LEGISLATIAMUNCII.RO
Verificarea informatiilor furnizate de un candidat inainte de angajare este o practica fireasca, mai ales pentru posturile care implica responsabilitati financiare, acces la informatii confidentiale, relatii cu clientii sau gestionarea unor bunuri ale companiei.
Ce trebuie sa stii pe scurt:
- Angajatorul nu are insa libertatea de a verifica orice aspect al vietii unei persoane doar pentru ca aceasta participa la un proces de recrutare, iar informatiile cerute trebuie sa aiba o legatura reala cu postul care urmeaza sa fie ocupat.
- Regula principala se gaseste chiar in Codul muncii. Potrivit art. 29 alin. (3), informatiile cerute candidatului cu ocazia verificarii prealabile „nu pot avea un alt scop decat acela de a aprecia capacitatea de a ocupa postul respectiv, precum si aptitudinile profesionale”.
- Cu alte cuvinte, angajatorul trebuie sa poata explica de ce are nevoie de o anumita informatie si ce legatura are aceasta cu postul pentru care recruteaza.
Ce este verificarea de tip background check
Prin background check se intelege verificarea unor informatii declarate de candidat sau obtinerea unor date suplimentare inainte de luarea deciziei de angajare. Pot fi verificate, in functie de post, studiile, calificarile profesionale, experienta anterioara, anumite referinte profesionale si, in cazurile in care legea permite sau impune acest lucru, existenta antecedentelor penale.
Limita este data atat de Codul muncii, cat si de regulile privind protectia datelor. GDPR impune ca datele sa fie colectate pentru scopuri determinate si legitime si sa fie „adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar”. Prin urmare, faptul ca o informatie poate fi gasita sau obtinuta nu inseamna automat ca angajatorul are si dreptul sa o foloseasca in recrutare.
Ultimele impuse de lege, primele cerute ACUM la controlul ITM!
Scapati rapid si fara stres de stufoasa birocratie legislativa! Kit de documente obligatorii in Legislatia Muncii si Salarizare va pune la dispozitie acum peste 150 de documente obligatorii, detalii AICI <<<
De exemplu, pentru recrutarea unui contabil poate fi justificata verificarea studiilor economice, a calificarilor profesionale si a experientei declarate in domeniul financiar contabil. Ar fi mult mai greu de justificat colectarea unor informatii despre viata familiala, convingerile religioase, opiniile politice sau alte aspecte personale fara legatura cu activitatea care urmeaza sa fie prestata.
Verificarea studiilor si experientei
Angajatorul poate solicita documente care dovedesc studiile si calificarile necesare postului, precum diplome, certificate sau atestate profesionale, mai ales atunci cand acestea reprezinta o conditie pentru ocuparea functiei.
Este permisa si verificarea informatiilor din curriculum vitae referitoare la experienta profesionala, insa verificarea trebuie sa ramana legata de capacitatea candidatului de a ocupa postul respectiv. Daca persoana declara, de exemplu, ca a lucrat cinci ani ca director financiar sau ca detine o anumita certificare profesionala, angajatorul poate avea un interes justificat sa confirme aceste informatii.
Portal Codul Muncii - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari
Transparenta salariala Modele editabile - Procedura interna - Criterii - Grile - Decizii - Comunicari - Rapoarte
250 Modele Fise de Post
Principiul minimizarii datelor ramane insa aplicabil. Angajatorul nu ar trebui sa solicite documente sau informatii suplimentare doar pentru eventualitatea in care acestea i ar putea fi utile candva, ci trebuie sa colecteze ceea ce este necesar pentru recrutarea concreta in desfasurare. GDPR stabileste expres ca prelucrarea trebuie sa aiba un temei legal si permite, intre altele, prelucrarea necesara pentru demersurile facute inainte de incheierea unui contract sau pentru realizarea unui interes legitim, daca drepturile persoanei nu prevaleaza.
Contactarea fostilor angajatori
Aici Codul muncii stabileste o regula foarte clara, angajatorul poate cere informatii despre candidat de la fostii angajatori, dar numai intr un cadru limitat.
Art. 29 alin. (4) permite solicitarea informatiilor „numai cu privire la activitatile indeplinite si la durata angajarii si numai cu incunostintarea prealabila a celui in cauza”.
Prin urmare, o companie poate verifica daca persoana a lucrat intr adevar la fostul angajator, in ce perioada si ce activitati a desfasurat, insa nu ar trebui sa transforme discutia intr o investigatie generala despre personalitatea candidatului, conflictele sale cu fostii colegi sau alte aspecte care depasesc limitele stabilite de lege.
Este importanta si conditia informarii prealabile, candidatul trebuie sa stie ca angajatorul intentioneaza sa contacteze fostul angajator, inainte ca verificarea sa aiba loc.
Solicitarea cazierului judiciar
Cazierul judiciar necesita mai multa atentie decat o diploma sau o referinta profesionala, deoarece informatiile privind condamnarile penale si infractiunile beneficiaza de un regim special in GDPR.
Art. 10 din GDPR prevede ca prelucrarea acestor date poate avea loc numai sub controlul unei autoritati de stat sau atunci cand este autorizata de dreptul Uniunii Europene ori de dreptul intern si exista garantii adecvate pentru drepturile persoanei.
Din acest motiv, solicitarea cazierului judiciar nu ar trebui introdusa automat in dosarul de recrutare pentru orice post. Exista profesii si activitati pentru care legislatia impune verificarea antecedentelor penale sau stabileste incompatibilitati legate de anumite condamnari, situatie in care angajatorul are un temei legal clar pentru efectuarea verificarii. Legea nr. 290/2004 reglementeaza eliberarea si continutul certificatului de cazier judiciar.
Pentru un post pentru care nicio dispozitie legala nu impune o asemenea verificare, angajatorul trebuie sa analizeze cu mult mai multa atentie daca poate solicita si prelucra asemenea date. Simpla dorinta de a afla daca un candidat „are cazier” nu reprezinta, prin ea insasi, un motiv suficient pentru colectarea sistematica a datelor privind condamnarile penale.
Informarea candidatului
Verificarea trebuie sa fie transparenta, avand in vedere prevederile legale. Atunci cand angajatorul colecteaza date direct de la candidat, art. 13 din GDPR il obliga sa ofere informatii precum identitatea operatorului, scopul prelucrarii, temeiul juridic, destinatarii datelor si perioada de stocare sau criteriile prin care aceasta perioada este stabilita.
Daca informatiile sunt obtinute din alte surse, de exemplu din anumite surse publice sau de la terti, devine relevant art. 14 din GDPR, care reglementeaza informarea persoanei atunci cand datele nu au fost obtinute direct de la aceasta.
O solutie practica este ca angajatorul sa furnizeze inca de la inceputul recrutarii o informare GDPR pentru candidati, in care sa explice ce date colecteaza, de ce le colecteaza, daca efectueaza verificari suplimentare si cat timp pastreaza informatiile.
Pastrarea datelor colectate
Nici CV urile, nici copiile documentelor si nici rezultatele verificarilor nu pot fi pastrate fara limita doar pentru ca au fost obtinute legal.
Art. 5 din GDPR stabileste principiul limitarii stocarii, potrivit caruia datele trebuie pastrate intr-o forma care permite identificarea persoanelor numai pentru perioada necesara indeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate.
In cazul candidatului angajat, o parte dintre documentele obtinute in recrutare pot deveni necesare pentru gestionarea raportului de munca si vor fi pastrate potrivit obligatiilor aplicabile angajatorului. In cazul candidatilor respinsi, compania trebuie sa stabileasca o perioada justificata de pastrare si sa elimine datele atunci cand scopul pentru care au fost colectate nu mai exista, cu exceptia situatiilor in care exista un alt temei legal pentru continuarea stocarii.
Regula practica pentru angajatori este simpla: inainte de a cere sau verifica o informatie despre candidat, trebuie sa poata raspunde la trei intrebari. Este informatia relevanta pentru postul respectiv? Exista un temei legal pentru colectarea si folosirea ei? A fost candidatul informat corect despre modul in care ii sunt prelucrate datele? Daca raspunsul la una dintre aceste intrebari este negativ, verificarea trebuie reconsiderata.
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
