LEGISLATIAMUNCII.RO
Interviurile video au devenit o etapa obisnuita in recrutare, mai ales in cazul pozitiilor remote, al candidatilor aflati in alte localitati sau al proceselor de selectie derulate rapid. Dar, din pacate apar o serie de riscuri la care nu ne-am fi asteptat, dar pe care le vom discuta in cele ce urmeaza.
Ce trebuie sa stii pe scurt:
- Odata cu aceasta schimbare au aparut insa si riscuri noi.
- Un candidat poate folosi o identitate falsa, poate primi raspunsuri de la o alta persoana, poate utiliza instrumente bazate pe inteligenta artificiala sau, in situatii mai grave, o persoana poate sustine interviul in locul candidatului care urmeaza sa fie angajat.
- Angajatorul are un interes legitim in a verifica persoana cu care discuta si in a preveni frauda, dar aceasta verificare trebuie realizata fara colectarea excesiva de date si fara transformarea interviului intr-un proces de supraveghere disproportionat.
Suprimati acum lipsa de informatii privind monitorizarea LEGALA a salariatilor!
Evitati incalcarea legii in vigoare! Din nestiinta, neglijenta sau neatentie, urmarile negative sunt tot aceleasi! Si amenzile – la fel de mari!
Pana unde puteti merge cu monitorizarea angajatilor? Stiti ce spune legea? Vezi aici <<<
Cum poate aparea frauda la interviurile video
Frauda poate avea forme relativ simple, candidatul poate furniza informatii false despre experienta profesionala, studiile sau certificarile sale. In alte cazuri, persoana care participa la interviul video poate fi diferita de cea din CV, iar adevaratul candidat apare ulterior la semnarea contractului sau la inceperea activitatii.
Tehnologia face posibile si variante mai greu de identificat, alta situatie greu de controlat. Candidatul poate primi raspunsuri in timp real printr un alt dispozitiv, poate folosi aplicatii care genereaza raspunsuri sau poate utiliza tehnologii care modifica imaginea ori vocea.
Pentru angajator, problema nu este numai una de incredere. Art. 29 alin. 1 din Codul muncii stabileste ca un contract individual de munca se incheie dupa verificarea prealabila a aptitudinilor profesionale si personale ale persoanei care solicita angajarea. Modalitatile concrete de verificare pot fi stabilite prin regulamentul intern, contractul colectiv aplicabil sau statutul de personal.
Angajatorul trebuie insa sa respecte limita prevazuta de art. 29 alin. 3 din Codul muncii. Informatiile cerute candidatului cu ocazia verificarii trebuie sa urmareasca aprecierea capacitatii sale de a ocupa postul si a aptitudinilor profesionale.
Semnele unui interviu fals
Un singur element neobisnuit nu dovedeste existenta unei fraude. Departamentul HR trebuie sa analizeze mai multe indicii si sa permita candidatului sa clarifice situatia.
Pot ridica semne de intrebare diferentele evidente dintre persoana prezenta la interviu si informatiile transmise anterior, incapacitatea candidatului de a explica proiecte trecute descrise in detaliu in CV, raspunsurile care apar constant dupa pauze nefiresti, privirea orientata permanent spre un alt ecran sau existenta unor diferente majore intre nivelul tehnic demonstrat la interviu si cel demonstrat ulterior.
Noua lege a pensiilor Ghid practic
Ghid complet Instructiuni proprii de securitate a muncii
Transparenta salariala de la A la Z Ghid practic pentru angajatori
Suspiciuni pot aparea si atunci cand candidatul refuza in mod repetat orice metoda rezonabila de verificare a identitatii, schimba frecvent datele personale comunicate sau foloseste documente care contin informatii contradictorii.
Angajatorul nu ar trebui insa sa ia o decizie automata numai pe baza unor impresii legate de comportamentul persoanei in fata camerei. Emotiile, problemele de conexiune, dizabilitatile, diferentele culturale sau simpla lipsa de experienta in interviuri video pot produce comportamente asemanatoare.
Cum poate fi verificata identitatea candidatului
GDPR nu interzice verificarea identitatii unui candidat. Regulamentul impune insa reguli privind scopul, necesitatea si proportionalitatea datelor colectate.
Art. 5 alin. 1 lit. c din Regulamentul UE 2016/679 consacra principiul reducerii la minimum a datelor. Angajatorul trebuie sa colecteze date adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar pentru scopul urmarit.
Prin urmare, angajatorul poate introduce o verificare rezonabila a identitatii atunci cand aceasta este justificata de procesul de recrutare. De exemplu, recrutorul poate solicita candidatului sa confirme numele complet, poate compara informatiile furnizate in CV cu cele declarate in timpul interviului si poate verifica documentele relevante intr o etapa ulterioara a recrutarii.
Pentru posturile cu risc ridicat, acces la sisteme informatice sensibile, date financiare, date personale sau informatii confidentiale, verificarile pot fi mai riguroase, daca angajatorul poate demonstra necesitatea lor.
Este important ca procedura sa fie stabilita inainte de aparitia unei suspiciuni si sa se aplice in mod consecvent candidatilor aflati in situatii comparabile.
Ce documente pot fi cerute candidatului
Documentele trebuie cerute in functie de etapa recrutarii si de scop. Angajatorul poate solicita documente care dovedesc calificarile declarate, precum diplome, certificate profesionale sau autorizatii necesare postului. In anumite situatii poate fi justificata si verificarea unui act de identitate, mai ales inainte de incheierea contractului.
O practica mai prudenta este verificarea vizuala a documentului atunci cand aceasta este suficienta, fara pastrarea automata a unei copii integrale in dosarul de recrutare.
Copierea cartii de identitate inca din prima etapa a recrutarii poate ridica probleme de proportionalitate, deoarece documentul contine mai multe date decat sunt necesare pentru evaluarea candidatului. Angajatorul trebuie sa poata explica de ce are nevoie de fiecare categorie de date pe care o colecteaza.
Acelasi principiu se aplica informatiilor despre cazierul judiciar. Art. 10 din GDPR stabileste reguli speciale privind datele referitoare la condamnari penale si infractiuni, acestea putand fi prelucrate in conditiile prevazute de dreptul Uniunii sau de legislatia nationala. Angajatorul nu ar trebui sa transforme solicitarea cazierului intr o regula generala pentru toate posturile.
Codul muncii permite si verificarea unor informatii la fostii angajatori, insa art. 29 alin. 4 limiteaza aceasta verificare la activitatile indeplinite si durata angajarii, cu informarea prealabila a candidatului.
Poate fi inregistrat interviul video?
Faptul ca un interviu are loc printr o platforma video nu inseamna ca acesta poate fi inregistrat automat.
Imaginea si vocea candidatului reprezinta date cu caracter personal, iar realizarea si pastrarea unei inregistrari reprezinta operatiuni de prelucrare. Angajatorul trebuie sa stabileasca un temei juridic conform art. 6 GDPR si sa demonstreze ca inregistrarea este necesara pentru scopul declarat.
Candidatul trebuie informat inainte de inregistrare despre scop, temei juridic, durata pastrarii, persoanele care vor avea acces si drepturile sale, conform obligatiilor de transparenta prevazute de art. 13 GDPR.
Inregistrarea tuturor interviurilor doar pentru ca platforma permite aceasta functie este greu de justificat prin prisma principiului minimizarii datelor.
O atentie si mai mare trebuie acordata sistemelor care analizeaza automat fata candidatului pentru a ii confirma identitatea. GDPR defineste datele biometrice ca date rezultate din prelucrari tehnice speciale care permit sau confirma identificarea unica a unei persoane, iar art. 9 trateaza datele biometrice utilizate in acest scop ca o categorie speciala de date.
O simpla imagine transmisa prin camera video nu devine automat data biometrica in sensul art. 9. Problema apare atunci cand imaginea este supusa unei prelucrari tehnice pentru identificarea unica a persoanei.
Cum trebuie protejate datele candidatului
Departamentul HR trebuie sa stabileasca exact ce date colecteaza, cine le poate accesa, cat timp sunt pastrate si cand sunt sterse.
Art. 5 GDPR impune limitarea scopului, minimizarea datelor si limitarea perioadei de stocare. Datele nu trebuie pastrate mai mult decat este necesar pentru scopul recrutarii.
In acelasi timp, art. 32 GDPR obliga operatorul sa utilizeze masuri tehnice si organizatorice adecvate riscului. Printre acestea pot intra controlul accesului la dosarele candidatilor, criptarea, restrictionarea descarcarii documentelor, parolele puternice si stabilirea unor reguli interne privind transmiterea documentelor.
Documentele candidatului nu trebuie distribuite inutil intre manageri, recrutori si alte departamente, iar accesul trebuie acordat numai persoanelor implicate in procesul de recrutare.
Procedura in cazul unei suspiciuni de frauda
Atunci cand apar suspiciuni, recrutorul nu trebuie sa acuze imediat candidatul. O procedura interna poate prevedea mai intai verificarea elementelor obiective si documentarea neconcordantelor.
Candidatul poate fi invitat la o noua discutie video, poate primi intrebari suplimentare despre experienta declarata sau poate fi rugat sa prezinte documentele relevante pentru verificare. Pentru anumite posturi poate fi organizata si o etapa suplimentara de evaluare profesionala.
Daca suspiciunea priveste identitatea, verificarea trebuie sa urmareasca strict confirmarea persoanei, fara colectarea unor date suplimentare care nu au legatura cu recrutarea.
Departamentul HR ar trebui sa consemneze motivul verificarii, datele consultate si rezultatul procedurii. Daca neconcordantele sunt explicate, procesul de recrutare poate continua. Daca apar dovezi clare ca persoana a furnizat informatii false sau ca interviul a fost sustinut de o alta persoana, angajatorul poate decide oprirea procesului de recrutare, pe baza unor criterii obiective si documentate.
Regula utila pentru angajator este simpla. Identitatea poate fi verificata, dar metoda aleasa trebuie sa fie proportionala cu riscul. Cu cat verificarea presupune mai multe date, inregistrari, tehnologii biometrice sau monitorizare, cu atat angajatorul trebuie sa demonstreze mai clar de ce acestea sunt necesare si ce masuri a luat pentru protejarea candidatului.
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
