5. Interviul de evaluare - plan de evaluare

Putine sarcini ale managerului sunt mai dificile decat aceea de a evalua personalul din subordine. Asta alaturi de un angajat si a discuta despre punctele lui forte si despre slabiciunile din activitatea sa nu este un lucru u sor.

Conducerea eficace a unui interviu de evaluare este o calitate adesea neglijata si subapreciata, de si operatia de evaluare necesita planificare atenta , analiza obiectiva si practica frecventa .

Nu toti managerii sunt dispusi sa discute performantele subalternilor, dar interviul de evaluare este recunoscut ca cea mai buna modalitate de a identifica potentialul, capacitatea si nevoile de instruire ale angajatilor.
 Cel care conduce interviul poate fi managerul general, managerul de departament sau superiorul direct.

Scopul interviului de evaluare este discutarea performantelor in munca si a obiectivelor viitoare ale angajatilor.
Interviul de evaluare permite o mai buna intelegere a cerintelor postului si a modului in care sunt masurate performantele angajatului.

Dupa ce ati efectuat evaluarea unui angajat si ati completat rezultatele analizei in fisa de evaluare, este momentul sa stabiliti o intalnire cu cel evaluat, in care sa discutati performantele sale. 
Discutia (interviul de evaluare) dureaza , in mod obisnuit, intre 15 si 30 de minute si trebuie sa se concentreze asupra analizei activita tii angajatului.

Cum sa conduceti interviul de evaluare

- Plan de actiune -

Regulamentul intern in avantajul dvs Ghid complet

Vezi AICI detalii

Procedura completa la angajare Caiet de lucru pentru angajatori si manageri de HR

Vezi AICI detalii

Hartuirea si discriminarea la locul de munca Legislatie explicata si studii de caz

Vezi AICI detalii

- Pregatiti interviul

• Revedeti activitatea angajatului evaluat.

• Discutati cu colegii si superiorii acestuia despre performantele activitatii sale.

• Trimiteti angajatului fisa de evaluare spre completare (autoevaluare).

• Adaugati in fisa de evaluare comentariile dvs.

• Recititi fisa evaluarii precedente.

• Pregatiti atmosfera in care se va desfasura interviul. Cei mai multi angajati privesc cu teama aceste intalniri. Un angajat relaxat este mai pregatit sa accepte evaluarea pe care i-o faceti si sa coopereze.

• Stabiliti o data si un loc exact pentru interviu si anuntati ca nu vreti sa fiti deranjat. Faceti ca angajatul sa simta ca evaluarea performantelor sale este un eveniment important si ca a fost planificat cu atentie. Cel mai indicat loc de desfasurare este biroul celui care realizeaza evaluarea.

- Organizati interviul

• Stabiliti un moment adecvat sustinerii interviului.

• Stabiliti un numa r rezonabil de interviuri pe zi.

• Asigurati-va ca angajatii inteleg in ce consta interviul de evaluare si care este scopul sau.

- Conduceti interviul

• Folositi fisa de evaluare ca punct de plecare a discutiilor.

• Incercati sa va puneti in locul angajatului.

• Ascultati cu atentie ce are de spus angajatul.

• Nu lasati discutia sa alunece spre subiecte nerelevante.

• Utilizati un limbaj clar, care sa nu permita interpretari gresite.

• Faceti din interviu un dialog fructuos. Nu sustineti un monolog in fata angajatului; oferiti-i ocazia de a- si exprima punctul de vedere si tineti seama de explicatiile sale.

• Formulati planurile de imbunatatire a performantei.

• Planificati modul in care vor fi valorificate calitatile angajatului in perioada urmatoare.

• Discutati despre cum va obtine imbunatatirea performantelor sale.

• Cereti angajatului sa vorbeasca despre felul in care vede dezvoltarea carierei sale in organizatie.

• Identificati domeniile in care angajatul are nevoie de instruire suplimentara .
• Precizati un termen in care va a steptati sa remarcati o ameliorare a rezultatelor nesatisfacatoare.

• Acordati responsabilitati extinse unui angajat care are rezultate excelente in ultima perioada .

• Concentrati-va asupra analizei performantelor.

Evidentiati punctele forte si slabiciunile angajatului. Insistati asupra obiectivelor din domeniul in care doriti o imbunatatire a performantelor celui evaluat.

- Incurajati feedback-ul

• Cereti parerea angajatului referitoare la activitatea sa (fi sa de evaluare pe care acesta o completeaza inainte de interviu va arata cum s-a autoevaluat). Angajatul poate aborda o atitudine defensiva , pentru a-si proteja propria pozitie, sau isi poate recunoaste deschis greselile.

• Puneti intreba ri deschise de genul: Care a fost cea mai interesanta activitate pe care ati intreprins-o in firma in ultima perioada ? Care credeti ca au fost domeniile in care ati inregistrat cele mai bune performante? Unde credeti ca ar fi necesare imbunatatiri? Cum va putem ajuta?

• Intrebati angajatul despre cat de corecta i se pare descrierea postului in raport cu ceea ce face efectiv.

• Cereti-i sa identifice succesele si esecurile inregistrate pe post.
• Nu contraziceti in mod direct opiniile exprimate de angajat. Nu permiteti purtarea unei discutii in contradictoriu.

• Incurajati-l sa fie deschis, raspundeti comentariilor si intrebarilor sale.

- Incheiati interviul

• Incheiati pe un ton pozitiv, marcand intelegerea la care s-a ajuns.

• Stabiliti obiectivele urma toare si termenul-limita de indeplinire a lor.

• Nu lasati sa planeze nici o umbra de indoiala asupra a ceea ce se a steapta de la angajat in perioada urmatoare. Acesta trebuie sa stie, dupa interviu, ce sa faca pentru a inregistra succese.

• Puneti-va de acord asupra continutului formularului de evaluare si semnati-l. Din acest moment devine un document oficial. Oferiti o copie celui evaluat. Pregatiti deja interviul de evaluare pentru perioada urmatoare.

• Daca angajatul contesta calificativul primit, el poate redacta o plangere adresata conducerii firmei, mentionand cauzele nemultumirii sale. Si in acest caz insa , trebuie sa semneze formularul de evaluare pentru a confirma sustinerea respectivului interviu. Daca angajatul nu vrea totusi sa semneze, un alt salariat trebuie sa dea o declaratie prin care certifica refuzul angajatului evaluat.

Nu exista , desigur, o formula magica pentru sustinerea interviului. Exista totusi cateva reguli de baza care ar trebui urmate.

Creati o atmosfera de confort fizic si psihic, fara intreruperi; alocati suficient timp pentru ca evaluarea sa se faca cu atentie si toate problemele sa fie discutate. Angajatul trebuie sa stie ca interviul nu este un proces in care se cauta si se pedepsesc greselile, ci o ocazie pentru el de a analiza corect performantele proprii. De asemenea, pentru dvs., interviul de evaluare constituie un bun prilej de a va arata interesul fata de dezvoltarea angajatului si de a-i furniza ajutorul necesar.

Asigurati-va ca dvs. si angajatul aveti aceeasi reprezentare a postului si a standardelor de performanta asociate acestuia. 
 Performanta trebuie sa stea in centrul atentiei in procesul de evaluare, nu personalitatea si nici atitudinile angajatului. Acestea din urma vor fi discutate daca au legatura directa cu performantele realizate (cum este cazul, de pilda , al manierei de a se adresa colegilor sau clientilor).

Superiorul nu trebuie sa se amestece in viata privata a angajatului. Problemele personale trebuie discutate doar daca ele reprezinta cauza unei probleme de performanta . 

Nu faceti comparatii cu alti angajati! Salariatul este evaluat fata de standardele clare, caracteristice fieca rui post. Fiti specific, mai ales cand faceti comentarii sau cand adresati reprosuri.

Interviul poate esua daca :

- analizati mai degraba persoana decat performantele si comportamentul acesteia;
- va concentrati mai ales asupra slabiciunilor angajatului si uitati sa apreciati calitatile dovedite;
- manifestati lipsa unei atitudini constructive fata de problemele angajatului (evitati discutarea aspectelor care sunt neplacute pentru dvs.);
- aveti o atitudine superioara fata de cel evaluat;
- abordati interviul cu o opinie gata formata in ceea ce il priveste pe angajat.