Deductibilitatea cheltuielilor la cazare fara documente

Intrebare:
"In cazul in care o persoana aflata in delegatie pe mai multe zile nu are documente de cazare, poate deconta ca si cheltuiala deductibila pentru cazare o suma similara diurnei, dar cu titlu de cazare? Este de exemplu situatia celor care dorm in autovehicule, la rude, prieteni, etc, sau care nu au primit documente de le hotel. Care este cuantumul acestei sume si daca trebuie specificata in documente interne, regulamente, etc. sau este stabilita prin legislatie?"

Raspuns:
Potrivit art. 9 al HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, plafonul de cazare se acorda in raport cu categoria de diurna in care se incadreaza personalul, la nivelul prevazut pentru fiecare tara in care are loc deplasarea, potrivit anexei.

Plafoanele de cazare la care are dreptul personalul participant la diferite manifestari cu caracter international sau la alte actiuni se acorda la nivelul corespunzator tarifelor practicate de catre hotelurile in care au loc manifestarile respective, pe baza comunicarii primite din partea organizatorilor sau a reprezentantelor Romaniei din tarile respective.

In situatia in care cazarea nu poate fi asigurata la unitati hoteliere sau altele asemenea, personalul poate sa inchirieze si locuinte, insa cu plata unei sume in limita a 75% din plafonul de cazare.

Eventualele plati pentru cazare, care depasesc plafoanele stabilite in conditiile prezentei hotarari, se aproba, in cazuri temeinic justificate, de catre conducerile unitatilor trimitatoare, pe baza documentelor de plata.

Prin cheltuieli de cazare se intelege, pe langa tarifele sau chiria platite, si eventualele taxe obligatorii pe plan local, precum si costul micului dejun, atunci cand acesta este inclus in tarif.

Astfel, cum prevede art. 12 justificarea sumelor cheltuite in valuta, cu exceptia celor reprezentand drepturile de diurna, se face pe baza de documente si se aproba de catre conducatorii unitatilor trimitatoare (alin. (2)).

In situatia in care in unele tari, potrivit practicii existente pe plan local, nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de catre autoritati, sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere. In tarile in care Romania are reprezentante, declaratia se confirma de catre aceste reprezentante, daca pentru obtinerea acestei confirmari nu sunt necesare cheltuieli de deplasare (alin. (3)).

Potrivit art. 17 alin. (1) din HG 518/1995, pentru alti agenti economici decat cei stabiliti la art. 16 alin. (1), respectiv, regiile autonome si societatile comerciale cu capital integral sau majoritar de stat, prevederile stabilite prin aceasta hotarare nu sunt obligatorii ci doar recomandabile. Insa, potrivit alin. (2) al aceluiasi articol, in situatia in care persoanele juridice prevazute la alin. (1) acorda drepturi superioare, cheltuielile efectuate cu aceasta destinatie, care se au in vedere la calcularea profitului impozabil, nu pot depasi pe cele cuvenite personalului respectiv, in limitele si in conditiile stabilite prin prezenta hotarare.

Prin urmare, in situatia in care cazarea nu este asigurata la unitati hoteliere sau altele asemenea, personalul poate sa inchirieze si locuinte cu plata unei sume in limita a 75% din plafonul de cazare.

Nivelul diurnelor si al plafoanelor de cazare sunt redate in anexa acestei hotarari.
Conform art. 21 alin.(1) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare. Alin. (2) lit. e) al aceluiasi articol stabileste ca sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri si cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora.

Astfel, cum prevede alin. (4) lit. f) cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz, potrivit normelor.

In acest sens, punctul 44 din Titlul VI al Normelor metodologice de aplicare a Legii 571/2003 privind Codul fiscal stabileste ca inregistrarile in evidenta contabila se fac cronologic si sistematic, pe baza inscrisurilor ce dobandesc calitatea de document justificativ care angajeaza raspunderea persoanelor care l-au intocmit, conform reglementarilor contabile in vigoare.

Din interpretarea textelor legale sus citate rezulta ca, cheltuielile de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati, sunt considerate cheltuieli deductibile pentru determinarea profitului impozabil in baza documentelor justificative care sa faca dovada efectuarii operatiunii.

Regula generala de justificare a cheltuielilor efectuate in valuta, deci si a cheltuielilor cu cazarea in strainatate in interesul societatii, este aceea ca justificarea se face pe baza de documente legale aprobate de conducerea societatii (facturi, chitante, contracte etc.). Prin exceptie, aceste cheltuieli pot fi justificate pe baza declaratiilor date pe propria raspundere de catre salariati pentru acele tari in care, potrivit practicii existente pe plan local, nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de catre autoritati.

de Legislatia Muncii