Drepturi salariale acordate dupa decesul salariatului. Procedura legala, conditii + explicatiile specialistilor

Bonus de perfomanta acordat salariatului decedat

Pentru a intelege mai bine o astfel de situatie, va redam un studiu de caz elocvent, explicat de specialistii de la PortalCodulMuncii:

"Anual acordam un bonus de performanta. Una din colege a decedat in luna mai 2025 si se incadra pentru a primi acest bonus. Cum putem acorda bonusul proportional cu perioada lucrata, avand in vedere ca este un venit salarial cu taxare aferenta si declarare in D112. Precizam ca sotul supravietuitor are documentele necesare care atesta calitatea sa de mostenitor legal. Avem nevoie de opinia dumneavoastra referitor la: 1. modalitatea legala prin care putem acorda acest bonus (consideram ca este un drept al fostei angajate, indiferent de modul de incetare al CIM) 2. documentele ce trebuiesc intocmite si forma lor; 3. modul de impozitare si inscriere in declaratiile catre organele statului (de ex. D112). De asemenea, daca sunt alte aspecte legale ale acestei situatii pe care nu le-am considerat, va rugam sa le transmiteti."

Raspunsul specialistului: 

In situatia din cuprinsul intrebarii, bonusul poate fi acordat ca drept salarial al fostei salariate, aferent perioadei lucrate pana la data decesului, in baza raportului de munca al acesteia, sotul supravietuitor fiind persoana indreptatita sa incaseze drepturile salariale ramase datorate. Codul muncii califica la art. 159 alin. (1) salariul drept contraprestatia muncii depuse in baza contractului individual de munca, iar salariul include potrivit art. 160 salariul de baza, indemnizatiile, sporurile si alte adaosuri, categorie in care este cuprins si bonusul de performanta daca acesta este prevazut in contract, regulament intern, politica de acordare a bonusurilor de performanta, contract colectiv sau decizie anuala a angajatorului.
 
Prin urmare, daca sotul supravietuitor prezinta documente care atesta aceasta calitatile enuntate mai sus, plata se poate face catre acesta, in baza art. 167 alin. (2) din Codul muncii. Certificatul de mostenitor este documentul care confirma calitatea de mostenitor, certificatul de casatorie si certificatul de deces, calitatea de sot supravietuitor, insa plata nu se transforma intr-un venit succesoral propriu al sotului din perspectiva fiscala salariala; societatea executa o obligatie salariala aferenta fostei salariate.

Drepturi salariale pentru angajatul decedat - procedura

Pentru drepturile salariale datorate pana la deces, Codul muncii instituie regula speciala de plata catre categoriile indicate de art. 167 alin. (2), respectiv sotului supravietuitor, copiilor majori ai defunctului sau parintilor acestuia sau altor mostenitori daca nu exista niciuna dintre aceste categorii.
 
Calculul proportional trebuie sa urmeze regula stabilita in procedura interna privind acordarea bonusurilor de performanta, cu un calcul proportional cu perioada efectiv lucrata in perioada de referinta, de exemplu prin raportare la zilele lucratoare sau lunile eligibile pana la data decesului, in functie de metodologia folosita in mod obisnuit de societate.
 
Cu privire la cea de-a doua intrebare, pe plan intern, conducerea societatii va trebui sa emita o decizie de aprobare a acordarii bonusului, in care se vor mentiona temeiul contractual, respectiv prevederile din contractul individual de munca sau contractul colectiv de munca, din regulamentul intern, care reglementeaza acordarea bonusului de performanta, temeiul legal, respectiv art. 167 alin. (2) Codul muncii, insotita de o nota de calcul in conformitate cu criteriile de calcul, de proportionalitate cu lunile de activitate din anul 2025, conditiile de acordare si algoritmul general de calcul, valoarea bruta rezultata si identitatea beneficiarului platii in persoana sotului supravietuitor.

La dosar trebuie pastrate cel putin certificatele de casatorie si de deces, documente care atesta calitatea de sot supravietuitor, respectiv certificatul de mostenitor, daca este cazul, copia actului de identitate al sotului supravietuitor, cererea acestuia de plata sau o declaratie de incasare a drepturilor salariale platite, datele contului bancar si dovada platii.
 
Cu privire la cea de-a treia intrebare, din punct de vedere fiscal, bonusul de performanta ramane venit din salarii sau asimilat salariilor, deoarece este acordat in legatura cu activitatea prestata in baza contractului individual de munca, indiferent de denumire, de perioada la care se refera sau de momentul efectiv al platii. Art. 76 alin. (1) din Codul fiscal include in veniturile din salarii toate veniturile in bani si/sau in natura obtinute de o persoana fizica ce desfasoara activitate in baza unui contract individual de munca, indiferent de perioada la care se refera, denumirea veniturilor ori forma sub care sunt acordate.

Bonus salarial - tratament fiscal
 

In consecinta, bonusul se trateaza ca venit salarial brut al fostei salariate. Societatea calculeaza si retine CAS, CASS si impozit pe veniturile din salarii, iar separat datoreaza CAM, in masura in care nu exista o exceptie expresa aplicabila.
Beneficiarul fiscal al venitului salarial ramane fosta salariata, iar sotul are doar calitatea de persoana indreptatita sa incaseze drepturile salariale nete potrivit Codului muncii.
 
In Declaratia 112, venitul se declara nominal pe CNP-ul fostei salariate, nu pe CNP-ul sotului supravietuitor, in declaratia aferenta lunii in care este acordat/platit prin statul de salarii, la termenul aplicabil societatii pentru declararea veniturilor salariale, nefiind necesara depunerea unei declaratii rectificative pentru luna mai 2025 doar pentru ca dreptul priveste perioada lucrata pana la data decesului. 

Rectificarea ar deveni relevanta numai daca, potrivit regulilor interne si momentului nasterii dreptului, suma trebuia platita si declarata intr-o perioada anterioara sau daca se corecteaza o declaratie deja depusa. Tipul asigurat selectat pentru declararea bonusului va fi „(18)  3.8.PF care incaseaza ven.din salarii sau asimilate salariilor dupa data incet.rap.juridice” in Sectiunea A din anexa nr. 1.2 – Asigurat, bonusul fiind declarat in Sectiunea E.3 ca fiind „Venit din alta perioada” cu justificarea la randul E3_7, 20 - Prima/Bonus de natura ocazionala sau cod 40 - Prima/Bonus prevazuta prin contract colectiv de munca si/sau prin contractul individual de munca.
 
Nu in ultimul rand, in mod suplimentar, trebuie avut in vedere ca, prin acordarea voluntara a bonusului aferent anului 2025 in termenul stabilit prin decizia organului de conducere al societatii, angajatorul isi executa de bunavoie obligatia inainte de implinirea termenului de prescriptie de 3 ani prevazut de art. 268 alin. (1) lit. c) din Codul muncii, astfel incat acordarea nu ridica niciun risc juridic din acest punct de vedere.
 
Totodata, se recomanda ca societatea sa solicite sotului supravietuitor un inscris prin care acesta confirma primirea sumei nete reprezentand bonusul de performanta calculat proportional pentru perioada lucrata de fosta salariata pana la data decesului. Inscrisul ar trebui sa vizeze plata acestui bonus si stingerea obligatiei societatii cu privire la suma astfel calculata.

Un punct de vedere oferit de catre expertii de la PortalCodulMuncii <<<