de planificare a timpului.

CAND sa intocmiti planul lunar

La inceputul lunii (de exemplu, in prima zi de luni) sau in ultima zi de vineri in a lunii anterioare.

Pentru intocmirea planului lunar trebuie sa alocati 1-2 ore.

Ce va ofera insa un abonament la Portal Codul Muncii? In ce feluri va poate proteja firma sau activitatea profesionala?

Iata doar cateva dintre BENEFICIILE majore care va pun la adapost de neclaritatile legii si riscul de a aplica incorect noile modificari ale Codului Muncii:

Aveti langa dvs., din momentul in care va abonati, o echipa intreaga formata din consilieri juridici, experti in legislatia muncii, consultanti cu experienta de peste 15 ani in domeniu. Cu pregatire continua, echipa noastra de specialisti va ofera intotdeauna raspunsuri CORECTE si rezolvari pe care le puteti aplica IMEDIAT, detalii AICI >>>

CUM sa intocmiti planul lunar
 

Analizati cu atentie realizarile din luna precedenta si stabiliti daca:

• v-ati atins toate obiectivele;

• au aparut probleme noi;

• exista oportunitati noi.

Examinati prioritatile si obiectivele trimestriale si intrebati-va daca nu sunt obiective noi de stabilit.

Formulati-va in scris obiectivele lunare.

Alcatuiti o lista a activitatilor care trebuie realizate in cursul lunii.

Estimati timpul necesar pentru fiecare activitate.

Programati cele mai importante activitati la inceputul lunii.

Includeti in planul lunar numai activitatile care dureaza mai mult de o ora.

Pastrati flexibilitate in programare.

Informati-va colegii despre planul lunar pe care l-ati intocmit pentru a le da posibilitatea sa-si stabileasca si ei prioritatile.

Ganditi-va ce activitati puteti delega si anuntati decizia dvs. inca de la inceputul lunii.

Managementul timpului si beneficiile acestuia in departamentele de resurse umane
 

Ati auzit de Legea lui Pareto, legata de managementul timpului?

Un modest economist italian din secolul XIX, care nu s-a putut lauda cu foarte multe realizari in viata sa, a lasat totusi omenirii o lege care a revolutionat conceptul de „eficienta”. Este vorba despre Vilfredo Pareto care a „proclamat” legea ce ii poarta numele, asa-numita „Lege 80/20”.

Pareto a afirmat si, foarte interesant, a sustinut cu dovezi ca 80% din tot ceea ce se realizeaza pe pamant se face cu doar 20% din efortul omenirii. Mai mult, el a aplicat legea fiecarui domeniu in parte si i-a dovedit universalitatea. De exemplu, conform lui Pareto: 80% din comenzile firmei sosesc de la 20% din clientii din baza de date, 80% din examenele unei sesiuni se iau invatand 20% din timpul total.

Aceasta lege duce la o oportunitate foarte atractiva de organizare a timpului! Stabilindu-va obiective concrete, puteti fi 80% eficient atingand 20% din obiective. O perspectiva interesanta, nu-i asa?

Mergand pe aceeasi idee, daca va realizati o lista zilnica de 10 activitati, va puteti astepta la 80% eficienta prin rezolvarea celor mai importante doua. De aici vine o alta regula importanta: pentru a fi eficient, trebuie sa va concentrati, in primul rand, pe cele mai importante activitati. Cele de care depind afacerea dumneavoastra, supravietuirea si dezvoltarea ei.

Daca trebuie sa semnati un contract de parteneriat cu o companie de peste hotare pe care o asteptati de doi ani si trebuie sa vedeti noul camion care tocmai a sosit de la dealer, care este activitatea mai importanta? Acordand atentie doar lucrurilor care cantaresc enorm in viata firmei, ati facut cel mai important pas in gestionarea cu folos a timpului dumneavoastra.

Beneficiile unui management al timpului de succes in HR:

Munca ta va fi calitativa. Pentru ca, oricat de atenti am fi, atunci cand avem mii de taskuri de facut, este aproape imposibil sa nu gresim. Ca sa nu mai spunem de stresul produs, in special atunci cand vorbim despre tot felul de probleme care apar pe parcurs. Cel mai bine ar fi sa te ocupi de cate o sarcina, pe rand. In acest fel, focusandu-ti atentia in acest mod, cu siguranta vei avea rezultate mai bune si nu va mai trebui sa revii asupra aceluiasi subiect.

O mai buna productivitate. Ca specialist in HR, cu siguranta ai remarcat ca, atunci cand ai un management mai bun al timpului esti mai productiv. Mai putine intreruperi si o atentie dedicata asupra unui singur task, cheia catre succes, in orice domeniu.

Succesul e garantat. Un om de succes este, inainte de toate, o persoana care stie ca gestiunea timpului este esentiala, indiferent de cariera aleasa. Odata ce vei incepe sa iti gestionezi mai bine timpul, vei reusi sa duci la indeplinire mai multe taskuri.

Studiu de caz managementul timpului
 

Managementul timpului - sa nu uitam de repausul zilnic si repausul saptamanal

"Am o intrebare in legatura cu pontajul. Unii slariati au CIM cu program inegal de lucru (40 ore/sapt) si lucreaza de luni pana vineri 7 ore jumate pe zi. Intrebarea e cum evidentiez in pontaj cele 7 ore jumate (7,30 sau 7,50?). Am calculat in ambele moduri si rezultatul difera. Avand in vedere ca se lucreaza si sambata 5 ore (cu acordul salariatului si acordam spor) de la ora 07:30 la 12:00 si luni incepe activitatea de la 13:30 este corect, respectam repausul de 48 ore consecutiv?"

Raspunsul specialistilor:

Conform art. 135 alin. (1) din Codul muncii, salariatii au dreptul intre doua zile de munca la un repaus care nu poate fi mai mic de 12 ore consecutive. Alin. (2) al aceluiasi articol stabileste ca, prin exceptie, in cazul muncii in schimburi, acest repaus nu poate fi mai mic de 8 ore intre schimburi.

Art. 115 alin. (2) din Codul muncii stabileste ca, durata zilnica a timpului de munca de 12 ore va fi urmata de o perioada de repaus de 24 de ore.

Conform art. 137 alin.(1) din Codul muncii, repausul saptamanal este de 48 de ore consecutive, de regula sambata si duminica. In consecinta, salariatii au dreptul la repaus saptamanal la care se adauga repausul zilnic.

In situatia expusa nu este acordat repausul saptamanal intrucat intr-un interval de 7 zile salariatii nu beneficiaza de repaus saptamanal de 48 ore libere consecutive.

La finalul zilei de vineri salariatii trebuie sa beneficieze de repaus zilnic de 12 ore la care se cumuleaza repausul saptamanal de 48 ore.

In ceea ce priveste intrebarea cu pontajul, precizez ca nu inteleg de unde 7,50. Daca salariatii presteaza activitate 7 ore si jumatate in pontaj se va evidentia timpul de lucru de 7h si 30 min.

Programul nu este inegal daca in fiecare zi durata muncii este de 7h si 30 min. Inegal inseamna ca durata muncii nu este aceeasi in fiecare zi, observa PortalCodulMuncii.ro.

Munca in zi de sarbatoare legala. Compensarea cu timp liber corespunzator

Munca in zi de sarbatoare legala, conform art. 139 alin. (1) din Codul muncii:

Zilele de sarbatoare legala in care nu se lucreaza sunt:

- 1 si 2 ianuarie;

- 24 ianuarie - Ziua Unirii Principatelor Romane;

- Vinerea Mare, ultima zi de vineri inaintea Pastelui;

- prima si a doua zi de Pasti;

- 1 mai;

- 1 iunie;

- prima si a doua zi de Rusalii;

- Adormirea Maicii Domnului;

- 30 noiembrie - Sfantul Apostol Andrei, cel Intai chemat, Ocrotitorul Romaniei;

- 1 decembrie;

- prima si a doua zi de Craciun;

- doua zile pentru fiecare dintre cele 3 sarbatori religioase anuale, declarate astfel de cultele religioase legale, altele decat cele crestine, pentru persoanele apartinand acestora.

Art. 141 din acelsi Cod stabileste ca prevederile art. 139 nu se aplica in locurile de munca in care activitatea nu poate fi intrerupta datorita caracterului procesului de productie sau specificului activitatii.

Din prevederile art. 139 mai sus citat rezulta ca munca poate fi prestata in zi de sarbatoare legala daca activitatea nu poate fi intrerupta datorita caracterului procesului de productie sau specificului activitatii.

Conform art. 142 din Codul muncii, salariatilor care lucreaza in unitatile prevazute la art. 140, precum si la locurile de munca prevazute la art. 141 li se asigura compensarea cu timp liber corespunzator in urmatoarele 30 de zile.

In cazul in care, din motive justificate, nu se acorda zile libere, salariatii beneficiaza, pentru munca prestata in zilele de sarbatoare legala, de un spor la salariul de baza ce nu poate fi mai mic de 100% din salariul de baza corespunzator muncii prestat in programul normal de lucru.