Evaluarea salariatilor folosind inteligenta artificiala: riscuri legale si reguli pentru angajatori

Regulamentul european 2024/1689 privind inteligenta artificiala - cand se aplica?

Regulamentul european 2024/1689 privind inteligenta artificiala, cunoscut drept AI Act, trateaza sistemele folosite pentru monitorizarea si evaluarea performantei si comportamentului persoanelor aflate in raporturi de munca drept sisteme care pot prezenta un grad ridicat de risc. 

Dar, stii ce poti face daca vrei sa fii la curent?

Urmareste webinarul "Ghid privind Regulamentul IA: utilizarea inteligentei artificiale in raporturile de munca", sustinut de prof. univ. dr. Raluca Dimitriu!
Webinarul este axat pe o intrebare esentiala: Ce aveti de facut, concret, incepand cu 2 august 2026?

Concret, obligatiile se refera la... inscrie-te ACUM la webinar <<<

In urma modificarilor adoptate prin pachetul AI Omnibus, regulile speciale aplicabile sistemelor independente cu grad ridicat de risc din Anexa III, categorie in care intra multe dintre solutiile folosite in resurse umane, se vor aplica de la 2 decembrie 2027. 

Totusi, regulile GDPR, Codul muncii, legislatia privind nediscriminarea si anumite obligatii din AI Act se aplica deja. Interdictiile privind anumite practici si obligatiile referitoare la alfabetizarea personalului in domeniul inteligentei artificiale se aplica din 2 februarie 2025, deci Regulamentul european 2024/1689 privind inteligenta artificiala se aplica etapizat.

Regulamentul AI Act - ce se intampla din 2 august 2026?

Incepand cu 2 august 2026 se vor aplica majoritatea dispozitiilor generale ale regulamentului, inclusiv obligatiile de transparenta prevazute la articolul 50. Aceste reguli urmaresc ca persoanele sa fie informate atunci cand interactioneaza cu un sistem de inteligenta artificiala sau cand un continut a fost generat ori modificat cu ajutorul unei asemenea tehnologii.

Regulamentul intern in avantajul dvs Ghid complet

Vreau acest produs →

Instruire si testare SSM 11 modele de teste si instructiuni proprii SSM

Vreau acest produs →

REGES Online - Ghid Practic de utilizare

Vreau acest produs →

Regimul strict aplicabil sistemelor cu grad ridicat de risc, utilizate in domenii precum recrutarea, evaluarea salariatilor, educatia, acordarea creditelor sau furnizarea unor servicii publice, va deveni aplicabil incepand cu 2 decembrie 2027.

Cum poate fi folosita inteligenta artificiala in evaluarea salariatilor

Angajatorul poate utiliza inteligenta artificiala ca instrument de sprijin, pentru centralizarea rezultatelor, verificarea realizarii obiectivelor, compararea indicatorilor de performanta cu standardele postului, identificarea unor diferente intre perioade, redactarea unui proiect de raport sau formularea unor recomandari privind formarea profesionala, cu conditia ca datele analizate sa fie corecte, relevante si colectate legal.

De exemplu, un sistem poate centraliza numarul proiectelor finalizate, respectarea termenelor, rezultatele verificarilor de calitate, feedbackul documentat al clientilor, atingerea obiectivelor comerciale sau participarea la programe de formare, dupa care poate prezenta managerului un raport care trebuie verificat si completat cu explicatiile salariatului.

Angajatorul trebuie sa evite folosirea inteligentei artificiale pentru a stabili automat ca un salariat este neperformant, trebuie retrogradat, nu trebuie promovat sau trebuie concediat, mai ales atunci cand managerul nu verifica datele si nu analizeaza situatia concreta. Simplul fapt ca o persoana apasa un buton prin care confirma recomandarea sistemului nu transforma o decizie automatizata intr-o decizie umana reala.

Sistemele care monitorizeaza performanta si comportamentul lucratorilor, care distribuie sarcini pe baza caracteristicilor personale sau care influenteaza promovarea, salariul ori incetarea raportului de munca intra in zona de risc ridicat descrisa de AI Act, deoarece pot afecta dreptul la viata privata, protectia datelor, egalitatea de tratament si dreptul la munca.

Exista si utilizari interzise. Angajatorul nu poate folosi sisteme de inteligenta artificiala care incearca sa deduca emotiile salariatului din expresia fetei, voce, gesturi sau alte semnale biometrice, cu exceptia unor situatii justificate de motive medicale ori de siguranta. Un program care pretinde ca poate stabili daca salariatul este sincer, entuziasmat, stresat, loial sau demotivat prin analiza fetei ori a vocii nu trebuie folosit pentru evaluarea profesionala. Aceasta interdictie se aplica din 2 februarie 2025.

Ce date pot analiza sistemele de inteligenta artificiala

Un sistem de evaluare ar trebui sa analizeze numai date care au legatura directa cu atributiile postului si cu obiectivele profesionale comunicate salariatului, cum ar fi cantitatea si calitatea muncii, respectarea termenelor, acuratetea documentelor, numarul erorilor confirmate, rezultatele proiectelor, nivelul de indeplinire a indicatorilor stabiliti, participarea la activitati de formare si feedbackul verificabil primit de la clienti sau colegi.

Angajatorul trebuie sa analizeze cu multa atentie folosirea datelor privind timpul petrecut in aplicatii, activitatea tastaturii, capturile de ecran, mesajele trimise, istoricul de navigare, accesarea fisierelor, inregistrarile audio, imaginile video sau localizarea salariatului, deoarece asemenea informatii pot transforma evaluarea profesionala intr-o forma disproportionata de supraveghere.

Datele privind sanatatea, dizabilitatea, apartenenta sindicala, convingerile religioase, opiniile politice, viata privata sau situatia familiala beneficiaza de protectie suplimentara si, in multe situatii, nu pot fi folosite pentru evaluarea profesionala. Angajatorul nu ar trebui sa permita sistemului sa deduca asemenea informatii din concediile medicale, programul de lucru, mesajele salariatului, modul de exprimare, fotografii sau alte informatii indirecte.

GDPR impune respectarea principiilor legalitatii, transparentei, limitarii scopului, reducerii la minimum a datelor, exactitatii, limitarii perioadei de pastrare si securitatii. Angajatorul trebuie sa stabileasca inainte de folosirea sistemului scopul exact al prelucrarii, datele strict necesare, temeiul juridic, perioada de pastrare si persoanele care vor avea acces la rezultate.

In cazul monitorizarii salariatilor prin mijloace de comunicatii electronice sau prin supraveghere video, Legea nr. 190/2018 impune conditii suplimentare. 

Informarea salariatilor inainte de utilizarea sistemului

Salariatii trebuie informati inainte ca sistemul sa inceapa sa le analizeze activitatea, iar informarea nu trebuie redusa la o formulare generala potrivit careia societatea poate utiliza tehnologii moderne sau instrumente automate.

Documentul de informare trebuie sa explice scopul sistemului, categoriile de date analizate, sursele datelor, criteriile urmarite, modul in care rezultatul influenteaza evaluarea, persoanele care primesc raportul, perioada de pastrare, furnizorul solutiei, eventualele transferuri de date, existenta unui proces de profilare si modalitatea prin care salariatul poate solicita acces, corectarea datelor sau reanalizarea rezultatului.

Atunci cand sistemul acorda un punctaj sau formuleaza o recomandare care poate afecta in mod semnificativ salariatul, informarea trebuie sa prezinte intr un limbaj accesibil principiile si pasii folositi pentru obtinerea rezultatului.

Angajatorul nu trebuie sa publice intregul cod sursa al programului, insa trebuie sa poata explica ce date au contat, ce criterii au avut o influenta importanta, ce rezultat a produs sistemul si ce consecinte poate avea acesta.

GDPR acorda persoanei dreptul de a primi informatii pertinente privind logica utilizata, importanta prelucrarii si consecintele preconizate atunci cand exista un proces decizional automatizat. Curtea de Justitie a Uniunii Europene a aratat ca explicatia trebuie sa acopere informatiile relevante privind procedura si principiile folosite pentru obtinerea rezultatului si trebuie prezentata intr o forma clara, inteligibila si utila pentru persoana afectata.

Riscul deciziilor discriminatorii

Un sistem poate produce rezultate discriminatorii chiar daca programul nu utilizeaza in mod direct sexul, varsta, dizabilitatea sau situatia familiala. Discriminarea poate aparea atunci cand sistemul foloseste alte date care sunt strans legate de aceste caracteristici.

Codul muncii interzice discriminarea directa si indirecta fata de salariati, iar o practica aparent neutra poate reprezenta discriminare indirecta atunci cand dezavantajeaza anumite persoane pe baza unui criteriu protejat, daca angajatorul nu dovedeste ca practica urmareste un scop legitim si utilizeaza mijloace adecvate, necesare si proportionale.

Inainte de folosirea sistemului, angajatorul trebuie sa testeze daca rezultatele difera semnificativ intre femei si barbati, intre categorii de varsta, intre salariatii cu norma intreaga si cei cu timp partial, intre persoanele care au beneficiat sau nu de concedii protejate si intre alte grupuri relevante.

O diferenta statistica nu demonstreaza automat existenta unei discriminari, insa reprezinta un semnal care trebuie analizat inainte ca rezultatele sistemului sa influenteze deciziile privind salariul, promovarea sau incetarea contractului.

Interventia umana trebuie sa fie reala

Interventia umana reprezinta una dintre cele mai importante masuri de protectie, insa aceasta trebuie sa aiba un continut real. Persoana care verifica rezultatul trebuie sa inteleaga modul de functionare al sistemului, sa poata identifica datele gresite, sa analizeze explicatiile salariatului si sa aiba autoritatea de a modifica sau respinge recomandarea generata de inteligenta artificiala.

Managerul trebuie sa verifice daca datele apartin salariatului corect, daca perioada analizata este completa, daca obiectivele au fost comunicate, daca au existat concedii, schimbari de atributii, probleme tehnice, lipsa resurselor sau alte imprejurari care pot explica rezultatele. De asemenea, trebuie sa compare recomandarea sistemului cu documentele existente si cu activitatea efectiva a salariatului.

Prin urmare, o decizie privind reducerea salariului, refuzarea promovarii, aplicarea unei masuri cu efect important asupra carierei sau concedierea nu ar trebui fundamentata exclusiv pe punctajul sistemului. Angajatorul trebuie sa poata demonstra cine a verificat rezultatul, ce informatii a analizat, ce explicatii a solicitat si de ce a acceptat sau a respins recomandarea automata.

Contestarea evaluarii realizate cu ajutorul inteligentei artificiale

Procedura interna trebuie sa permita salariatului sa conteste rezultatul, sa indice erorile si sa solicite o evaluare efectuata de o persoana care nu a participat la decizia initiala, daca structura angajatorului permite desemnarea unui alt evaluator.

Salariatul trebuie sa poata afla ce date au fost folosite, din ce perioada provin, ce criterii au influentat punctajul, daca sistemul a identificat anumite comportamente sau abateri, ce recomandare a emis si cine a luat decizia finala. Acesta trebuie sa poata solicita corectarea informatiilor inexacte si eliminarea datelor care nu aveau legatura cu evaluarea.

Contestatia nu trebuie solutionata de acelasi sistem si nici prin generarea automata a unui raspuns standard. Un evaluator uman trebuie sa analizeze argumentele salariatului, sa verifice datele contestate si sa comunice un raspuns motivat, din care sa rezulte daca punctajul sau calificativul a fost mentinut ori modificat.

Dreptul de acces prevazut de GDPR include informatiile privind existenta procesului decizional automatizat, logica utilizata, importanta si consecintele prelucrarii. Explicatia trebuie sa ii permita salariatului sa inteleaga si sa conteste in mod efectiv rezultatul, nu sa primeasca numai o descriere generala a tehnologiei.

Reguli pentru procedura interna a angajatorului

Codul muncii permite angajatorului sa stabileasca obiectivele de performanta individuala si criteriile de evaluare, insa criteriile aplicabile trebuie comunicate salariatului, iar regulamentul intern trebuie sa cuprinda criteriile si procedurile de evaluare profesionala.

Introducerea unui sistem de inteligenta artificiala nu permite angajatorului sa inlocuiasca procedura cunoscuta de salariati cu reguli tehnice secrete sau cu un punctaj care nu poate fi explicat.

Procedura interna ar trebui sa cuprinda cel putin urmatoarele reguli:

    1. Scopul exact al utilizarii inteligentei artificiale, cu precizarea daca sistemul centralizeaza datele, formuleaza recomandari, acorda punctaje sau sprijina decizia evaluatorului.
    2. Categoriile de salariati si posturile pentru care se foloseste sistemul, deoarece un instrument adecvat activitatii unui agent de vanzari poate fi irelevant sau disproportionat pentru activitatea unui jurist, contabil ori specialist in resurse umane.
    3. Datele care pot fi analizate, sursa acestora si datele care nu pot fi utilizate, cu excluderea informatiilor fara legatura cu postul, a comunicarilor private si a datelor sensibile care nu au un temei legal clar.
    4. Criteriile de evaluare si ponderea lor, astfel incat salariatul sa cunoasca elementele care ii influenteaza calificativul si sa poata intelege diferenta dintre indicatorii masurati automat si aprecierea evaluatorului.
    5. Rolul sistemului si rolul evaluatorului uman, cu precizarea expresa ca persoana desemnata poate respinge recomandarea algoritmului si raspunde pentru decizia finala.
    6. Verificarea calitatii datelor, deoarece informatiile incomplete, asociate gresit sau scoase din context pot produce un rezultat incorect chiar daca algoritmul functioneaza potrivit specificatiilor tehnice.
    7. Testarea periodica a erorilor si a efectelor discriminatorii, inclusiv analiza rezultatelor obtinute de diferite categorii de salariati si documentarea masurilor de corectare.
    8. Procedura de informare a salariatilor si a reprezentantilor acestora, inainte de introducerea sistemului si inainte de orice modificare care schimba datele analizate, criteriile sau consecintele evaluarii.
    9. Procedura de contestare, termenul in care salariatul poate formula obiectii, persoana competenta sa solutioneze cererea si obligatia de a comunica un raspuns motivat.
    10. Perioada de pastrare a datelor si rezultatelor, persoanele care pot avea acces, masurile de securitate si regulile privind stergerea informatiilor care nu mai sunt necesare.
    11. Responsabilitatile furnizorului sistemului, inclusiv obligatiile privind confidentialitatea, securitatea, asistenta tehnica, documentatia, remedierea erorilor si interdictia de a folosi datele salariatilor pentru antrenarea altor modele fara un temei juridic corespunzator.
    12. Instruirea managerilor, specialistilor in resurse umane si persoanelor care utilizeaza rezultatele, deoarece articolul 4 din AI Act obliga furnizorii si utilizatorii sistemelor sa asigure un nivel suficient de alfabetizare in domeniul inteligentei artificiale, adaptat experientei personalului si contextului in care tehnologia este folosita.

In multe proiecte de evaluare automata va fi necesara si o evaluare de impact asupra protectiei datelor inainte de implementare. Articolul 35 din GDPR mentioneaza in mod expres evaluarea sistematica si ampla a aspectelor personale, bazata pe prelucrare automata si utilizata pentru luarea unor decizii care produc efecte juridice sau afecteaza semnificativ persoana. Documentul trebuie sa analizeze necesitatea sistemului, proportionalitatea, riscurile pentru salariati si masurile prin care acestea vor fi reduse.

In ce masura poate angajatorul folosi inteligenta artificiala

Angajatorul poate folosi inteligenta artificiala pentru a organiza informatiile, a identifica tendinte, a semnala posibile probleme si a sprijini evaluatorul, insa trebuie sa pastreze criteriile obiective, transparenta, controlul uman si posibilitatea reala de contestare.

Cu cat rezultatul sistemului influenteaza mai mult salariul, promovarea, atributiile, sanctionarea sau incetarea contractului, cu atat cresc obligatiile angajatorului privind verificarea legalitatii, explicarea rezultatului, protectia datelor, prevenirea discriminarii si documentarea interventiei umane.

Inteligenta artificiala nu poate transforma criteriile neclare in criterii legale si nu poate acoperi lipsa unei proceduri de evaluare. Decizia finala si raspunderea pentru efectele sale raman ale angajatorului, chiar daca programul apartine unui furnizor extern si chiar daca recomandarea a fost generata automat.