In atentia managerilor HR: 5 situatii in care angajatii pot da compania in judecata si au castig de cauza

Situatii in care angajatii pot da compania in judecata si au castig de cauza

Iata cinci situatii in care un salariat poate avea argumente serioase pentru a obtine castig de cauza in instanta.

1. Concedierea facuta fara respectarea procedurii legale

Concedierea ramane unul dintre domeniile cu cel mai mare risc juridic pentru un angajator, deoarece existenta unui motiv real nu compenseaza automat nerespectarea procedurii impuse de Codul muncii.

Art. 78 din Codul muncii este foarte clar:

„Concedierea dispusa cu nerespectarea procedurii prevazute de lege este lovita de nulitate absoluta.”

Pentru HR, acest lucru inseamna ca trebuie verificata separat atat justificarea concedierii, cat si procedura folosita.

In functie de temeiul concedierii, riscul poate aparea atunci cand angajatorul nu acorda preavizul obligatoriu, nu efectueaza cercetarea disciplinara, nu realizeaza evaluarea profesionala ceruta de lege, nu motiveaza suficient decizia sau nu poate demonstra caracterul efectiv al desfiintarii postului.

Decizia de concediere trebuie sa fie redactata cu foarte mare atentie, deoarece, potrivit art. 76 din Codul muncii, aceasta trebuie sa cuprinda obligatoriu motivele concedierii si, atunci cand legea o cere, durata preavizului si celelalte elemente prevazute de Cod.

Un detaliu important pentru HR este faptul ca angajatorul nu poate incerca ulterior, in timpul procesului, sa completeze justificarea unei concedieri insuficient motivate.

Art. 79 din Codul muncii stabileste ca, intr un conflict de munca, angajatorul nu poate invoca in fata instantei alte motive decat cele mentionate in decizia de concediere.

Daca instanta constata ca masura a fost netemeinica sau nelegala, art. 80 din Codul muncii prevede anularea concedierii si obligarea angajatorului la plata unei despagubiri reprezentand salariile indexate, majorate si actualizate, precum si celelalte drepturi de care salariatul ar fi beneficiat.

Daca salariatul solicita acest lucru, poate interveni si reintegrarea acestuia. Pentru HR, intrebarea care trebuie pusa inainte de emiterea deciziei nu este doar „Avem un motiv pentru concediere?”, ci si „Putem demonstra fiecare etapa a procedurii si fiecare afirmatie pe care o introducem in decizie?”.

2. Sanctiunea disciplinara aplicata fara o cercetare corecta

O alta zona in care companiile pierd litigii este procedura disciplinara. Managerul direct poate considera ca abaterea este evidenta, poate exista chiar un schimb de emailuri sau o recunoastere informala din partea salariatului, insa acest lucru nu permite departamentului HR sa ignore regulile procedurale prevazute de Codul muncii.

In principiu, cu exceptia avertismentului scris si a situatiilor expres prevazute de lege, aplicarea unei sanctiuni disciplinare presupune efectuarea cercetarii disciplinare prealabile.

Salariatul trebuie convocat si trebuie sa aiba posibilitatea reala de a formula aparari si de a prezenta probe.

Art. 251 alin. (4) din Codul muncii ii recunoaste salariatului dreptul de a formula toate apararile pe care le considera necesare si de a prezenta probe in favoarea sa.

Problemele apar atunci cand cercetarea disciplinara devine o simpla formalitate.

De exemplu, riscul creste daca decizia pare luata inainte de audierea salariatului, daca apararile sale nu sunt analizate, daca acuzatiile din convocare difera de cele pentru care este sanctionat sau daca documentele pe care se bazeaza sanctiunea nu sustin in mod concret abaterea imputata.

HR trebuie sa acorde aceeasi atentie deciziei finale.

Art. 252 alin. (2) din Codul muncii stabileste o serie de elemente obligatorii care trebuie introduse in decizia de sanctionare, sub sanctiunea nulitatii absolute.

Printre acestea se afla descrierea faptei, indicarea prevederilor incalcate, motivele pentru care au fost inlaturate apararile salariatului, temeiul juridic al sanctiunii, termenul de contestare si instanta competenta.

O formulare generica precum „salariatul nu si a indeplinit corespunzator atributiile” poate deveni problematica daca angajatorul nu arata concret ce obligatie a fost incalcata, cand s a produs fapta, cum s a manifestat si ce probe o sustin.

Angajatorul trebuie sa emita decizia de sanctionare in termen de 30 de zile calendaristice de la data la care a luat cunostinta despre abatere, fara a depasi sase luni de la data savarsirii faptei.

Salariatul poate contesta decizia de sanctionare in termen de 30 de zile calendaristice de la comunicarea acesteia.

Pentru HR, dosarul disciplinar trebuie tratat ca un dosar care ar putea ajunge a doua zi in fata unui judecator. Daca documentele nu permit unei persoane din afara companiei sa inteleaga exact ce s a intamplat si de ce sanctiunea a fost aplicata, riscul juridic creste.

3. Salariul, orele suplimentare sau alte drepturi banesti nu sunt platite corect

Litigiile salariale sunt periculoase pentru angajatori tocmai pentru ca se bazeaza frecvent pe documente relativ usor de verificat, contract individual de munca, state de plata, pontaje, emailuri, acces in sistemele companiei sau rapoarte privind activitatea salariatului.

Codul muncii stabileste, prin art. 166, ca salariul trebuie platit cel putin o data pe luna, la data stabilita prin contract, contract colectiv sau regulament intern. Acelasi articol prevede ca intarzierea nejustificata sau neplata salariului poate conduce la plata unor daune interese.

HR trebuie sa urmareasca aici inclusiv situatiile in care salariul de baza este platit, dar apar diferente privind sporurile, bonusurile cu caracter obligatoriu, indemnizatiile sau orele suplimentare.

In ceea ce priveste munca suplimentara, Codul muncii considera munca suplimentara activitatea prestata peste durata normala a timpului de munca.

Angajatorul are si obligatia de a tine evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, inclusiv ora de incepere si ora de sfarsit a programului.

Orele suplimentare trebuie, in primul rand, compensate cu ore libere platite in termenul stabilit de Codul muncii. Daca acest lucru nu este posibil, salariatul beneficiaza de plata muncii suplimentare si de sporul corespunzator.

Art. 123 alin. (2) prevede ca sporul negociat pentru munca suplimentara nu poate fi mai mic de 75% din salariul de baza.

Un risc frecvent apare in companiile in care exista o diferenta intre programul oficial si modul in care se lucreaza in practica.

Daca pontajul indica in mod constant 8 ore, dar salariatii primesc sarcini la ora 19:00, participa la sedinte dupa program sau pot demonstra prin emailuri si loguri accesarea sistemelor companiei ca activitatea continua dupa terminarea programului, evidenta formala a orelor poate deveni vulnerabila in litigiu.

Pentru drepturile salariale neacordate, Codul muncii prevede, in principiu, un termen de trei ani de la nasterea dreptului la actiune.

Asta inseamna ca o problema aparent mica, repetata lunar pentru mai multi salariati, poate genera ulterior o expunere financiara semnificativa.

HR trebuie sa verifice periodic concordanta dintre pontaj, programul real, politicile privind munca suplimentara si modul in care managerii solicita efectiv activitate dupa program.

4. Salariatul poate demonstra discriminarea sau un tratament diferentiat nejustificat

Deciziile privind salariile, promovarile, evaluarile, restructurarile si accesul la formare profesionala trebuie sa poata fi sustinute prin criterii obiective.

Codul muncii stabileste la art. 5 principiul egalitatii de tratament si interzice discriminarea directa sau indirecta bazata, printre altele, pe sex, varsta, handicap, orientare sexuala, responsabilitate familiala, apartenenta sindicala sau alte criterii protejate de lege.

Pentru HR, cele mai dificile situatii nu sunt intotdeauna cele in care exista o declaratie explicit discriminatorie.

Riscul poate aparea si atunci cand o regula aparent neutra produce un dezavantaj pentru o anumita categorie de persoane si angajatorul nu poate demonstra ca masura urmareste un scop legitim si este necesara si proportionala.

De exemplu, poate exista un risc daca doua persoane aflate in situatii profesionale comparabile primesc tratamente semnificativ diferite, iar dosarele lor nu ofera o explicatie obiectiva si documentata pentru diferenta.

Aceeasi problema poate aparea la promovari sau evaluari daca deciziile depind aproape exclusiv de aprecierea managerului, fara criterii scrise, fara indicatori si fara documentarea rezultatelor.

O persoana care se considera discriminata poate solicita in instanta despagubiri si restabilirea situatiei anterioare discriminarii sau anularea situatiei create prin discriminare, fara ca sesizarea prealabila a CNCD sa reprezinte o conditie obligatorie pentru introducerea actiunii.

Pentru departamentul HR, una dintre cele mai bune forme de preventie este documentarea criteriilor inainte de luarea deciziei, nu construirea justificarii dupa aparitia reclamatiei.

Daca se acorda promovari, bonusuri, cresteri salariale sau calificative de performanta, HR trebuie sa poata raspunde simplu la intrebarea: „Care sunt criteriile si unde sunt documentele care demonstreaza aplicarea lor?”.

5. Compania ignora hartuirea morala la locul de munca

Hartuirea morala a devenit o zona importanta de raspundere pentru angajatori, iar riscul nu apare doar atunci cand persoana care hartuieste este administratorul sau directorul companiei.

Angajatorul are o obligatie proprie de prevenire si combatere a hartuirii. OG nr. 137/2000 defineste hartuirea morala la locul de munca prin raportare la comportamentul sistematic care poate afecta demnitatea ori integritatea fizica sau mentala a unui angajat si poate degrada climatul de lucru.

Actul normativ stabileste expres ca fiecare angajat are dreptul la un loc de munca lipsit de hartuire morala si obliga angajatorul sa ia masurile necesare pentru prevenirea si combaterea acesteia.

Pentru HR, situatia devine riscanta in momentul in care apar sesizari privind umilirea repetata a unui salariat, izolarea sa, remarci degradante, presiuni constante, atribuirea intentionata a unor sarcini imposibile sau alte comportamente repetitive, iar compania nu investigheaza efectiv reclamatia.

Simpla existenta a unei politici antihartuire nu este suficienta daca procedura nu functioneaza in practica.

OG nr. 137/2000 prevede ca angajatul trebuie sa prezinte elementele de fapt ale hartuirii morale, iar sarcina probei revine ulterior angajatorului, in conditiile legii. Intentia de a prejudicia salariatul nu trebuie demonstrata.

Consecintele unui proces pot depasi plata unor simple despagubiri.

Instanta poate obliga angajatorul sa inceteze comportamentele de hartuire, sa reintegreze salariatul, sa achite drepturile salariale pierdute si sa plateasca daune compensatorii sau morale. Legea permite inclusiv obligarea angajatorului la plata costurilor necesare pentru consilierea psihologica a salariatului.

Pentru departamentul HR, orice sesizare de hartuire ar trebui sa declanseze o procedura documentata, cu audierea partilor, verificarea mesajelor si documentelor relevante, analiza martorilor si o concluzie motivata.

Ignorarea reclamatiei sau raspunsul informal de tipul „este doar un conflict intre colegi” poate crea companiei o problema suplimentara daca salariatul ajunge ulterior in instanta.

De ce trebuie HR sa porneasca de la ideea ca fiecare decizie poate ajunge in instanta
 

In materia conflictelor de munca, documentarea este esentiala pentru angajator deoarece Codul muncii pune sarcina probei in principal asupra acestuia.

Un manager poate sustine ca angajatul a avut performante slabe. HR trebuie sa poata prezenta evaluarile.

Managerul poate spune ca salariatul intarzia frecvent. HR trebuie sa poata prezenta evidentele.

Compania poate afirma ca un post a fost desfiintat din motive economice. Trebuie sa existe documente care demonstreaza caracterul real si efectiv al reorganizarii.

Angajatorul poate sustine ca nu au existat ore suplimentare. Pontajele si celelalte dovezi trebuie sa confirme aceasta situatie.

Din aceasta perspectiva, departamentul HR trebuie sa priveasca documentele de personal ca pe o componenta a managementului riscului juridic, nu doar ca pe o obligatie administrativa.

Un checklist util inainte de o decizie cu risc
 

Inainte de concediere, sanctionare, reorganizare sau orice alta masura care afecteaza semnificativ situatia unui salariat, HR ar trebui sa verifice daca exista un temei legal clar, daca procedura obligatorie a fost respectata, daca motivele sunt documentate, daca decizia contine toate elementele obligatorii, daca exista tratament consecvent fata de cazuri comparabile si daca intreaga situatie poate fi demonstrata prin documente independente de declaratiile managerului.

Trebuie verificat si termenul in care salariatul poate actiona. Potrivit art. 268 din Codul muncii, pentru o serie de masuri privind incheierea, executarea, modificarea, suspendarea sau incetarea contractului individual de munca termenul este de 45 de zile calendaristice de la momentul luarii la cunostinta a masurii. Pentru contestarea sanctiunii disciplinare termenul este de 30 de zile calendaristice, iar pentru drepturile salariale neacordate termenul este, in principiu, de trei ani.

Pentru managerii HR, ideea esentiala este simpla. O decizie justificata managerial nu este automat si o decizie corecta juridic. Inainte ca firma sa concedieze, sa sanctioneze, sa retina bani, sa refuze plata unor drepturi sau sa ignore o sesizare interna, HR trebuie sa verifice atat fondul situatiei, cat si procedura, pentru ca exact aceste documente vor constitui apararea companiei daca salariatul ajunge in instanta.