Procedura retinerii salariale pentru carburant. Baza legala + explicatiile specialistilor

Retineri salariale - art. 169 din Codul Muncii

Nici o retinere din salariu nu poate fi operata, in afara cazurilor si conditiilor prevazute de lege, asa cum prevede art. 169 din Codul Muncii:

 Retinerile cu titlu de daune cauzate angajatorului nu pot fi efectuate decat daca datoria salariatului este scadenta, lichida si exigibila si a fost constatata ca atare printr-o hotarare judecatoreasca definitiva si irevocabila.

In cazul pluralitatii de creditori ai salariatului va fi respectata urmatoarea ordine:

a) obligatiile de intretinere, conform Codului familiei;
b) contributiile si impozitele datorate catre stat;
c) daunele cauzate proprietatii publice prin fapte ilicite;
d) acoperirea altor datorii.

Retinerile din salariu cumulate nu pot depasi in fiecare luna jumatate din salariul net.

Procedura retinerii salariale pentru carburant

Iata un studiu de caz relevant, conform PortalCodulMuncii:

"Avem mentionat in Procedura de utilizare auto, anexa RI, faptul ca angajatii pot utiliza masina de serviziuc in limita a 1200 km/trimestru. Consumul de carburant folosit peste aceasta limita trebuie platit de catre angajat. Pe ce baza am putea face retinere salariala?"

Raspunsul specialistilor: 

Prevederea din Procedura de utilizare auto, anexa la Regulamentul intern, potrivit careia salariatii pot utiliza autoturismul de serviciu in limita a 1.200 km/trimestru, iar consumul de carburant aferent utilizarii peste aceasta limita se suporta de salariat, este utila pentru stabilirea regulii instituite la nivelul politicii interne a societatii si pentru individualizarea obligatiei salariatului. Totusi, aceasta prevedere nu este suficienta, prin ea insasi, pentru efectuarea unei retineri salariale unilaterale de catre angajator.

Totul despre telemunca Legislatie explicata Studii de caz Modele de documente

Vezi AICI detalii

Ghid practic HR Transparenta salariala in recrutare si selectie si in evaluarea obiectiva a posturilor

Vezi AICI detalii

Ghid practic de salarizare

Vezi AICI detalii

Retineri salariale - conditii

Ea fundamenteaza obligatia materiala a salariatului, in sensul ca utilizarea masinii de serviciu peste plafonul de 1.200 km/trimestru nu mai este suportata de angajator, insa retinerea efectiva din salariu trebuie sa respecte regimul strict reglementat de art. 169 din Codul muncii. Potrivit acestui articol, „nicio retinere din salariu nu poate fi operata, in afara cazurilor si conditiilor prevazute de lege”.

Totodata, potrivit art. 169 alin. (2), retinerile cu titlu de daune cauzate angajatorului nu pot fi efectuate decat daca datoria salariatului este scadenta, lichida si exigibila si a fost constatata ca atare printr-o hotarare judecatoreasca definitiva si irevocabila. Prin urmare, simpla existenta a unei creante determinate in sarcina salariatului nu este, prin ea insasi, suficienta pentru efectuarea unei retineri salariale unilaterale. In cazul analizat, consumul de carburant aferent depasirii plafonului intern poate genera o obligatie de plata a salariatului, insa nu permite, prin aceasta singura, retinerea unilaterala din salariu.

Deoarece plata combustibilului nu intra in aceste categorii, angajatorul nu poate impune retinerea. In consecinta, simpla prevedere din Regulamentul intern sau din procedura interna nu permite angajatorului sa opereze unilateral retinerea din salariu.
 
In aceste conditii, salariatul are posibilitatea platii lunare a sumei corespunzatoare la casieria societatii, pentru a acoperi consumul de carburant folosit peste aceasta limita sau, in baza unei intelegeri/acord intre cele doua parti (angajator - salariat), angajatorul va preleva din suma platita salariatului suma convenita. Pentru a evita riscul ca retinerea sa fie considerata o retinere nelegala in cadrul unui control al autoritatilor competente in materia relatiilor de munca sau al unui litigiu de munca, solutia juridica consta in transformarea retinerii dintr-o actiune unilaterala a firmei intr-un act de vointa al salariatului.

In practica, acest lucru se formalizeaza printr-un acord intre cele doua parti angajator-salariat prin care salariatul solicita/accepta sa i se retina din castigul salariat contravaloarea consumului de carburant folosit peste limita stabilita de angajator.

In lipsa unui asemenea acord scris, angajatorul nu ar trebui sa retina unilateral suma respectiva din salariu, chiar daca procedura interna a fost adusa la cunostinta salariatului.

Daca salariatul refuza plata sau nu recunoaste suma, angajatorul poate analiza, dupa caz, daca situatia intra in sfera raspunderii patrimoniale reglementate de art. 254 alin. (3) si (4) din Codul muncii. 

In aceasta ipoteza, recuperarea se poate solicita printr-o nota de constatare si evaluare a pagubei, insa numai prin acordul partilor, cu respectarea termenului de cel putin 30 de zile de la data comunicarii si a plafonului de 5 salarii minime brute pe economie.
 
Asadar, scopul principal al acestui acord nu este de justificare fiscala a tratamentului fiscal aplicat la nivelul salariatului, in masura in care sunt aplicabile art. 76 alin. (4) lit. t) sau t^1) din Codul fiscal, ci recunoasterea de salariat a sumei determinata si acceptarea modalitatii de recuperare de catre angajator prin formalizarea consimtamantului salariatului pentru recuperarea sumei prin retinere salariala.
 
In concluzie, nu recomandam retinerea de catre angajator a sumei din salariu exclusiv in baza Procedurii de utilizare auto sau a anexei la Regulamentul intern, aceste documente stabilind doar regula, plafonul si metoda de calcul. Retinerea efectiva trebuie sa se fundamenteze pe un acord distinct incheiat intre angajator si salariat, prin care partile stabilesc suma datorata si modalitatea de recuperare. In lipsa acestui acord, suma poate fi recuperata prin plata separata voluntara a salariatului sau, in caz de refuz, prin mecanismele legale de raspundere patrimoniala.

Un punct de vedere oferit de catre expertii de la PortalCodulMuncii <<<