Este posibil si corect d.p.d.v. legal sa se arhiveze contractul individual de munca si actele aditionale in format electronic, avand semnatura ambelor parti (semnatura electronica)?
Societatea doreste sa reduca documentele printate si sa le arhiveze electronic.
Raspunsul specialistului:
Conform art. 4 pct. 2 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica, inscris in forma electronica reprezinta o colecție de date in forma electronica intre care exista relații logice si funcționale si care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificație inteligibila, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar.
Art. 5 din acelasi act normativ stabileste ca inscrisul in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice, este asimilat, in ceea ce priveste condiţiile si efectele sale, cu inscrisul sub semnatura privata.
Din aceste prevederi legale rezulta ca actul in format electronic ce poarta o semnatura electronica extinsa este asimilat unui act sub semnatura privata, insa acesta este destinat exclusiv folosirii in sistemul electronic intrucat se prevede ca sunt destinate citirii prin intermediul unui program informatic.
Ca atare, semnatura eletronica nu poate fi aplicata pe un inscris aflat pe suport hartie.
Conform art. 16 alin. (3) din Codul muncii, angajatorul este obligat ca, anterior inceperii activitaţii, sa inmaneze salariatului un exemplar din contractul individual de munca.
Inmanarea presupune predarea exemplarului din contractul individual de munca in mana.
Inalta Curte de Casatie si Justitie a hotarat prin Decizia nr. 6/2015 publicata in Monitorul Oficial nr. 199 din 25 martie 2015 a hotarat ca un act comunicat celeilalte parți pe suport hartie, fara semnatura originala a celui de la care emana, nu poate avea decat valoarea unei copii a inscrisului electronic original.
In consecinta, consideram ca nu este posibila semnarea electronica a contractelor individuale de munca intrucat este necesara folosirea acestora pe suport de hartie, iar semnatura electronica exclude folosirea inscrisului semnat electronic pe suport de hartie. Acestea trebuie sa fie semnate olograf si arhivate pe suport de hartie.
Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri
Utilizarea autocamionului altei societatiIntrebare: Un salariat angajat in functia de conducator auto/sofer profesionist la o societate pentru a putea conduce autocamionul altei societati la care nu este angajat de ce documente are nevoie? Autocamionul are licenta de transport pe societatea la care salariatul nu este angajat. Trebuie un contract de comodat intre persoana fizica si societatea care detine autocamionul?
vezi AICI raspunsul specialistilor <<
Temei suspendare CIM pentru concediu crestere copil cu handicapIntrebare: Avem o salariata care a fost in concediu crestere copil pana la 2 ani. Copilul implinea 2 ani pe data de 17.02.2025, salariata s-a intors la munca cu 1 luna inainte de a implini copilul 2 ani, respectiv pe data de 17.01.2025. Salariata ma anunta verbal in data de 17.02.2025 ca a primit prin posta certificatul de handicap pentru copil, urmand ca in data de 18.02.2025 sa imi aduca o copie dupa certificatul de handicap al copilul. Salariata in baza certificatului de handicap solicita concediu...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<