Implementarea GPDR la nivelul unei societati. Care sunt pasii care trebuie urmati?

Regulamentul de protectie a datelor cu caracter personal (GDPR) da batai de cap multor angajatori, manageri HR precum si tuturor celor care se ocupa cu prelucrarea datelor personale. Cum legea GDPR a intrat in vigoare incepand cu 25 mai 2018, toti cei de mai sus trebuie sa ia masuri speciale si sa respecte noile norme legislative, pentru a nu primi amenzi usturatoare, prevazute de legea nr.180/2018.


Acordul pentru utilizarea datelor personale se va obtine mult mai greu

Regulamentul spune ca tacerea sau inactivitatea/pasivitatea persoanei careia i se cere acordul nu vor mai constitui consimtamant implicit si ca e necesar ca persoana in cauza sa fie informata intr-un limbaj simplu si fara echivoc asupra tipului de date pentru care i se solicita acordul si asupra modului in care acestea vor fi procesate si folosite.


Citeste totul despre ce inseamna GDPR aici >>>



"SC X SRL societate privata cu capital romanesc executa lucrari de instalatii electrice pe teritoriul Romaniei si detine un magazin unde comercializeaza materiale electrice. Are un numar de 18 salariati. In cadrul magazinului exista supraveghere video si monitarizarea masinilor utilizate de angajati in vederea indeplinirii sarcinilor de serviciu. Datele personale ale angajatilor si ale membrilor familiei acestora unde este cazul sunt prelucrate doar in scopul incheierii si executarii contractelor de munca - revisal, declaratii anaf, salarizare... (...) Care sunt pasii de urmat privind implementarea GPDR la nivelul societatii ptr salariati inclusiv modele documente, etc?"



Raspunsul specialistilor de la PortalProtectiaDatelor:


Avand in vedere ca sesizarile dvs. nu cuprind cate o intrebare, ci un numar de intrebari si solicitari de modele, vom face tot posibilul sa le cuprindem in acest raspuns:

Intrebarea nr. 1:

Regimul supravegherii si monitorizarii prin camere video (CCTV) a salariatilor in magazin si prin sisteme GPS a autoturismelor utilizate de catre salariati.

SC X SRL societate privata cu capital romanesc executa lucrari de instalatii electrice pe teritoriul Romaniei si detine un magazin unde comercializeaza materiale electrice. Are un numar de 18 salariati. In cadrul magazinului exista supraveghere video si monitarizarea masinilor utilizate de angajati in vederea indeplinirii sarcinilor de serviciu.

Raspuns:

Va vom indica mai jos masurile concrete pe care trebuie sa le luati cf. GDPR, art. 5 din Legea 190/2018 si Avizul 2/2017 al Grupului de lucru al articolului 29 privind prelucrarea datelor la locul de munca (WP 249).

In data de 26 iulie, a fost publicata Legea nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679. Legea intra in vigoare in 5 zile de la publicare, respectiv incepand cu data de 1 August 2018.

Prin art. 5 al Legii nr. 190/2018 s-au stabilit obligatii noi in sarcina angajatorului, privind supravegherea prin mijloace de monitorizare video (CCTV) si prin sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicatii electronice (tracking auto in traffic tip GPS etc.).


Si anume:

Art. 5. - Prelucrarea datelor cu caracter personal in contextul relatiilor de munca

In cazul in care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicatii electronice si/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de munca, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor, in scopul realizarii intereselor legitime urmarite de angajator, este permisa numai daca:
a) interesele legitime urmarite de angajator sunt temeinic justificate si prevaleaza asupra intereselor sau drepturilor si libertatilor persoanelor vizate;
b) angajatorul a realizat informarea prealabila obligatorie, completa si in mod explicit a angajatilor;
c) angajatorul a consultat sindicatul sau, dupa caz, reprezentantii angajatilor inainte de introducerea sistemelor de monitorizare;
d) alte forme si modalitati mai putin intruzive pentru atingerea scopului urmarit de angajator nu si-au dovedit anterior eficienta; si
e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proportionala cu scopul prelucrarii, dar nu mai mare de 30 de zile, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.



IMPORTANT (!)

Dupa data de 1 august, 2018 nu mai putem folosi sisteme de monitorizare video (CCTV) decat dupa parcurgearea urmatoarelor proceduri:


1. Consultarea Reprezentantilor salariatilor/Sindicatului
Implementare: Solicitati salariatilor (e-mail catre toti salariatii, instiintare pe portalul intranet, cu indicarea termenului limita la care sa desemneze reprezentantii salariatilor).
NB: toate societatile care nu au Sindicat trebuie sa fie reprezentate la nivelul angajatilor de Reprezentantii salariatilor. Societatea dvs. avand 18 salariati trebuie sa solicite angajatilor sa isi desemnze pana la o data concreta Reprezentantii salariatilor. Pot fi 2-3 etc. Sa va desemneze 2-3 reprezentanti ai salariatilor si semnati cu acesti reprezentanti Procesul Verbal de consultare a Reprezentantilor salariatilor prin care se vor indica urmatoarele:

a) Motivele pentru care este necesara montarea CCTV in incinta magazinului si a GPS pe autoturisme. Motivul nu poate fi necesitatea angajatorului de a monitoriza performanta salariatilor! Acest argument nu este valabil si acceptabil cf GDPR. Motive acceptabile pot privi siguranta angajatilor si a clientilor, paza marfurilor, interes legitim etc.

b) Indicarea (in concret) a altor mijloace, mai putin intruzive decat GPS auto si CCTV in magazin care s-au folosit si care s-au dovedit ineficiente;


...citeste toti pasii pentru implementarea GDPR aici >>>

de Mara Dobrin