Prelucrarea datelor personale. Se poate transmite copie CI prin posta electronica?

Cartea de identitate si prelucrarea datelor personale

Va reamintim ca, cartea de identitate contine date cu caracter personal care pot fi solicitate de institutii, in baza unor reglementari specifice activitatii lor. 

Gestionarea datelor cu caracter personal este reglementata de  Regulamentul UE 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor) si de Legea nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679.

In baza acestor reglementari, institutiile publice trebuie sa aiba un responsabil desemnat cu protectia datelor cu caracter personal si politici/proceduri de gestionare a datelor cu caracter personal, care sa asigure protectia acestora.

STOP!

Ai nevoie de Proceduri si Politici GDPR obligatorii pentru Managerii HR - Ghid pentru Resurse Umane - Top 9 Modele editabile, comanda ACUM <<<

Cartea de identitate - poate fi solicitata si pe email?

"Va rugam sa ne spuneti daca este legal si in ce conditii cartea de identitate veche sau noua poate fi trimisa pe mail indiferent de solicitant autoritate publica sau privata indicand legislatia relevanta care confera protectie in acest sens."

Raspunsul specialistilor: 

Referitor la transmiterea prin posta electronica a copiei CI, mentionam exista o reglementare prin care se permite aceasta modalitate de comunicare, institutiile publice fiind obligate sa o puna la dispozitia publicului.

Astfel, la art. 2 din OUG nr. 41/2016 privind stabilirea unor masuri de simplificare la nivelul administratiei publice centrale, administratiei publice locale si al institutiilor publice si pentru modificarea si completarea unor acte normative, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede:

”Articolul 2 (1) Institutiile publice, organele de specialitate ale administratiei publice centrale si locale, precum si persoanele juridice de drept privat care, potrivit legii, au obtinut statut de utilitate publica sau sunt autorizate sa presteze un serviciu public, in regim de putere publica, sunt obligate sa accepte copia in format electronic dupa cartea de identitate, transmisa prin e-mail, asigurand conditiile prevazute de reglementarile legale privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal.

(2) Toate institutiile publice, organele de specialitate ale administratiei publice centrale si locale, precum si persoanele juridice de drept privat care, potrivit legii, au obtinut statut de utilitate publica sau sunt autorizate sa presteze un serviciu public, in regim de putere publica, au obligatia sa publice o adresa de e-mail pentru primirea in format electronic a copiei dupa cartea de identitate, pe punctul de contact unic electronic si pe pagina proprie de internet.”

Avand in vedere prevederile legale mentionate mai sus, apreciem ca este legal ca institutia publica sa solicite transmiterea prin posta electronica, la o adresa dedicata, creata special cu acest scop.

Bacalaureat - Modele de texte argumentative - Subiectul I B si Subiectul al II-lea

Vezi AICI detalii

Pachet Teste REZOLVATE pentru reusita la examenul de titularizare in invatamantul prescolar - EDUCATORI 2 culegeri

Vezi AICI detalii

Expert la BAC Limba si literatura romana

Vezi AICI detalii

Daca totusi nu doriti sa utilizati acest mod de comunicare cu institutia publica, in mod normal ar trebui sa existe si cai alternative de transmitere a copiei CI – prin posta sau prin predare personala la sediul institutiei. Acest aspect, puteti sa il lamuriti doar cu institutia in cauza.

Un raspuns oferit in august 2025, de catre expertii de la PortalCodulMuncii. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.