Procesul de sortare a candidaturilor presupune alegerea acelor candidati care corespund cerintelor postului, prin separarea de cei care, in mod clar, nu satisfac respectivele cerinte.
Intervievarea tuturor ar fi nu doar consumatoare de timp, dar, la un moment dat, chiar imposibila. De aceea, sortarea candidaturilor se face, in general, pe baza dosarelor de candidatura. Acestea includ:
• formularul de candidatura oferit spre completare de catre firma;
• un CV;
• referinte;
• o fotografie recenta a candidatului;
• o scrisoare de intentie redactata de mana (pentru un eventual examen grafologic);
alte date relevante despre candidatura respectiva.
CV-ul ofera fiecarui candidat posibilitatea de a se autoprezenta intr-o maniera care sa-i puna in evidenta calitatile si astfel sa convinga recrutorul de potentialul sau. Dificultatea apare in compararea acestor CV-uri. De aceea este util sa aveti la indemana formulare (cereri) de candidatura.
Formularul de candidatura
Hartuirea si discriminarea la locul de munca Legislatie explicata si studii de caz
Ghid complet Instructiuni proprii de securitate a muncii
Contributii aferente veniturilor impozabile si neimpozabile in 2024
Formularele de candidatura au scopul de a aduna intr-o forma bine structurata informatii relevante despre fiecare candidat, care sa ajute la conturarea unui portret cat mai detaliat al acestuia.
Formularul de candidatura urmeaza sa fie completat de fiecare candidat si contine, de obicei, urmatoarele elemente: numele, adresa, varsta, sexul, starea civila, nationalitatea, studiile, experienta de munca, informatii care sa ofere indicii despre personalitatea candidatului (hobbyuri, domenii de interes), apartenenta la organizatii profesionale, publicatii, premii si distinctii primite, motivul pentru care doreste un post in firma.
Fiecare candidat trebuie sa semneze documentul, semnatarul asumandu-si astfel raspunderea pentru cele declarate.
Analizati cu atentie formularele de candidatura, gandindu-va la ceea ce ofera si cere postul vacant. Apoi intocmiti o lista in care candidatii pot fi clasificati in trei mari categorii: evident potriviti postului, posibili potriviti, evident nepotriviti. Candidatii din prima categorie (la care se pot adauga, in functie de numarul lor, si cei din a doua) sunt cei pe care in continuare ii veti sorta prin testare si interviu.
Dificultatea sortarii consta in distribuirea variata a calitatilor fiecarui candidat: excelenti performeri pe posturile anterioare pot avea o varsta prea inaintata pentru ceea ce doriti dvs., la altii remarcati lipsa unei experiente profesionale, desi au toate calificarile cerute de post. Nu exista solutii dinainte stabilite in efectuarea alegerii corecte. Trebuie sa aveti fixate, totusi, anumite criterii clare (relevante pentru post) de efectuare a recrutarii si selectiei. Pe parcursul interviurilor, explorati mai atent plusurile si minusurile fiecarui candidat.
Analiza si evaluarea CV-urilor
Resume este termenul folosit cu precadere in literatura de specialitate americana, in timp ce CV ( Curriculum Vitae) este termenul specific Marii Britanii si Europei. CV-urile au devenit un fel de carte de vizita a oricarei persoane. Gasirea unui loc de munca este conditionata de intocmirea unui CV cat mai prezentabil.
Pentru manageri, problema consta in a depista ce se ascunde in spatele fiecaruia dintre CV-urile pe care le primeste. Urmeaza apoi alcatuirea pe baza lor a unui portret cat mai apropiat de realitate al candidatilor.
Desi extrem de utile, CV-urile pot dezinforma la fel de bine precum pot informa. Spre deosebire de formularele de candidatura, care solicita prezentarea informatiei despre candidati intr-o forma prestabilita, pentru a usuratrierea lor,
CV-ul ofera posibilitatea realizarii unui autoportret al candidatului.
Ca si in cazul anuntului de recrutare, formatul (punerea in pagina) este esential. Ca manager, timpul dvs. este foarte pretios. Asa incat nu trebuie sa va ia mai mult de 1 minut pentru a stabili, dintr-o privire, daca merita sau nu sa cititi acel CV.
Pentru ca CV-urile permit exprimarea creativitatii candidatilor, compararea lor este extrem de dificila. Pe langa destule similaritati intre candidati, apar o multime de particularitati mai mult sau mai putin importante.
Lista de control pentru evaluarea CV-urilor
Aspectul CV-ului
Chiar daca aspectul CV-ului poate parea un criteriu subiectiv de selectie, el indica totusi interesul pe care un candidat il manifesta fata de acel post. In plus, structurarea informatiei si volumul acesteia va ofera primele impresii despre candidat. Aveti in vedere:
• aspectele ortografice,
• stilul de redactare,
• modul de organizare a informatiei (de exemplu, mentionarea in ordine invers cronologica a experientei de lucru),
• asezarea in pagina,
• calitatea hartiei.
Continutul CV-ului
- Incercati sa identificati prioritatile candidatului.
- Stabiliti in ce masura a inteles acesta cerintele postului, verificand calitatile proprii asupra carora insista (candidatul poate accentua studiile sau experienta profesionala dobandita).
- Analizati abilitatile de comunicare ale candidatului (explicatiile lungi ofera imaginea unei persoane “vorbarete”, redactarea intr-o limba straina permite evaluarea cunoasterii acelei limbi).
- Stabiliti daca volumul de informatii prezentate si nivelul de detaliere a acestora este satisfacator.
- Cat de utile sunt aceste informatii in luarea deciziei?
- Cat de consecvent si logic este prezentata informatia?
Informatii despre studii
- Definiti nivelul de competenta dorit.
- Verificati daca studiile efectuate de candidat si calificarile obtinute corespund cerintelor postului. O eventuala subcalificare il scoate din cursa pe candidat, dar si o supracalificare trebuie sa va atraga atentia asupra unei probleme: ea poate conduce, dupa un timp, la plictiseala si lipsa motivarii in munca.
- Analizati continuitatea studiilor (cursuri post-universitare, cursuri de perfectionare).
Informatii despre pregatirea profesionala si experienta
Identificati ruta profesionala a candidatului:
- locurile de munca anterioare;
- posturile detinute, descrierea acestora in termeni cat mai specifici, care sa permita evaluarea responsabilitatilor detinute (eventuale cifre care sa demonstreze rezultatele obtinute);
- concordanta dintre denumirile posturilor detinute, sarcinile si indatoririle indeplinite;
- durata “stationarii” pe fiecare post;
- frecventa schimbarilor locului de munca si motivele plecarilor;
- promovarile obtinute;
- prezentarea unei liste a realizarilor profesionale majore;
- perioadele omise (despre care nu se mentioneaza nimic) din cariera sa, nespecificarea unor date;
- ruta profesionala urmeaza o curba ascendenta, liniara sau descendenta;
- compatibilitatea dintre obiectivele profesionale ale candidatului si postul (firma) dvs.
Alte informatii relevante
- Cautati alte calitati ale candidatului, asa cum reies din activitatile sale extraprofesionale (hobbyuri, domenii de interes).
- Luati in seama cunostintele de informatica si limbi straine; chiar daca aceste abilitati nu au legatura directa cu postul vacant, ele permit evaluarea unor oportunitati viitoare ale angajatului.
Evaluarea scrisorilor de intentie
Scrisorile de intentie insotesc de obicei CV-ul, exprimand interesul candidatului in obtinerea postului pentru care concureaza.
Citite cu atentie, aceste documente ofera indicii importante privind expeditorul. Analizati:
• respectarea unor reguli simple ale corespondentei de afaceri (mentionarea numelui destinatarului in stanga sus, data in dreapta sus, formula de adresare);
• continutul scrisorii ( in general, ea trebuie sa prezinte interesul candidatului pentru postul si firma dvs., modalitatea prin care a aflat de acel post, o scurta descriere a punctelor sale forte, exprimarea dorintei de a fi contactat pentru un eventual interviu si multumirile de rigoare);
• originalitatea textului (dorinta candidatului este de a evita cliseele unor astfel de scrisori sau scrisoarea e doar “una dintr-o mie identice”?);
• corectitudinea gramaticala;
• cat de informat este in legatura cu firma dvs.;
• impresia generala pe care v-o creeaza; stie candidatul sa isi “vanda” calitatile de care dispune?
Referintele
Din ce in ce mai multe firme solicita referinte pentru completarea dosarului de candidatura. si totusi, aceasta practica nu va este intotdeauna de mare folos: multe referinte sunt “aranjate”. In plus, furnizarea de referinte despre un candidat de la actualul sau loc de munca este de cele mai multe ori imposibila (acesta nu doreste sa-si dezvaluie intentiile de a parasi firma).
Referintele din partea institutiilor de invatamant absolvite de catre candidati nu ofera nici ele o valabilitate ridicata: studentii excelenti nu sunt in mod necesar la fel de buni angajati.
Cand aveti totusi posibilitatea de a primi informatii suplimentare despre angajat (aveti permisiunea acestuia de a contacta persoane cu care a lucrat in trecut), incercati sa obtineti detalii prin telefon. Evitati solicitarile scrise: oamenii sunt de obicei mai sinceri atunci cand vorbesc! Prin telefon, aveti ocazia sa puneti intrebari mai directe, pornind de la informatii deja detinute despre candidat.
Referintele sunt un important mijloc de verificare a informatiilor si de strangere a datelor despre candidati, dar ele nu trebuie sa constituie singurul criteriu de selectie. Fostii superiori ai candidatului pot fi consultati direct. Intrebarile trebuie sa fie specifice: cat de des absenta, care ii erau responsabilitatile, datele angajarii, care erau punctele slabe si cele forte.
In functie de informatiile pe care doriti sa le obtineti despre candidat, puteti apela la intrebari de tipul celor de mai jos:
- Cat timp a lucrat pentru dvs.?
- Ce posturi a detinut in organizatie?
- Cum l-ati descrie din punct de vedere moral?
- Daca ati avea ocazia, l-ati angaja din nou?
- Care au fost motivele plecarii?
- Cum se intelegea cu colegii?
Exemplu:
Cand un raspuns vi se pare nesigur sau ambiguu, reformulati intrebarea:
- Cum puteti descrie performantele lui X?
- Pai, lucra ca toti ceilalti; isi facea treaba.
- Vreti sa spuneti ca il considerati un angajat ambitios si serios?
- Da, asa cred.
Ezitarea in primul raspuns indica faptul ca trebuie sa insistati; al doilea raspuns va da dreptate: lucrurile nu stau chiar asa de bine cu candidatul in discutie. Altminteri, al doilea raspuns ar fi fost mai clar si hotarat, de genul: “Sigur ca da, ne lipseste si acum”. Toate raspunsurile trebuie insa considerate simple opinii. Este posibil sa existe un conflict personal intre candidat si fostii superiori ( in urma unei demisii, de exemplu). O opinie favorabila despre un candidat poate fi cel mai adesea recunoscuta dupa fraze precum: “Sunteti norocos sa puteti angaja o asemenea persoana”; “Pot sa va asigur ca e persoana ideala”; “Va sfatuiesc sa nu va mai pierdeti timpul cautand pe altcineva, este omul potrivit”.
In formularul de candidatura se cere, de obicei, furnizarea a doua referinte, precizandu-se, de asemenea, daca exista din partea candidatului o retinere in contactarea firmelor la care a lucrat anterior.
Cand aveti dubii in privinta unor informatii oferite de candidat, faceti eforturi sa le verificati.
Compararea candidatilor
Pe masura ce parcurgeti dosarul de candidatura al fiecarui candidat (incluzand CV, formular de candidatura, referinte etc.), completati fisa de compare a candiatilor acordand calificative pentru fiecare dintre criteriile de selectie astfel:
1 = nu corespunde;
2 = acceptabil;
3 = corespunde perfect cerintelor;
4 = depaseste cerintele.