12 lucruri pe care HR-ul trebuie sa le verifice lunar pentru a evita probleme legale

Ce trebuie sa verifice lunar HR-ul pentru a evita probleme legale?

1. Verificarea contractelor individuale de munca

Primul lucru care trebuie verificat lunar este situatia contractelor individuale de munca.

HR-ul trebuie sa urmareasca:

• contractele care expira
• actele aditionale care trebuie semnate
• modificarile salariale
• schimbarile de functie
• schimbarile de program
• perioadele de proba care se apropie de final

Conform art. 17 alin. (5) din Codul muncii:

„Orice modificare a unuia dintre elementele prevazute la alin. (3) in timpul executarii contractului individual de munca impune incheierea unui act aditional la contract.”

Asta inseamna ca modificarile nu pot fi facute verbal. Daca salariul, functia sau programul s-au schimbat fara acte, compania risca sanctiuni.

De asemenea, HR-ul trebuie sa verifice daca exista angajati care lucreaza fara semnarea documentelor obligatorii inainte de inceperea activitatii. Munca nedeclarata este una dintre cele mai grave abateri constatate de ITM.

Potrivit art. 16 alin. (1) din Codul muncii:

„Contractul individual de munca se incheie in forma scrisa, anterior inceperii activitatii.”

Amenzile pentru munca nedeclarata pot ajunge la zeci de mii de lei.

2. Actualizarea datelor in REGES-Online

Orice modificare privind salariatii trebuie transmisa corect si la timp in REGES-Online.

HR-ul trebuie sa verifice lunar:

• daca toate contractele sunt inregistrate
• daca modificarile salariale au fost operate
• daca suspendarile sunt actualizate
• daca incetarile sunt introduse corect
• daca exista diferente intre documentele interne si registru

Multe companii descopera probleme abia in timpul unui control ITM. Uneori salariile din statul de plata nu coincid cu cele raportate in registru. Alteori suspendarile medicale sau concediile fara plata nu sunt operate la timp.

Aceste neconcordante genereaza suspiciuni si pot duce la sanctiuni.

3. Verificarea pontajului si a timpului de munca

Pontajul este unul dintre cele mai importante documente intr-un control de munca.

HR-ul trebuie sa verifice lunar:

• orele lucrate efectiv
• orele suplimentare
• munca de noapte
• repausul saptamanal
• pauzele obligatorii
• programul angajatilor part-time

Art. 119 din Codul muncii stabileste clar:

„Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat.”

In practica, multe firme au pontaje incomplete sau completate formal. In cazul unui litigiu privind orele suplimentare, lipsa evidentei poate afecta direct angajatorul.

HR-ul trebuie sa compare lunar pontajele cu:

• accesul in cladire
• turele reale
• rapoartele managerilor
• concediile aprobate
• zilele de telemunca

4. Verificarea concediilor de odihna si a absentelor

Concediile neefectuate reprezinta o problema frecventa in companii.

HR-ul trebuie sa urmareasca:

• zilele de concediu ramase
• concediile planificate
• concediile reportate
• absentele nemotivate
• concediile medicale
• concediile fara plata

Conform art. 146 alin. (2) din Codul muncii:

„In cazul in care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau partial, concediul de odihna anual la care avea dreptul in anul calendaristic respectiv, angajatorul este obligat sa acorde concediul de odihna neefectuat intr-o perioada de 18 luni.”

Daca angajatii acumuleaza foarte multe zile restante, compania poate avea costuri mari si risc de litigii.

In plus, HR-ul trebuie sa verifice lunar daca exista certificate medicale:

• depuse tardiv
• incomplete
• fara cod corect de indemnizatie
• care nu coincid cu perioadele raportate

5. Controlul documentelor obligatorii din dosarul de personal

Dosarul de personal trebuie actualizat permanent.

Conform HG nr. 295/2025, angajatorul trebuie sa pastreze documentele privind:

• angajarea
• executarea contractului
• modificarile contractuale
• suspendarile
• incetarile

HR-ul trebuie sa verifice lunar:

• daca lipsesc acte de identitate actualizate
• daca exista fise de post semnate
• daca sunt semnate actele aditionale
• daca exista documentele pentru telemunca
• daca adeverintele si declaratiile sunt arhivate corect

In multe controale ITM apar probleme simple:

• fise de post nesemnate
• lipsa dovezii instruirii SSM
• acte aditionale intocmite tardiv
• lipsa acordurilor GDPR

STOP! 

Iata lucrarea 40 de modele de Regulament Intern gata redactate! Folositi-le si evitati astfel amenzi de pana la 50.000 de lei!
Inspectorii ITM verifica mereu existenta acestui act si modul cum este intocmit, detalii AICI <<<

6. Verificarea instruirii SSM si PSI

Instruirea privind securitatea si sanatatea in munca trebuie verificata constant.

Legea nr. 319/2006 stabileste la art. 20:

„Angajatorul trebuie sa asigure conditii pentru ca fiecare lucrator sa primeasca o instruire suficienta si adecvata.”

HR-ul trebuie sa urmareasca:

• instructajele periodice
• fisele SSM semnate
• instruirea noilor angajati
• instruirea la schimbarea postului
• verificarile PSI

Daca apare un accident de munca, primul lucru verificat de autoritati este documentatia SSM.

Lipsa instructajului poate agrava raspunderea angajatorului.

7. Verificarea respectarii regulilor GDPR in HR

Departamentul HR gestioneaza volume mari de date personale:

• CNP
• salarii
• date medicale
• adrese
• evaluari profesionale
• documente disciplinare

HR-ul trebuie sa verifice lunar:

• cine are acces la documente
• unde sunt stocate fisierele
• daca exista parole si restrictii
• daca documentele sunt transmise securizat
• daca exista acorduri si informari GDPR actualizate

Conform Regulamentului UE 679/2016, compania trebuie sa asigure protectia datelor personale si sa limiteze accesul neautorizat.

Multe incidente apar din:

• trimiterea fluturasilor salariali catre persoane gresite
• parole slabe
• foldere comune accesibile tuturor
• pastrarea excesiva a documentelor

8. Verificarea salariilor si a contributiilor

HR-ul trebuie sa compare lunar:

• contractele
• statele de plata
• pontajele
• sporurile
• contributiile declarate

Erorile salariale genereaza rapid conflicte.

Conform art. 166 alin. (1) din Codul muncii:

„Salariul se plateste in bani cel putin o data pe luna.”

Trebuie verificate:

• sporurile obligatorii
• plata orelor suplimentare
• indemnizatiile de concediu
• retinerile salariale
• poprirea pe salariu
• salariul minim legal

HR-ul trebuie sa urmareasca si eventualele modificari legislative privind salariul minim sau facilitatile fiscale.

9. Verificarea disciplinara si a reclamatiilor interne

Multe litigii de munca apar pentru ca procedurile disciplinare sunt facute gresit.

HR-ul trebuie sa verifice lunar:

• sesizarile interne
• conflictele de munca
• avertismentele emise
• cercetarile disciplinare aflate in curs
• termenele procedurale

Art. 251 alin. (1) din Codul muncii prevede:

„Sub sanctiunea nulitatii absolute, nicio masura [...] nu poate fi dispusa inainte de efectuarea unei cercetari disciplinare prealabile.”

O sanctiune aplicata fara procedura poate fi anulata in instanta.

10. Verificarea telemuncii si a muncii remote

Companiile care folosesc telemunca trebuie sa verifice constant:

• actele aditionale
• zilele de telemunca
• echipamentele oferite
• protectia datelor
• instruirea SSM pentru remote

Legea nr. 81/2018 privind telemunca stabileste obligatii clare pentru angajatori.

Lipsa clauzelor privind telemunca poate crea probleme in cazul:

• accidentelor de munca
• controalelor ITM
• conflictelor privind programul
• securitatii informatiilor

11. Verificarea expirarii documentelor obligatorii

HR-ul trebuie sa urmareasca lunar toate documentele care expira:

• avize medicale
• permise de munca
• certificate profesionale
• autorizatii
• evaluari periodice
• documente pentru cetateni straini

In lipsa acestor documente, compania poate avea probleme serioase in cazul unui control.

12. Verificarea regulamentului intern si a politicilor companiei

Regulamentul intern trebuie actualizat atunci cand apar modificari legislative sau schimbari organizationale.

Art. 241 din Codul muncii stabileste obligatia existentei regulamentului intern.

HR-ul trebuie sa verifice:

• daca politicile interne sunt actualizate
• daca angajatii au fost informati
• daca procedurile reflecta legislatia actuala
• daca exista reguli privind AI, monitorizarea si munca remote

Multe regulamente interne sunt depasite si nu includ aspecte esentiale aparute in ultimii ani.