Actualizare documente interne - pasi si termene legale, prevazute de lege

Pasi pentru actualizarea documentelor interne

Iata care sunt pasii pe care trebuie sa-i urmeze angajatorul pentru a actualiza documentele si evidentele interne:

Sa luam drept exemplu modificarea numelui unui angajat. Modificarea numelui salariatului in timpul executarii contractului individual de munca impune incheierea unui act aditional la contract, anterior producerii modificarii, conform art. 17 alin. (5) din Codul muncii.

Prin urmare, angajatorul va redacta un act aditional la contractul individual de munca, pe care il va aduce la cunostinta salariatului, in vederea semnarii.

Dupa semnarea actului aditional la contractul individual de munca de modificare a numelui salariatului, modificarea se va completa si transmite pe platforma informatica pusa la dispozitie de Inspectia Muncii REGES-ONLINE.

Celelalte evidente interne (condica de prezenta, grafic activitati, pontaje, fisa de post, Fisa individuala de instructaj in domeniul situatiilor de urgenta, Fisa de instruire individuala privind securitatea si sanatatea in munca, clauze/informari/acorduri privind formarea profesionala, privind protectia datelor cu caracter personal, confidentialitate, de neconcurenta, alte inscrisuri de evidenta/informare/etc.) se vor actualiza cu noul nume al salariatului, dupa semnarea actului aditional respectiv la contractul individual de munca.

Temei de drept:

Codul muncii

Art. 17 - (3) Persoana selectata in vederea angajarii ori salariatul, dupa caz, va fi informata cu privire la cel putin urmatoarele elemente:
a) identitatea partilor;
(5) Orice modificare a unuia dintre elementele prevazute la alin. (3) in timpul executarii contractului individual de munca impune incheierea unui act aditional la contract, anterior producerii modificarii, cu exceptia situatiilor in care o asemenea modificare este prevazuta in mod expres de lege sau in contractul colectiv de munca aplicabil.

Termene legale in actualizarea documentelor interne

Dar care vor fi termenele legale, in acest sens? Specialistii de la PortalCodulMuncii explica intr-un studiu de caz relevant:

"Un angajat si-a schimbat numele prin dispozitie legala. Care sunt pasii pe care trebuie sa-i urmeze angajatorul pentru a actualiza documentele si evidentele interne? Ce termene legale trebuie respectate in acest caz?"
 

Raspunsul specialistilor: 

Pentru ca am explicat in prima parte a articolului care vor fi pasii pentru actualizarea documentelor interne, iata ce termene legale trebuie respectate in acest caz:

Modificarea numelui si prenumelui salariatului se transmite in Registru in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii la angajator a documentului din care rezulta modificarea intervenita, conform dispozitiilor art. 5 alin. (2) din Hotararea nr. 295/2025, ceea ce implica redactarea si semnarea de ambele parti a actului aditional la contractul individual de munca pentru schimbarea numelui inainte de implinirea termenului legal.
Celelalte evidente interne ale angajatorului se vor actualiza cu noul nume al salariatului, dupa semnarea actului aditional respectiv la contractul individual de munca, in termenul cel mai scurt posibil.

Temei de drept:

Pachet Teste REZOLVATE pentru reusita la examenul de titularizare in invatamantul prescolar - EDUCATORI 2 culegeri

Vezi AICI detalii

Proiecte Didactice pentru succesul la Titularizare sau Definitivat Educatori

Vezi AICI detalii

Culegere de teste rezolvate la matematica si stiintele naturii clasa a VI-a

Vezi AICI detalii

Hotararea nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenta a salariatilor - REGES-ONLINE

Art. 4. -(1) Registrul se infiinteaza in forma electronica, se completeaza si se transmite pe platforma informatica pusa la dispozitie de Inspectia Muncii.

(2) Angajatorii prevazuti la art. 1 completeaza si transmit in Registru urmatoarele date, fara a avea caracter limitativ: (...)
b) datele de identificare ale salariatilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, numarul de identificare fiscala - NIF, cetatenia si tara de provenienta - Uniunea Europeana - UE, din afara Uniunii Europene, Spatiul Economic European - SEE;

STOP!

Noua Platforma REGES: Tot ce trebuie sa stiti pentru a evita amenzile de pana la 20.000 Lei!

Incepeti acum tranzitia catre REGES-ONLINE cu ajutorul Ghidului practic de operare in ReviSal (Reges), detalii AICI >>>

Art. 5 - (2) Orice modificare a datelor prevazute la art. 4 alin. (2) lit. b) si c) se transmite in Registru in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii la angajator a documentului din care rezulta modificarea intervenita.

Un raspuns oferit in mai 2025, de catre expertii de la PortalCodulMuncii. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.