LEGISLATIAMUNCII.RO
Adresa de email profesionala reprezinta unul dintre instrumentele folosite zilnic in relatia dintre salariat, angajator, clienti si parteneri. Dupa incetarea contractului individual de munca, apar frecvent intrebari legate de dreptul angajatorului de a utiliza acel cont, accesarea mesajelor existente, pastrarea datelor si obligatia de informare a fostului salariat.
Situatia trebuie analizata prin raportare la dreptul muncii, dar si la regulile privind protectia datelor personale prevazute de Regulamentul (UE) 2016/679, deoarece casuta de email profesionala poate contine atat informatii despre activitatea firmei, cat si date personale ale angajatului sau ale altor persoane.
Cui apartine adresa profesionala
In majoritatea situatiilor, adresa de email profesionala creata pe domeniul companiei, de exemplu [nume.prenume@firma.ro](mailto:nume.prenume@firma.ro), apartine angajatorului din punct de vedere administrativ si tehnic.
Angajatorul pune la dispozitia salariatului un instrument de lucru pentru realizarea atributiilor de serviciu. Contul, infrastructura IT, licentele si serviciile asociate sunt gestionate de companie.
Totusi, faptul ca angajatorul detine contul nu inseamna ca poate utiliza fara limite toate informatiile existente in acesta. Mesajele pot contine date personale, comunicari confidentiale sau informatii care privesc relatii profesionale ale salariatului.
Potrivit art. 5 din Regulamentul (UE) 2016/679, prelucrarea datelor personale trebuie sa respecte principii precum legalitatea, transparenta, limitarea scopului si reducerea la minimum a datelor prelucrate.
Astfel, angajatorul trebuie sa stabileasca reguli clare privind utilizarea emailului profesional, inclusiv ce se intampla cu acesta la incetarea raportului de munca.
Poate angajatorul sa citeasca mesajele
Accesarea mesajelor din contul profesional nu este automat permisa doar pentru ca adresa apartine companiei.
Angajatorul poate avea un interes legitim sa verifice anumite informatii, de exemplu pentru continuarea relatiei cu un client, recuperarea unor documente de serviciu sau prevenirea pierderii unor informatii importante.
Cu toate acestea, accesarea continutului emailurilor trebuie sa respecte principiul proportionalitatii. Angajatorul trebuie sa aiba un motiv justificat si sa evite accesarea generala a conversatiilor personale sau a mesajelor care nu au legatura cu activitatea profesionala.
REGES Online - Ghid Practic de utilizare
40 Modele de Regulament Intern
Ghid practic Totul despre timpul de munca
Curtea Europeana a Drepturilor Omului a stabilit in cauza Barbulescu impotriva Romaniei ca monitorizarea comunicatiilor angajatilor trebuie realizata cu respectarea unui echilibru intre interesul angajatorului si dreptul salariatului la viata privata.
In practica, este recomandat ca angajatorul sa informeze anterior salariatii cu privire la regulile de utilizare a emailului profesional si la eventualele controale care pot fi realizate.
Mesajul automat de redirectionare
Una dintre cele mai utilizate solutii dupa plecarea unui angajat este activarea unui mesaj automat de raspuns.
Mesajul poate informa persoanele care trimit emailuri ca angajatul nu mai lucreaza in companie si poate indica o noua persoana de contact.
Un exemplu:
"Va informam ca aceasta adresa nu mai este monitorizata de domnul/doamna X. Pentru solicitari privind serviciile companiei, va rugam sa contactati departamentul Y."
Aceasta solutie permite continuarea comunicarii cu clientii si partenerii fara mentinerea activa a unui cont utilizat de un fost salariat.
Redirectionarea automata a tuturor mesajelor catre o alta persoana trebuie analizata cu atentie, deoarece poate implica accesarea continua a unor date personale si a unor conversatii care nu mai sunt necesare.
CONCEDIEREA trebuie sa fie perfect LEGALA! Atentie la cele mai importante 92 de probleme si greseli
Nu uitati: o simpla eroare de procedura anuleaza masura concedierii! Protejati-va: folositi lucrarea „Concedierea perfect legala”, detalii AICI <<<
Durata pastrarii contului
Legislatia nu stabileste o perioada generala obligatorie pentru pastrarea unui cont de email profesional dupa incetarea contractului de munca.
Durata trebuie stabilita de angajator in functie de scopul urmarit si de necesitatea pastrarii anumitor informatii.
De exemplu, compania poate mentine temporar contul activ pentru preluarea solicitarilor clientilor sau pentru identificarea documentelor importante, dupa care contul poate fi dezactivat.
Potrivit art. 5 alin. (1) lit. e) din GDPR, datele personale trebuie pastrate "intr-o forma care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor".
Prin urmare, pastrarea unui cont de email pe termen nelimitat, fara o justificare clara, poate ridica probleme privind respectarea legislatiei privind protectia datelor.
Informarea salariatului inainte de plecare
O procedura corecta presupune informarea salariatului inainte de incetarea contractului de munca cu privire la masurile aplicabile contului profesional.
Angajatorul poate comunica:
• data la care contul va fi dezactivat;
• modul in care vor fi transferate documentele de serviciu;
• obligatia de a preda informatiile necesare continuarii activitatii;
• modul in care vor fi gestionate mesajele primite ulterior.
Este recomandat ca salariatul sa aiba posibilitatea de a separa informatiile personale de cele profesionale, in special daca a utilizat accidental adresa profesionala pentru comunicari personale.
Stergerea datelor personale
La incetarea contractului de munca, angajatorul trebuie sa analizeze ce date trebuie pastrate si ce date trebuie eliminate.
Documentele care au legatura cu activitatea firmei pot fi arhivate daca exista un temei legal sau operational pentru pastrarea lor.
In schimb, datele personale care nu mai sunt necesare trebuie eliminate.
Articolul 17 din GDPR reglementeaza dreptul la stergerea datelor, cunoscut si sub denumirea de "dreptul de a fi uitat", atunci cand conditiile prevazute de regulament sunt indeplinite.
Pentru emailurile profesionale, analiza trebuie facuta individual, deoarece unele mesaje pot reprezenta documente comerciale, probe in relatii contractuale sau informatii necesare apararii drepturilor companiei.
Procedura interna recomandata
Pentru evitarea disputelor, angajatorul ar trebui sa aiba o procedura interna clara privind gestionarea conturilor de email dupa plecarea unui salariat.
Aceasta poate include:
• informarea salariatilor despre regulile de utilizare a emailului profesional;
• stabilirea persoanelor autorizate sa gestioneze conturile;
• dezactivarea accesului la momentul incetarii contractului;
• activarea unui raspuns automat pentru o perioada stabilita;
• arhivarea documentelor necesare;
• stergerea contului dupa expirarea perioadei stabilite.
O astfel de procedura ajuta compania sa protejeze informatiile de serviciu, dar si sa respecte drepturile fostilor salariati privind protectia datelor personale.
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
