Masina personala folosita in interes de serviciu: contract de comodat, cheltuieli si riscuri

Cand este necesar contractul de comodat

Daca angajatul foloseste ocazional masina personala pentru o deplasare de serviciu, firma poate stabili procedura prin documente interne, deconturi si ordine de deplasare.

In schimb, atunci cand autoturismul este pus la dispozitia firmei pentru utilizare repetata, este recomandata incheierea unui contract de comodat intre proprietarul masinii si societate.

Contractul stabileste:

• cine are dreptul sa foloseasca autoturismul;
• perioada de utilizare;
• scopul folosirii;
• cine suporta cheltuielile;
• conditiile privind intretinerea si reparatiile.

Prin comodat nu se transmite proprietatea asupra masinii. Proprietarul ramane titularul autoturismului, iar firma primeste doar dreptul de folosinta.

Contractul trebuie sa contina datele de identificare ale partilor, datele autoturismului, numarul de inmatriculare, seria de sasiu, perioada, obligatiile fiecarei parti si regulile privind cheltuielile.

Cine suporta combustibilul

Cheltuiala cu combustibilul trebuie analizata in functie de modul in care este folosit autoturismul.

Daca masina este utilizata exclusiv pentru activitati de serviciu, firma poate suporta costurile aferente deplasarilor profesionale, pe baza documentelor justificative.

In practica, societatea poate deconta carburantul pe baza:

• bonurilor fiscale;
• facturilor;
• foii de parcurs;
• ordinului de deplasare, daca este cazul.

Este recomandat ca documentele interne sa precizeze clar:

• numarul de kilometri efectuati;
• traseul;

Fise de post - 50 modele actualizate conform Legii Transparentei Salariale

Vreau acest produs →

Portal Codul Muncii - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vreau acest produs →

Noua lege a pensiilor Ghid practic

Vreau acest produs →

Daca autoturismul este folosit si in interes personal, partile trebuie sa stabileasca separat cum sunt impartite costurile.

Reparatiile si intretinerea

Cheltuielile de intretinere reprezinta una dintre principalele surse de dispute, tocmai de aceea ne dorim sa lamurim cateva aspecte cheie.

Contractul de comodat trebuie sa precizeze cine suporta:

• reviziile periodice;

• schimbul de ulei si filtre;

• anvelopele;

• reparatiile uzuale;

• asigurarile;

• taxele si impozitele.

In lipsa unor clauze clare, pot aparea conflicte privind obligatia de plata.

In mod obisnuit, proprietarul suporta cheltuielile care tin de dreptul de proprietate asupra autoturismului, iar utilizatorul suporta cheltuielile generate de folosirea efectiva a masinii. Totusi, partile pot stabili prin contract o alta impartire a costurilor.

Decontarea deplasarilor

Atunci cand salariatul foloseste autoturismul personal pentru sarcini de serviciu, firma poate stabili o procedura de decontare.

Documentele interne ar trebui sa prevada:

• aprobarea deplasarii;
• perioada;
• traseul;
• numarul estimat de kilometri;
• valoarea cheltuielilor acceptate.

Pentru fiecare deplasare este important ca angajatul sa poata demonstra legatura dintre utilizarea autoturismului si activitatea profesionala.

Decontarea trebuie tratata distinct de avantajele salariale, o cheltuiala justificata pentru realizarea activitatii firmei nu reprezinta automat un beneficiu acordat salariatului.

Accidentul produs in timpul serviciului

aca autoturismul este implicat intr-un accident in timpul unei deplasari de serviciu, situatia trebuie analizata in functie de imprejurarile concrete.

Pot exista mai multe situatii:

• accident produs din vina altui participant la trafic, caz in care despagubirea poate fi solicitata de la asiguratorul acestuia;
• accident produs din vina conducatorului autoturismului, caz in care pot interveni polita RCA, CASCO sau raspunderea persoanei vinovate;
• accident produs in timpul executarii atributiilor de serviciu, caz in care pot exista si implicatii privind raportul de munca.

Firma trebuie sa stabileasca prin proceduri interne obligatia salariatului de a anunta imediat incidentul si de a transmite documentele necesare.

Contractul de comodat poate include reguli privind:

• notificarea accidentelor;
• constatarea daunelor;
• repararea autoturismului;
• suportarea eventualelor costuri neacoperite de asigurare.

Utilizarea in afara programului

O problema frecventa apare atunci cand masina este pusa la dispozitia firmei, dar este folosita si in afara programului.

Contractul trebuie sa precizeze daca utilizarea personala este:

• permisa;
• limitata;
• interzisa.

Daca firma permite folosirea personala, trebuie stabilite reguli clare privind:

• consumul de carburant;
• numarul de kilometri;
• raspunderea pentru incidente;
• perioada in care autoturismul ramane la salariat.

Lipsa unor prevederi poate genera discutii privind suportarea cheltuielilor sau eventualele prejudicii.

Clauze recomandate intr-un contract de comodat auto

Pentru evitarea problemelor, contractul ar trebui sa includa cel putin urmatoarele clauze, potrivit expertilor in domeniu.

Datele complete ale autoturismului

Se mentioneaza marca, modelul, numarul de inmatriculare si seria de identificare.

Scopul utilizarii
 

Se precizeaza ca autoturismul este folosit pentru activitati legate de obiectul de activitate al firmei.

Durata contractului
 

Partile stabilesc perioada pentru care autoturismul este pus la dispozitie.

Cheltuielile suportate
 

Se indica exact cine plateste combustibilul, intretinerea, reparatiile si asigurarile.

Reguli privind utilizarea personala
 

Se stabileste daca autoturismul poate fi folosit in afara programului.

Obligatiile utilizatorului
 

Salariatul trebuie sa respecte regulile de circulatie, sa pastreze autoturismul in stare corespunzatoare si sa anunte eventualele incidente.

Restituirea autoturismului
 

Contractul trebuie sa prevada conditiile in care masina este returnata proprietarului.

Un contract de comodat bine redactat reduce riscurile pentru angajat si angajator. El clarifica modul de utilizare a autoturismului, responsabilitatea pentru cheltuieli si procedura aplicabila in cazul unor incidente.