Adeverinta de vechime: concediul fara plata si absentele nemotivate se scad din vechimea in munca ca zile lucratoare?

"Zilele de concediu fara plata si absentele nemotivate se scad din vechimea in munca in zile calendaristice sau in zile lucratoare?" Este una dintre cele mai frecvente intrebari primite de departamentele de resurse umane la intocmirea adeverintei de vechime.

Raspunsul, conform Codului muncii si modului de inregistrare in REGES, este: in zile calendaristice. Mai jos detaliem temeiul legal si logica de calcul, precum si modul in care aceasta regula poate fi aplicata automat, fara risc de eroare.

De asemenea, merita clarificata si o alta nelamurire frecventa legata de acest document: poate extrasul din REGES sa tina locul adeverintei de vechime? Conform unei analize publicate pe IntrebariHR, raspunsul este nu — cele doua documente au roluri diferite, iar angajatorul are obligatia legala de a emite adeverinta de vechime ca document distinct, indiferent de existenta extrasului. 

Temeiul legal: ce se scade din vechimea in munca

Potrivit art. 16 alin. (6) din Codul muncii, "absentele nemotivate si concediile fara plata se scad din vechimea in munca". Pe durata acestor perioade, contractul individual de munca (CIM) se suspenda, iar conform art. 49 alin. (2), suspendarea are ca efect intreruperea prestarii muncii de catre salariat si a platii drepturilor salariale de catre angajator.

In consecinta, adeverinta de vechime nu poate prelua simplu intervalul dintre data angajarii si data incetarii contractului. Din durata totala trebuie deduse toate perioadele de concediu fara plata si toate absentele nemotivate.

De ce calculul se face in zile calendaristice

Suspendarea CIM se inregistreaza in REGES ca perioada calendaristica continua, nu ca un cumul de zile lucratoare. Contractul nu poate fi suspendat doar pentru zilele in care salariatul are program de lucru: daca un angajat beneficiaza de concediu fara plata sau lipseste nemotivat de vineri pana luni, perioada de suspendare acopera intregul interval calendaristic, inclusiv zilele de weekend cuprinse. Nu exista posibilitatea de a izola exclusiv zilele lucratoare dintr-o perioada de suspendare.

Intrucat perioada de suspendare este inregistrata calendaristic, tot in zile calendaristice se scade si din vechimea in munca. Vechimea in munca este, de altfel, exprimata in ani, luni si zile, nu ca un cumul de zile lucratoare. O suspendare pentru absente nemotivate  de 10 zile calendaristice reduce vechimea cu exact 10 zile calendaristice.

Confuzia "lucratoare sau calendaristice?" apare deoarece sunt confundate doua reguli diferite. Reducerea concediului de odihna se raporteaza la zilele lucratoare, deoarece concediul de odihna se acorda in zile lucratoare. In schimb, atunci cand se calculeaza vechimea in munca sau durata unei suspendari, se ia in considerare perioada suspendarii asa cum este inregistrata in contractul individual de munca, respectiv in zile calendaristice. 

Aplicarea automata a calculului: Reges Plus

Transparenta salariala Modele editabile - Procedura interna - Criterii - Grile - Decizii - Comunicari - Rapoarte

Vreau acest produs →

Concedierea perfect legala

Vreau acest produs →

Regulamentul intern in avantajul dvs Ghid complet

Vreau acest produs →

Regula in sine nu este complicata. Dificultatea apare la aplicarea ei consecventa, pe fiecare contract, indiferent de numarul de modificari, suspendari si detasari inregistrate in timp.

Pentru a aplica regula corect si uniform pe un volum mare de contracte, Reges Plus — extensie a platformei oficiale REGES ONLINE — genereaza adeverinta de vechime in mod automat, direct din datele inregistrate in registru. Aplicatia preia istoricul complet al contractului (modificari, suspendari, detasari), calculeaza vechimea in munca si scade automat perioadele de concediu fara plata si absentele nemotivate, in zile calendaristice, exact asa cum au fost inregistrate suspendarile in REGES.

Adeverinta se genereaza in cateva secunde, in format DOCX editabil, pentru orice tip de contract — incetat, activ, suspendat, detasat sau mutat — si poate fi emisa cumulat, pentru mai multi salariati simultan. Pentru departamentele de HR care elibereaza frecvent astfel de documente, rezultatul este eliminarea calculului manual si a riscului ca o perioada de suspendare sa fie omisa sau scazuta eronat.

Reges Plus poate fi testat gratuit timp de 30 de zile. 

Unde apar erorile: calculul manual

Pentru un contract cu mai multe perioade de CFP, absente izolate si eventuale detasari, calculul manual este laborios si predispus la erori. Cateva zile scazute gresit, multiplicate cu numarul de salariati, conduc la adeverinte incorecte, cu efecte directe asupra stagiului de cotizare si a vechimii recunoscute.

Exceptia: concediul fara plata pentru formare profesionala

Nu orice concediu fara plata se scade din vechime. Concediul fara plata pentru formare profesionala, reglementat de art. 154–155 din Codul muncii, constituie vechime in munca si in specialitate si nu se deduce. La intocmirea adeverintei, natura concediului trebuie verificata: perioadele de CFP pentru interese personale se scad, cele pentru formare profesionala nu.

Concluzie

Pentru a evita erorile de calcul, angajatorii trebuie sa verifice cu atentie istoricul contractului si toate perioadele de suspendare inregistrate. In practica, utilizarea unei aplicatii care preia automat datele din REGES ONLINE si calculeaza corect vechimea reprezinta cea mai sigura solutie, mai ales atunci cand un contract a suferit numeroase modificari de-a lungul timpului.